Kein Netz auf der Baustelle: Woran du eine offline-fähige Handwerker-App erkennst

Heizungskeller im Altbau, Montagmorgen. Der Monteur will einstempeln und das Typenschild der alten Anlage fotografieren, aber auf dem Display dreht sich nur der Ladekreis. Also kommt das Foto später, die Zeit wird abends aus dem Gedächtnis nachgetragen, und das Abnahmeprotokoll füllt er doch wieder auf Papier aus.

An genau dieser Stelle zeigt sich, ob eine Handwerker-App offline taugt oder nur im Büro gut aussieht. Fast jeder Anbieter schreibt „offline" irgendwo auf seine Seite, gemeint ist alles zwischen „du kannst einen Auftrag ansehen" und „du arbeitest ohne Netz einfach weiter". Wo auf Baustellen das Netz wirklich aufhört, steht auf keiner Karte. Ob eine App dort weiterarbeitet, findest du mit fünf Fragen heraus, bevor du dich festlegst.

Die Netzkarte zeigt grün, der Keller sagt nein

Auf dem Papier ist Deutschland fast flächendeckend versorgt. Die Bundesnetzagentur weist nur noch 2,1 Prozent der Fläche als weiße Flecken aus, also Gebiete ganz ohne 4G oder 5G. Dazu kommen die grauen Flecken, in denen nicht jeder Netzbetreiber funkt. Dort entscheidet der Vertrag auf dem Diensthandy, ob der Monteur Empfang hat oder nicht.

Für die Baustelle wichtiger ist eine Einschränkung, die die Bundesnetzagentur zu ihrer eigenen Mobilfunkkarte selbst macht. Die Karte zeigt die Versorgung im Freien, und „die tatsächliche Versorgungsqualität in Gebäuden (Indoor) kann hiervon abweichen". Wer im Keller arbeitet, steht mitten in dieser Abweichung.

Und genau dort arbeitet das Handwerk oft:

• in Heizungskellern und Hausanschlussräumen, für jeden SHK-Betrieb Alltag
• am Zählerschrank im Untergeschoss, an dem kein Elektriker vorbeikommt
• in Tiefgaragen, in denen der Metallbau Geländer und Tore montiert
• in Rohbauten aus Stahlbeton, in denen der Empfang hinter jeder Wand schwächer wird

Was passiert, wenn die App im Funkloch aufgibt

Gibt die App unten auf, holt sich der Betrieb die alten Probleme zurück, nur mit einem Umweg mehr:

• Zeiten aus dem Gedächtnis

  Gestempelt wird nicht dort, wo gearbeitet wird, sondern abends. Was dann im Stundenzettel steht, ist eine Schätzung, und für die Arbeitszeiterfassung im Handwerk ist eine Schätzung die schwächste Grundlage.

• Die Abnahme wieder auf Papier

  Kein Netz, kein Formular: Das Protokoll wird auf dem Block ausgefüllt und im Büro abgetippt oder eingescannt, und bis dahin liegt es im Fahrzeug.

• Fotos am nächsten Morgen

  Das Typenschild landet in der Galerie des Handys statt am Auftrag. Ob es dort je ankommt, hängt davon ab, ob jemand daran denkt.

• Absprachen wandern ab

  Was im Keller geklärt wurde, schreibt der Monteur später in die Gruppe, weil die App gerade nicht wollte. Warum das auf Dauer nicht trägt, zeigen wir im Blog „WhatsApp im Betrieb".

Am Monatsende landet das alles im Büro. Dort wird nachgefragt, nachgetragen und abgeglichen, also genau die Arbeit erledigt, die eine App eigentlich sparen sollte.

Offline ist nicht gleich offline: fünf Fragen an jede Handwerker-App

„Offline-fähig" steht in vielen Funktionslisten, nur selten steht dabei, was damit gemeint ist. Mit diesen fünf Fragen bekommst du im Gespräch mit einem Anbieter oder in der Testphase eine Antwort, die du nachprüfen kannst.

• 1
  Erfassen oder nur ansehen?

  Viele Apps halten Aufträge offline zum Nachlesen vor. Für die Baustelle zählt, ob du ohne Netz einstempeln, ein Formular ausfüllen und unterschreiben lassen, ein Foto ablegen und eine Nachricht schreiben kannst.

• 2
  Was liegt schon auf dem Handy?

  Muss jemand vor jedem Kellereinsatz daran denken, den Auftrag herunterzuladen, passiert es genau einmal nicht. Besser ist, wenn die Einsätze der laufenden Tage von selbst auf dem Gerät liegen.

