Digitaler Stundenzettel fürs Handwerk.
Zeiten stehen da, wo sie hingehören
Der Stundenzettel ist die Stelle, an der im Handwerk am meisten Zeit verloren geht: einmal auf der Baustelle notiert, einmal im Büro abgetippt, einmal für die Lohnbuchhaltung sortiert. In Artesa entsteht er von selbst.
Der Papier-Stundenzettel hat zwei Probleme, und keins davon ist das Papier an sich. Er kommt zu spät, oft erst zum Monatsende, und er ist ungenau, weil niemand am Freitagnachmittag noch weiß, wie lange der Dienstag gedauert hat. Beim digitalen Stundenzettel entsteht der Eintrag im Moment der Arbeit, und das Büro muss nichts mehr abtippen.
Die Personalzeiterfassung, kurz PZE, deckt davon die Anwesenheit ab, als Grundlage für Lohn und Arbeitszeitkonto. Auf welchem Auftrag die Stunde gelandet ist, beantwortet die Projektzeiterfassung. In Artesa entstehen beide aus derselben Buchung.
Was auf einen Stundenzettel gehört
Kompliziert muss so ein Zettel nicht sein. Diese Felder decken den Alltag im Handwerksbetrieb ab:
- Name und Datum
Wer hat an welchem Tag gearbeitet.
- Beginn, Ende, Pausen
Die tatsächlichen Zeiten, nicht die geplanten.
- Auftrag oder Baustelle
Ohne diese Zuordnung lässt sich später keine Nachkalkulation rechnen.
- Tätigkeit
Ein Stichwort dazu, was gemacht wurde. Bei Regiearbeiten wird daraus der Nachweis gegenüber dem Kunden.
Wer nach diesen Feldern sucht, landet fast immer bei einer Vorlage als PDF oder Excel-Datei. Als Formular ist die in Ordnung, gelöst ist damit aber nur, wie der Zettel aussieht, und nicht, wie die Zeiten hineinkommen.
Eine Vorlage wird weiter von Hand ausgefüllt und im Büro ein zweites Mal angefasst, sie kennt eure Aufträge nicht, und eine Excel-Zelle lässt sich überschreiben, ohne dass man dem Blatt ansieht, dass jemand daran war (mehr dazu bei Excel im Handwerk). Der digitale Stundenzettel erzeugt dieselben Felder. Nur tippt sie niemand.
- Kommt am Monatsende, teils unleserlich.
- Wird im Büro ein zweites Mal erfasst.
- Zeiten lassen sich keinem Auftrag zuordnen.
- Fehlt einer, fehlt die Lohnabrechnung.
- Entsteht beim Stempeln, nicht am Monatsende.
- Zeiten hängen direkt am Auftrag.
- Prüfen, korrigieren, exportieren an einer Stelle.
- Du siehst sofort, wo etwas fehlt.
Vier Wege, wie die Zeit in den Zettel kommt
Nicht jeder Arbeitsplatz funktioniert gleich, deshalb gibt es mehr als einen Weg hinein. Alle vier enden im selben Stundenzettel.
- Erfassung: eingestempelt auf den Arbeitsschritt
Jeder sieht seine Arbeitsschritte für den Tag und stempelt sich auf den ein, an dem er gerade arbeitet. Damit hängt die Stunde am Auftrag und zählt später in der Nachkalkulation mit. Anfahrt, Aufräumen und alles ohne Auftragsbezug laufen als Verteilzeit mit. Welche Arbeitsschritte überhaupt zur Auswahl stehen, hat vorher die Einsatzplanung auf den Tag gelegt.
- Tagewerk: der feste Platz in der Werkstatt
In der Fertigung ist nicht der Mitarbeiter unterwegs, sondern das Werkstück. Im Tagewerk wählst du deinen Bereich und siehst die Aufträge, die dort anstehen, dazu die Kollegen und wer bei was eingestempelt ist. Am Industrie-PC läuft das per Chip, ohne Anmeldung mit Passwort.
- Bautagesbericht: einer trägt für alle ein
Nicht in jedem Betrieb soll jeder einzeln stempeln. Im Bautagesbericht trägt ein Verantwortlicher die Stunden für mehrere Mitarbeiter auf den Auftrag ein, in einem Rutsch am Ende des Tages.
- Stundenzettel: direkt eingetragen oder nachgetragen
Wurde gar nicht gestempelt, trägt der Mitarbeiter die Zeiten im Stundenzettel selbst ein. Für den vergessenen Dienstag genauso wie für Betriebe, die bewusst erst am Feierabend erfassen.
Erfasst wird dort, wo gearbeitet wird
Gestempelt wird auf dem Smartphone, am Tablet oder am Terminal in der Werkstatt. Die Zeit landet direkt auf dem Auftrag, an dem gerade gearbeitet wird.
Für mobile Teams erfasst das GPS beim Ein- und Ausstempeln den Standort, in der Werkstatt geht es per Chip.
