RFID-Zeiterfassung fürs Handwerk.
Chip dran, Zeit läuft
Nicht jeder will zum Stempeln das Handy rausholen. In der Werkstatt geht es mit einem Chip oder einer Karte schneller: an den Leser halten, fertig. Die Zeit landet trotzdem digital im richtigen Auftrag.
RFID steht für Radio-Frequency Identification. Jeder Mitarbeiter bekommt einen Chip, einen Schlüsselanhänger oder eine Karte mit einer eindeutigen Kennung. Ein Leser am Werkstatttor oder im Büro erkennt sie und bucht die Zeit.
Chip und Handy schließen sich dabei nicht aus. Viele Betriebe fahren beides parallel: Chip in der Werkstatt, Handwerker-App auf der Baustelle. Beide Buchungen landen im selben Stundenzettel. Am häufigsten ist das dort, wo eigene Fertigung und Einbau vor Ort zusammenkommen.
Chips, Karten und Lesegeräte: was du wirklich brauchst
Die Einkaufsliste ist kurz: ein Lesegerät je Stempelstelle und ein Transponder pro Person. Das Lesegerät hängt per USB an einem Rechner oder Tablet, das in der Werkstatt ohnehin steht. Ein eigenes Gerät nur fürs Stempeln braucht es dafür nicht.
- Schlüsselanhänger
Der Klassiker in der Werkstatt. Hält am meisten aus und übersteht zur Not die Wäsche.
- Karte im Scheckkartenformat
Mit Name und Foto bedruckbar, sinnvoll wenn ohnehin ein Ausweis getragen wird.
Technisch läuft das im Handwerk fast immer über HF, also NFC bei 13,56 MHz. Diese Chips lesen auch moderne Smartphones, ältere Werksausweise mit 125 kHz brauchen dagegen ein passendes Lesegerät. UHF mit mehreren Metern Reichweite klingt bequem, stempelt aber auch den ein, der nur vorbeiläuft.
Vorhandene Werksausweise oder Schließkarten kannst du oft weiterverwenden. Mit einem Testgerät ist in ein paar Minuten geklärt, ob der Chip lesbar ist. Welche Geräte sich im Handwerk bewährt haben, steht in unseren Hardware-Empfehlungen.
Was RFID-Zeiterfassung kostet
- Einmalig: Leser und Transponder
Ein RFID-Lesegerät ab etwa 20 Euro, dazu Transponder für wenige Euro pro Stück (Stand: August 2026). Vorhandene Rechner und Tablets lassen sich nachrüsten, unter Windows genauso wie unter Android.
- Laufend: die Lizenz pro Mitarbeiter
RFID ist keine eigene Produktlinie mit eigenem Preisschild, sondern eine zusätzliche Stempelart neben App und Rechner. Was die Lizenz kostet, steht auf der Seite Preise.
- Zum Vergleich: geschlossene Terminals
Anbieter mit eigenem Terminal liegen pro Stempelstelle schnell im mittleren dreistelligen Bereich. Bei drei Stellen in der Halle ist das ein vierstelliger Betrag, bevor die erste Stunde erfasst ist.
Was am Terminal zu sehen ist
Auf dem Bildschirm neben dem Leser stehen die Aufträge, für die der Mitarbeiter heute eingeteilt ist. Er wählt aus, worauf gestempelt wird, und muss nichts suchen. Was dort auftaucht, hat tags zuvor die Werkstattleitung über die Werkstattplanung auf die Arbeitsbereiche gelegt.
Neben den Aufträgen stehen die Verteilzeiten: Halle aufräumen, Lager, Fahrzeugpflege. Darauf bucht, wer gerade an keinem Kundenauftrag arbeitet. Wie groß dieser Anteil in der Praxis ausfällt und warum sich die Trennung lohnt, rechnet die Kapazitätsplanung vor.
Darunter sieht er seine bereits erfassten Zeiten und kann prüfen, ob alles stimmt. Nach kurzer Inaktivität loggt sich das Terminal automatisch aus, damit der Nächste keine fremden Daten vor sich hat.
