Einsatzplanung fürs Handwerk.
Wer ist wo, wer ist frei, wer fehlt
Einsatzplanung im Handwerk ist selten ein sauberer Wochenplan. Es ist die Frage, wen du morgen früh wohin schickst, wenn zwei Baustellen gleichzeitig ziehen und einer krank angerufen hat. Genau dafür ist die Plantafel in Artesa gebaut.
Die meisten Betriebe planen ihre Einsätze auf einer Magnettafel im Büro oder in einer Excel-Tabelle, die einer pflegt. Beides funktioniert, solange alle im Haus sind und sich nichts kurzfristig ändert. Auf der Baustelle sieht die Tafel aber keiner, und in Artesa steht die Planung deshalb auf dem Smartphone der Leute, die morgen früh losfahren.
Ob bei euch Einsatzplanung, Personalplanung oder Personaleinsatzplanung draufsteht, macht dabei keinen Unterschied. Es geht um dieselbe Frage: welcher Mitarbeiter wann an welchem Auftrag steht.
Wo soll ich morgen eigentlich hin?
Ruf mal beim Chef an, der weiß das.
Mit einer digitalen Plantafel erübrigt sich der Anruf:
- Jeder sieht seinen eigenen Einsatz für morgen.
- Änderungen sind sofort auf dem Gerät, nicht erst im Büro.
- Abwesenheiten sind in der Planung schon berücksichtigt.
- Du siehst freie Kapazitäten, bevor du zusagst.
Woran du merkst, dass die Einsatzplanung an die Grenze kommt
Kaum ein Betrieb sucht von sich aus nach Planungssoftware. Vorher sammeln sich Zeichen, die im Alltag als normal durchgehen und trotzdem jede Woche Zeit kosten.
- Einer steht an zwei Orten
Zwei Leute planen unabhängig voneinander, und am Dienstag will jeder denselben Monteur haben.
- Der Plan entsteht abends um zehn
Tagsüber ist keine Ruhe dafür, also macht der Chef die kommende Woche nach Feierabend am Küchentisch.
- Eine Änderung braucht fünf Nachrichten
Anruf, Sprachnachricht, Zuruf im Hof. Wer gerade nicht dran war, arbeitet mit dem alten Stand weiter.
- Keiner weiß, welcher Ausdruck gilt
Auf der Baustelle liegt der Plan von Freitag, im Büro hängt der von Montag.
Dazu kommt der Klassiker: Der Urlaub fällt erst am Montagmorgen auf, weil die Abwesenheiten in einer anderen Liste stehen als die Planung.
Häufen sich diese Punkte, lohnt der Blick eine Ebene höher: Die Kapazitätsplanung beantwortet, ob die Stunden für alles Zugesagte reichen. Ist der Auslöser regelmäßig ein Ausfall, hilft der Artikel zum Mitarbeiterausfall.
So sieht eine Einsatzplanung im Wochenrhythmus aus
Eine Software macht noch keinen guten Plan, den Unterschied macht ein fester Rhythmus. In den Betrieben, die damit gut fahren, läuft die Woche meistens so ab:
- 1Abwesenheiten und Fixtermine zuerst
Urlaub, Berufsschule, Prüftermine und alles Unverschiebbare kommt als Erstes rein. Was danach frei aussieht, ist auch wirklich frei.
- 2Die Woche grob verteilen
Welcher Auftrag gehört in welche Kalenderwoche, welches Team übernimmt ihn. Uhrzeiten spielen hier noch keine Rolle.
- 3Tageweise fein planen
Erst für die kommende Woche wird konkret, wer wann an welchem Arbeitsschritt sitzt.
- 4Spätestens Donnerstag rausgeben
Der Plan für die Folgewoche steht vor dem Wochenende. Dann ruft sonntagabends auch niemand mehr an.
Bei Treppenbau Plath hat dieser Rhythmus einen festen Termin: Jeden Montag steht das Team vor der Plantafel und stimmt die Woche ab.
Grobplanung und Feinplanung trennen
Die Grobplanung reicht Wochen bis Monate voraus und hält nur fest, welcher Auftrag in welche Kalenderwoche gehört. Die Feinplanung legt kurzfristig Personen, Tage und Arbeitsschritte fest. Wer beides vermischt und drei Monate im Voraus stundengenau plant, dessen Plan zerfällt schon bei der ersten Verschiebung.
In Artesa sind das zwei Ansichten derselben Plantafel: Spalten für Kalenderwochen in der einen, Stunden in der Wochen- und Tagesansicht. Was zwischen zwei Planungsrunden dazwischenkommt, landet in der Disposition.
Die Planungseinheit ist der Arbeitsschritt
Hinter einer Kücheninstallation stecken Aufmaß, Vorfertigung, Montage und Abnahme, jeder Schritt mit eigenen Leuten, eigener Dauer und eigenem Ort. Deshalb liegt in Artesa der Arbeitsschritt auf der Tafel und nicht der Auftrag.
- Jeder Schritt hat eine Farbe
Montage zum Beispiel immer in Blau. Damit siehst du beim Blick auf die Tafel, welche Stufe gerade bei welchem Auftrag läuft.
- Ein Auftrag darf an zwei Orten liegen
Werkstatt und Baustelle gleichzeitig, ohne ihn doppelt anzulegen.