Tag, Woche, Monat
Alle Buchungen sammeln sich automatisch im Stundenzettel, und jede Ansicht hat ihre Aufgabe. Im Tag prüfst du einzelne Zeiten und die Zeitabschnitte dahinter, in der Woche arbeitet der Mitarbeiter und reicht ein.
Der Monat ist die Ansicht für die Lohnbuchhaltung: Ist, Soll und Differenz je Tag, dazu Abwesenheiten, Überstunden und der Übertrag aus dem Vormonat. Daraus entsteht der Export, der an die Buchhaltung oder den Steuerberater geht.
Urlaub, Krankheit und Überstunden stehen mit drin, du musst sie nicht aus einem zweiten System dazuholen. Eingetragen werden sie im Abwesenheitskalender.
Dieselbe Ansicht hat der Mitarbeiter für sich selbst: offene Urlaubstage, Überstunden samt Übertrag aus dem Vormonat und, wenn im Arbeitszeitkonto eine Obergrenze steht, was davon verfällt. Fragen muss er dafür niemanden.
Grundlage für Lohn und Nachkalkulation
Weil jede Stunde an einem Auftrag hängt, ist der Stundenzettel zwei Dinge zugleich: Basis für die Lohnabrechnung und Datengrundlage für die Nachkalkulation.
In der Auftragsakte stehen die gebuchten Stunden neben den geplanten, je Arbeitsschritt. Erst dieser Vergleich beantwortet die Frage, ob sich ein Auftrag gelohnt hat, und zeigt zugleich, wo die Stunden geblieben sind: in der Werkstatt, bei der Montage oder in der Anfahrt, die im Angebot nie auftaucht.
Weil täglich gebucht wird, steht der Vergleich schon, während der Auftrag läuft. Sind zwei Drittel der Stunden weg und erst die Hälfte der Schritte erledigt, lässt sich noch etwas machen. Nach der Schlussrechnung bleibt nur die Feststellung.
Wie fein die Zuordnung wird, hängt davon ab, ob ihr auf den Auftrag oder auf einzelne Arbeitsschritte bucht. Beides beschreibt die Seite zur Projektzeiterfassung.
Einreichen statt einsammeln
Beim Papierzettel geht es nur in eine Richtung. Er wandert ins Büro, und was dort damit passiert, erfährt der Mitarbeiter bestenfalls auf der Abrechnung. Digital wird daraus ein kurzer Umlauf mit Rückmeldung.
- 1Einreichen
Der Mitarbeiter gibt seine Zeiten frei, einzeln oder für den ganzen Monat auf einmal.
- 2Prüfen
Der Verantwortliche wird benachrichtigt, sieht den Zettel mit allen Hinweisen darin und korrigiert bei Bedarf.
- 3Genehmigen oder zurückgeben
Passt etwas nicht, geht der Zettel mit einer Bemerkung zurück. Der Mitarbeiter sieht den Grund, ändert die Zeile und reicht erneut ein.
- 4Oder das Büro macht beides
Wo die Leute nicht selbst einreichen, wählt das Büro mehrere aus und erledigt Einreichen und Genehmigen in einem Schritt.
Am Datensatz hängt danach, welcher Stand geprüft wurde, von wem und wann. Das ist die Unterschrift, nur belastbarer.
Wenn jemand das Stempeln vergisst
Vergessen wird das Stempeln, auf Papier genauso wie digital. Der Unterschied liegt darin, wann es auffällt: Fehlt an einem Soll-Arbeitstag die Erfassung, steht in der Übersicht ein Hinweis in dieser Zeile, sichtbar am nächsten Morgen und nicht erst drei Wochen später.
Damit daraus kein Freibrief wird, bekommt ein von Hand angepasster Tag den Vermerk Nachtrag, der im Export mitläuft. Wer korrigieren darf, legst du über die Rollen fest.
Praxistipp
Nimm dir die Übersicht einmal pro Woche vor statt einmal im Monat. Vier kleine Runden gehen schneller als eine große, und an den Dienstag erinnert sich am Donnerstag noch jemand.
Der Monatsabschluss: prüfen, genehmigen, weitergeben
Der eigentliche Test für jeden Stundenzettel ist der Monatswechsel. Im Büro läuft er in vier Schritten:
- 1Übersicht öffnen
Die Stundenzettel-Übersicht zeigt alle Mitarbeiter für den Monat, mit Ist, Soll, Differenz und Überstunden.
- 2Hinweise abarbeiten
Fehlende Erfassung an einem Arbeitstag, zu kurze oder zu lange Pause, Arbeit an einem Feiertag. Du schaust nur dort genauer hin, wo etwas markiert ist.
- 3Einreichen und genehmigen
Je Mitarbeiter oder gesammelt für mehrere. Danach ist festgehalten, welcher Stand geprüft ist und von wem.
- 4Weitergeben
Als CSV-Datei exportieren oder über eine Schnittstelle an die Lohnbuchhaltung übergeben.