Die Zeit landet auf dem Auftrag
Der Unterschied zur klassischen Stempeluhr: Es wird nicht nur „da“ und „weg“ erfasst, sondern die Zeit dem Auftrag zugeordnet. Damit ist sie später für die Nachkalkulation brauchbar und nicht nur für die Lohnabrechnung.
Die auftragsbezogene Buchung insgesamt übernimmt die Projektzeiterfassung. Wie sich ein Terminal in der Halle gegen die Systeme aus der Industrie schlägt, vergleichen wir im Blog „PPS, MES oder Plantafel“.
Welche Stempelart passt zu welchem Betrieb
- Chip oder Karte
Am schnellsten beim Schichtwechsel, wenn zehn Leute kurz hintereinander stempeln. Ein Identitätsnachweis ist der Chip allerdings nicht: Wer den Anhänger eines Kollegen dabei hat, kann für ihn buchen.
- App mit persönlichem Login
Die Buchung hängt am Benutzerkonto statt an einem Gegenstand in der Hosentasche. Auf der Baustelle ist die Handwerker-App ohnehin der Weg, weil dort kein Terminal steht.
- Fingerabdruck
Schließt das Mitstempeln technisch aus, verarbeitet dafür biometrische Daten nach Art. 9 DSGVO: besondere Rechtsgrundlage, Dokumentation, meist eine Folgenabschätzung und eine Alternative für jeden, der nicht mitmachen will.
Artesa unterstützt Chip und App. Biometrie haben wir bewusst weggelassen: Der Aufwand für Einführung und Dokumentation steht in den meisten Handwerksbetrieben in keinem Verhältnis zum Problem. Gegenseitiges Einstempeln ist eine Frage von Absprachen im Team.
Erst planen, dann Terminals bestellen
14 Tage selbst testen oder vorher mit uns telefonieren
Sag uns, wie viele Stempelstellen du brauchst und wo sie hängen sollen. Am Telefon klären wir, welches Lesegerät dazu passt und welche Aufträge am Terminal auftauchen. Bestellen kannst du danach immer noch.
Das sagen Betriebe, die damit arbeiten
Häufig gestellte Fragen
Mitarbeiter halten einen Chip, eine Karte oder einen Schlüsselanhänger an einen Leser. Der erkennt die hinterlegte Kennung und bucht Beginn oder Ende der Arbeitszeit. Gegenüber Papier oder einer klassischen Stempeluhr ist der Unterschied, dass die Zeit direkt digital vorliegt.
Das Auslesen des Chips braucht keine Verbindung. Damit die Buchung im System landet, muss das Gerät die Daten aber übertragen können, in der Werkstatt normalerweise per WLAN. Fällt die Leitung aus, werden die Zeiten anschließend im Stundenzettel nachgetragen.
Verlangt sind Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sowie die Pausen, nachvollziehbar aufgezeichnet. Das leistet die Erfassung per Chip, solange auch Pausen gebucht werden. Was im Detail verlangt ist, klärt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Verbindlich einordnen kann das nur dein Anwalt oder Verband.
Erfasst wird die Arbeitszeit, nicht der Aufenthalt. Der Chip überträgt nur eine Kennnummer, die Zuordnung zur Person passiert im System. Solange nur Beginn, Ende und Pausen dokumentiert und die Daten zweckgebunden verarbeitet werden, ist die Verarbeitung gut begründbar. Die Beschäftigten müssen informiert sein, und wo ein Betriebsrat existiert, ist er zu beteiligen: Die Einführung einer Zeiterfassung ist nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig.
Die Zahl der Leute ist dabei der schwächere Hinweis. Es kommt darauf an, ob morgens alle am selben Ort anfangen und ob beim Schichtwechsel mehrere kurz hintereinander stempeln. Sechs Mann in einer Halle haben sofort etwas davon, zehn, die direkt zur Baustelle fahren, brauchen kein Terminal. Am Rücklauf der Stundenzettel am Monatsende merken es Betriebe ab zehn Mann zuerst.
Vergessene Zeiten lassen sich im Stundenzettel nachtragen. Wer das darf, legst du über die Rollen fest, und Korrekturen bleiben nachvollziehbar. Bei Verlust oder Austritt hebst du die Zuordnung des Chips auf, danach bucht er nichts mehr. Ein Ersatzchip ist in einer Minute zugewiesen.