• 3
  Siehst du, was noch wartet?

  Erfasste Daten bleiben auf dem Gerät, bis wieder Empfang da ist. Die App sollte zeigen, wie viel noch nicht gesendet ist, damit niemand das Handy abgibt, bevor alles drüben ist.

• 4
  Was passiert, wenn etwas nicht durchgeht?

  Während der Monteur im Keller war, hat vielleicht das Büro denselben Auftrag geändert. Eine gute App zeigt dann, was nicht übernommen wurde, und lässt es erneut senden oder bewusst verwerfen, statt es still fallen zu lassen.

• 5
  Was braucht ehrlich weiter Netz?

  Die Plantafel live umplanen oder einen Monat Stundenzettel genehmigen geht ohne Verbindung in keiner App sinnvoll. Wichtig ist, dass der Anbieter die Grenze benennt und die App dort einen Hinweis zeigt.

So arbeitet der Offline-Modus in Artesa

In Artesa heißt das Offline-Modus, und auf die fünf Fragen antwortet er so:

1. Erfassen: Stempeln und Pausen, Aufgaben abhaken, Formulare ausfüllen und vom Kunden mit dem Finger unterschreiben lassen, Fotos für die Fotodokumentation und der Auftrags-Chat samt Bildern funktionieren ohne Netz.
2. Vorhalten: Die Einsätze rund um die aktuelle Woche liegen von selbst auf dem Gerät. Steht ein Auftrag weiter in der Zukunft an, holst du ihn mit einem Tipp vorher aufs Handy, ganz oder nur den einen Arbeitsschritt.
3. Anzeigen: Eine Zahl am Profilbild und in der Stempelleiste zeigt, was noch wartet. Gesendet wird von selbst, sobald wieder Empfang da ist.
4. Nichts verlieren: Was der Server nicht annimmt, steht im Mitarbeiter-Profil und lässt sich erneut senden oder verwerfen.
5. Grenze: Plantafel und Stundenzettel brauchen eine Verbindung. Ohne Netz zeigen sie einen Hinweis und öffnen sich von selbst, sobald das Netz zurück ist.

Für die Kolonne ändert sich am Handgriff nichts: Sie tippt in der Handwerker-App dieselben Knöpfe wie mit Empfang. Fürs Büro ändert sich, dass die Zeiten mit der Uhrzeit ankommen, zu der gestempelt wurde, und nicht mit der, zu der jemand abends daran gedacht hat.

Du willst wissen, ob das auf euren Baustellen trägt? Erzähl uns im Erstgespräch, wo bei euch das Netz wegbricht und was dort erfasst werden muss, ob Zeiten, Abnahmen oder Fotos. Dann sagen wir dir, was davon offline läuft und was trotzdem auf eine Verbindung wartet.

Offline einführen: was vorher geklärt sein sollte

Drei Dinge klärst du am besten vor dem ersten Einsatz ohne Netz:

• Die Geräte: Offline-Daten brauchen Speicher, und ein Handy, das um elf Uhr leer ist, erfasst gar nichts mehr. Welche Geräte sich draußen bewähren, zeigen wir im Blog „Die richtige Hardware zur richtigen Handwerkersoftware".
• Die Gewohnheit: Vor einem Einsatz ohne Netz kurz prüfen, ob der Auftrag auf dem Handy ist, und abends, ob die Zahl am Profilbild auf null steht. Nach zwei Wochen läuft das nebenbei.
• Die Daten auf dem Gerät: Was offline erfasst wird, liegt bis zum Senden auf dem Handy. Legt fest, wer sich an welchem Gerät anmeldet und was passiert, wenn eins verloren geht. Wo die Daten eines Betriebs grundsätzlich liegen sollten, ordnet der Beitrag „Cloud oder eigener Server" ein.

Und wie bei jeder neuen Funktion gilt: Nutzt der Vorarbeiter sie selbstverständlich, zieht die Kolonne nach. Wie du dein Team dafür gewinnst, zeigen wir im Blog „Mitarbeiter von einer Software überzeugen".

Fazit

Die Mobilfunkkarte sagt wenig darüber, ob deine Leute im Heizungskeller stempeln können. Entscheidend ist, was die App dort tut: ob sie erfasst oder nur anzeigt, ob sie zeigt, was noch wartet, und ob sie etwas still verliert. Wer das vor der Auswahl prüft, bekommt Zeiten, Abnahmen und Fotos von dort, wo sie entstehen, statt abends aus dem Gedächtnis.

Häufig gestellte Fragen