Am Ende steht eine CSV-Datei, bewusst schlicht gehalten: Stunden je Mitarbeiter nach Tag, mit Ist, Soll und Differenz, dazu Abwesenheiten sowie Über- und Minusstunden samt Übertrag aus dem Vormonat. Sie lässt sich in Excel öffnen und weitergeben, unabhängig davon, womit im Lohnbüro gearbeitet wird.
Exportieren kannst du die ganze Monatsübersicht oder den Zettel einer einzelnen Person, etwa wenn bei einer Prüfung der Nachweis für einen Mitarbeiter verlangt wird. Wer sein Lohnprogramm direkt anbinden will, nimmt statt der Datei eine Schnittstelle. Ausgeglichen wird über die Überstunden und das Arbeitszeitkonto.
Vom Papierzettel zur App, ohne dass der Betrieb stockt
Der Widerstand hängt selten an der Technik. Im Team kommt eine andere Frage an: „Wird jetzt kontrolliert, wie lange ich Kaffee trinke?" Erfasst wird, was gearbeitet wurde, und genau das steht heute schon auf dem Papierzettel. Für die Leute draußen schneidet das in beide Richtungen: Wer regelmäßig länger bleibt, sieht seine Überstunden jetzt auch.
Praktisch fängt ein Team an, nicht der ganze Betrieb, und den ersten Monat laufen Papier und App nebeneinander. Wie so ein Rollout aussieht, zeigen wir im Blog „Handwerkersoftware einführen: Schritt für Schritt" und „Mitarbeiter von neuer Software überzeugen", beim Aufsetzen der Arbeitszeitmodelle helfen unsere Schulungen.
So sieht der Stundenzettel in Artesa aus
Das Video kommt aus unserem Handbuch. Neue Mitarbeiter arbeiten sich damit selbst ein, ohne dass du danebenstehen musst. Alle Videos im Handbuch
Vom Zettel ins Lohnprogramm
14 Tage selbst testen oder vorher mit uns telefonieren
Der nächste Monatsabschluss kommt bestimmt. Lass eine Kolonne zwei Wochen lang ihre Stunden in Artesa buchen statt auf Zettel zu schreiben. Am Ende hast du den Stundenzettel, den du sonst zusammengetragen hättest, und siehst, was am Monatsende noch von Hand zu tun bleibt.
Das sagen Betriebe, die damit arbeiten
Häufig gestellte Fragen
Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sowie die Pausen. Im Handwerk kommt praktisch immer der Auftrag dazu, auf den die Zeit gebucht wird, sonst ist später keine Nachkalkulation möglich.
Gesetzlich vorgeschrieben ist eine Unterschrift nicht, üblich ist sie trotzdem, weil sie die Zeiten bestätigt. Digital übernimmt das Einreichen diese Rolle: Der Mitarbeiter reicht seinen Stundenzettel ein, der Verantwortliche bestätigt oder lehnt ab, und beide Schritte hängen mit Person und Zeitpunkt am Datensatz. Das ist belastbarer als ein Kringel auf Papier.
Ja. Entscheidend ist nicht das Medium, sondern dass die tatsächlich geleisteten Zeiten mit Beginn, Ende und Pausen dokumentiert und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Ein Dienstplan reicht dafür nicht, weil er die Planung zeigt und nicht die geleistete Arbeit. Was daraus folgt, steckt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ab, und im Blog „Zeiterfassung im Handwerk" zeigen wir es am Alltag.
Das Arbeitszeitgesetz verlangt mindestens zwei Jahre. Sobald die Aufzeichnungen als Beleg für Lohn und Steuer dienen, kommen längere handels- und steuerrechtliche Fristen dazu, weshalb in der Praxis deutlich länger aufbewahrt wird. Welche Frist für deinen Betrieb konkret gilt, klärst du am besten mit deinem Steuerberater. Digital läuft die Aufbewahrung ohne Ordner mit, die Zeiten bleiben gespeichert und abrufbar.
Nein. In der Werkstatt reicht ein Terminal, an dem per Chip gestempelt wird. Unterwegs genügt oft ein Gerät je Fahrzeug. Das private Handy ist kein Muss, es geht aber, wenn jemand es lieber so hat.
Die Zahl der Leute allein sagt wenig. Ausschlaggebend ist, ob am Monatsende jemand hinter Zetteln hertelefoniert und ob die Stunden für die Nachkalkulation gebraucht werden. Beides trifft Betriebe ab zwanzig Mann fast immer.
Ja. Über den Bautagesbericht trägt ein Verantwortlicher die Zeiten für mehrere Mitarbeiter auf den Auftrag ein, statt dass jeder einzeln stempelt. Die Stunden landen trotzdem in den jeweiligen Stundenzetteln und am Auftrag, also auch in der Nachkalkulation.
Ja, und bei geringfügig Beschäftigten ist die Aufzeichnung nach dem Mindestlohngesetz sogar besonders streng: Beginn, Ende und Dauer müssen zeitnah festgehalten werden. Genau das entsteht beim Stempeln von selbst, ohne Extraaufwand. Für Azubis gilt zusätzlich der Berichtsheft-Alltag, der davon unberührt bleibt.