- Kippt ein Schritt, verschiebst du genau diesen
Und siehst, was danach nachrückt. Wiederkehrende Aufträge stehen als Standardablauf samt Reihenfolge schon da.
Praxistipp
Fang mit den drei bis vier Auftragsarten an, die bei dir am häufigsten vorkommen. Alles Seltene planst du weiter von Hand. Die häufigen legst du einmal als Standardablauf an.
Alle Einsätze auf einer Tafel
Auf der Mitarbeitertafel siehst du dein ganzes Team über die Woche und verschiebst Einsätze per Drag and Drop. Wer die Woche verteilt, spart sich den Rundruf hinterher.
Der Einsatz kommt vom Arbeitsschritt
Was als Kärtchen auf der Tafel liegt, ist ein Arbeitsschritt am Auftrag: Aufmaß, Vorfertigung, Montage, Abnahme.
Jeder sieht seinen eigenen Plan
Deine Monteure haben ihre eigene Woche in der App, samt Adresse und dem, was zu tun ist. Woher diese Angaben kommen, zeigt das Auftragsdatenblatt.
Abwesenheiten sind schon eingerechnet
Urlaub, Krankheit und Überstunden stecken im selben System wie die Planung, und was im Abwesenheitskalender steht, fällt beim Zuweisen sofort auf.
Trägt eure Planung einen Ausfall?
14 Tage selbst testen oder vorher mit uns telefonieren
Erzähl uns von einer ganz normalen Woche in deinem Betrieb, am liebsten einer mit zwei Baustellen und einem Ausfall. Daran hört man schneller als an jeder Funktionsliste, ob Artesa zu eurer Planung passt.
Das sagen Betriebe, die damit arbeiten
Häufig gestellte Fragen
Einsatzplanung legt fest, welcher Mitarbeiter wann auf welchem Auftrag arbeitet. Im Handwerk ist das anspruchsvoller als ein Schichtplan, weil Baustellen und Werkstatt parallel laufen, Termine vom Wetter oder von Lieferungen abhängen und sich kurzfristig viel ändert. Ein Nachweis der geleisteten Stunden ist der Plan damit nicht, dafür gilt die Aufzeichnungspflicht.
Die Terminplanung legt fest, wann etwas passiert: Aufmaßtermin, Liefertermin, Montagetermin. Die Einsatzplanung legt fest, wer es macht. Beides hängt zusammen, weil ein Termin ohne freie Leute nur ein Wunsch bleibt. Wo diese Termine am Auftrag hängen, regelt die Terminplanung.
Einsatzplanung ist die konkrete Zuweisung: diese Person, dieser Auftrag, dieser Tag. Kapazitätsplanung ist die Ebene darüber und fragt, ob die vorhandenen Leute und Stunden für die angenommenen Aufträge überhaupt reichen. Beides greift ineinander, weil eine Zusage ohne freie Kapazität nur eine Verschiebung ist.
Excel reicht, solange eine Person plant und alle anderen im Haus sind. Es wird unangenehm, sobald die Planung unterwegs gebraucht wird oder mehrere Leute daran arbeiten: Dann gibt es mehrere Stände und keiner weiß, welcher gilt. Warum das im Alltag so oft schiefgeht, steht im Blog Warum Excel im Handwerk heute nicht mehr funktioniert.
Für den Auftragsstatus funktioniert ein Board gut, für die Einsatzplanung fehlt ihm die Achse: Eine Karte kennt keinen Mitarbeiter mit einer Arbeitswoche, und Abwesenheiten stehen in einem anderen Programm. Sobald mehrere Baustellen um dieselben Leute konkurrieren, läuft die Abstimmung weiter per Telefon und das Board wird zur Zweitschrift. Die Grenze im Detail steht unter Trello, Asana und MS Teams im Handwerk.
Ja. Fahrzeuge und Geräte legst du als eigene Ressource an und ziehst sie wie einen Mitarbeiter auf die Tafel, eine Doppelbelegung fällt damit beim Planen auf und nicht morgens im Hof. Teams, die ohnehin zusammen fahren, plant man als Kolonne statt Person für Person. Subunternehmer und andere Externe nimmst du als Mitarbeiter mit eingeschränkter Rolle auf, damit sie im selben Plan stehen, ohne den ganzen Betrieb zu sehen.
Ja. Neue und geänderte Arbeitsschritte lösen eine Benachrichtigung aus, auf Wunsch als Push auf dem Handy. Jeder stellt in seinem Profil ein, worüber er informiert werden will. Rückfragen zur Änderung landen im Auftragschat und damit am Auftrag statt in einer Gruppe.
Ja. Viele Betriebe starten mit der Planung und schalten Zeiterfassung, Formulare und Dokumentation später dazu. Zusammen wird es allerdings stärker: Sobald die Zeiten am selben Auftrag hängen, siehst du beim Planen, wie lange derselbe Arbeitsschritt beim letzten Mal gedauert hat. Gebucht werden die Stunden auf Auftrag und Arbeitsschritt über die Projektzeiterfassung.
Ja, sofern deine Leute ihre Zeit auf denselben Arbeitsschritt buchen. Weil die Zeiterfassung am selben Auftrag hängt, stehen die geplanten Stunden neben den tatsächlich erfassten, und du siehst, wo der Plan regelmäßig zu knapp war. Für den einzelnen Auftrag zieht die Nachkalkulation daraus die Bilanz.