Cloud oder eigener Server: Wo die Daten deines Betriebs liegen sollten

Die Frage wird oft als Sicherheitsfrage gestellt, ist aber vor allem eine Frage der Zuständigkeit: Wer kümmert sich um Backups, Updates und Ausfälle. Bei einem Server im Keller bist das du oder der Dienstleister, den du dafür bezahlst.

On-Premise heißt, die Software läuft auf einem Server in deinem Betrieb. Cloud heißt, sie läuft im Rechenzentrum des Anbieters, und ihr greift über den Browser darauf zu.

Im Handwerk hat sich die Cloud durchgesetzt, aus einem sehr praktischen Grund: Ein Server im Büro nützt der Baustelle nichts. Sobald Leute unterwegs auf Daten zugreifen sollen, braucht ein lokaler Server einen Fernzugriff, und der ist in der Praxis oft die unsicherere Variante.

Was der eigene Server wirklich kostet

Ein Server wird gern als Einmal-Investition gerechnet: einmal gekauft, danach läuft er. Bezahlt werden aber auch der IT-Dienstleister, der ihn betreut, der Strom, den er rund um die Uhr zieht, und in regelmäßigen Abständen neue Hardware. Der Austausch passiert oft erst, wenn es kracht, und dann unter Zeitdruck.

Dazu kommt das Nachrüsten. Die Anforderungen steigen, weil mehr Leute damit arbeiten und mehr Fotos und Dokumente zusammenkommen. Ein Server, der vor fünf Jahren gut dimensioniert war, ist der Auslastung heute nicht mehr gewachsen, und jede Aufrüstung ist wieder ein Termin mit dem Dienstleister.

Das ist die Hardware-Seite der Rechnung. Was auf der Lizenzseite dazukommt, haben wir im Ratgeber Kauf oder Abo durchgerechnet.

Wer die Anlage aktuell hält

Hardware, Firewall, VPN, Updates: nichts davon pflegt sich von selbst.

Wenn eine lokale Lösung langsam ist, liegt das selten an der Software. Meistens wurde bei der Hardware gespart, oder der Internet-Anschluss reicht nicht für das, was inzwischen darüber läuft.

Wir haben Firewalls gesehen, die seit Jahren kein Update bekommen haben und mit heutigen Best Practices nichts mehr zu tun haben. Ähnlich bei VPN: für jeden Zugriff von draußen erst eine Verbindung aufbauen ist im Alltag umständlich, und sicher ist es nur, solange jemand die Einrichtung pflegt. Sonst steht die Sicherheit nur auf dem Papier.

Das Gleiche gilt für Updates der Software selbst. On-Premise muss sie jemand einspielen, und genau das bleibt oft liegen. Betriebe hängen dann jahrelang auf alten Ständen, bei stark angepassten Systemen auch deshalb, weil ein Versionssprung dort ein eigenes Projekt ist.

Das ist kein Argument gegen IT-Dienstleister. Ein guter macht das alles richtig, dann läuft ein lokaler Server auch sauber. Er muss nur beauftragt und bezahlt werden, und beides steht in keiner Anschaffungsrechnung.

Datenschutz und DSGVO

Ein verbreiteter Irrtum: Cloud sei automatisch datenschutzkritisch und der eigene Server automatisch sicher. Beides stimmt so nicht. Die Datenschutzregeln gelten in beiden Fällen, sie werden nur an anderer Stelle eingehalten.

Entscheidend sind drei Dinge: wo die Server stehen, wer Zugriff hat und ob es einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt. Der AVV ist dabei kein Formalismus: Darin steht, was der Anbieter mit den Daten deiner Mitarbeiter und Kunden tun darf, wo er sie speichert und wie er sie schützt. Verantwortlich bleibst du, auch wenn ein anderer die Daten verarbeitet. Deshalb gehört der AVV vor die Unterschrift und nicht in den Ordner danach.

Ein Anbieter mit Servern in Deutschland und ordentlichem AVV ist datenschutzrechtlich unproblematischer als ein ungepatchter Server im Keller, auf den ein Dienstleister per Fernwartung zugreift, ohne dass es dafür einen Vertrag gibt.

Artesa läuft in der Cloud, die Server stehen in Deutschland, und der Auftragsverarbeitungsvertrag steht öffentlich auf der Seite.

Wann ein eigener Server sinnvoll bleibt

Wenn die Arbeit überwiegend im Haus stattfindet, ihr ohnehin IT-Betreuung habt und eine bestehende Branchenlösung lokal läuft, ist der Wechsel in die Cloud kein Selbstzweck.

Für Artesa heißt das ehrlich: Wir bieten keine On-Premise-Variante an. Wer aus regulatorischen oder betrieblichen Gründen zwingend selbst hosten muss, ist bei uns falsch. Das ist eine bewusste Entscheidung und keine Lücke, die wir noch schließen.

Anbinden und exportieren lässt sich das über die Schnittstellen. Wie ein Betrieb Notizbücher und Zettel gegen eine zentrale, überall erreichbare Planung getauscht hat, zeigt PEHA Reparatur und Anlagenbau.

Häufig gestellte Fragen