Checklisten fürs Handwerk.
Die eine Sache, die immer vergessen wird
In jedem Betrieb gibt es sie: den Handgriff, der bei jedem dritten Auftrag hinten runterfällt. Die Silikonfuge, das Übergabeprotokoll, der Müll, der auf der Baustelle stehen bleibt. In Artesa hängen die Aufgaben als Checkliste am Arbeitsschritt und werden vor Ort abgehakt.
Eine Checkliste in Artesa ist eine Liste von Aufgaben, die zu einem Arbeitsschritt gehört. Der Mitarbeiter sieht sie auf dem Handy, wenn er den Schritt bearbeitet, und hakt ab, was erledigt ist.
Der Zweck ist nicht Kontrolle, sondern Gleichmäßigkeit. Wenn dieselbe Montage von vier verschiedenen Leuten in vier Reihenfolgen erledigt wird, entstehen genau dort Nacharbeiten, wo einer von ihnen einen Schritt anders gewichtet als die anderen. Eine Liste am Arbeitsschritt macht aus dem Wissen, das bisher nur der Meister und die Arbeitsvorbereitung im Kopf haben, etwas, das auch der Neue am zweiten Tag findet.
- Jeder macht es so, wie er es gelernt hat.
- Der Neue fragt dreimal am Tag nach der Reihenfolge.
- Am Ende fehlt der eine Handgriff, wieder.
- Ob es erledigt wurde, weiß nur der, der da war.
- Die Aufgaben stehen da, wo gearbeitet wird.
- Die Reihenfolge ist einmal festgelegt und gilt.
- Abgehakt wird vor Ort, nicht abends im Büro.
- In der Auftragsakte steht, wer was erledigt hat.
Die Abgrenzung zu den Nachbarthemen ist einfach: Standardabläufe legen fest, aus welchen Arbeitsschritten ein Auftragstyp besteht. Die Checkliste sitzt eine Ebene tiefer und legt fest, was innerhalb eines Schritts zu tun ist. Und ein digitales Formular ist etwas Drittes: ein Beleg, der ausgefüllt und oft unterschrieben wird. Eine Checkliste dokumentiert Arbeit, ein Formular belegt sie.
Abgehakt wird dort, wo gearbeitet wird
Der Monteur öffnet seinen Arbeitsschritt und sieht darunter die Aufgaben. Ein Tipp auf das Kästchen, die Aufgabe ist durchgestrichen und erledigt.
Das läuft im Browser auf dem Handy, ohne dass jemand etwas aus einem App-Store holen muss. Auf dem Gerät läuft das über die Handwerker-App.
Aufgaben lassen sich auch unterwegs ergänzen. Fällt auf der Baustelle etwas auf, das noch zu tun ist, kommt es auf die Liste statt in einen Zuruf, der bis zum Feierabend hält.
Einmal festlegen, danach immer dabei
Du legst die Aufgaben nicht bei jedem Auftrag neu an. In den Standardabläufen hinterlegst du je Arbeitsschritt die Standardaufgaben, samt Reihenfolge. Beim nächsten Auftrag dieses Typs sind sie automatisch dabei.
Anpassen kannst du sie trotzdem: Was am einzelnen Auftrag anders läuft, änderst du direkt in der Auftragsplanung oder in der Auftragsakte, ohne die Vorlage anzufassen.
Einzelne Aufgaben lassen sich außerdem terminieren und einem bestimmten Mitarbeiter zuweisen, wenn innerhalb eines Schritts zwei Leute an unterschiedlichen Dingen sitzen.
Fertig erst, wenn die Liste leer ist
Eine Liste, die man überspringen kann, wird übersprungen. Deshalb lässt sich je Arbeitsschritt festlegen, welche Bedingungen erfüllt sein müssen, bevor er abgeschlossen werden darf: abgehakte Aufgaben, hochgeladene Fotos, ausgefüllte Pflicht-Formulare.
Für dich heißt das, dass ein abgeschlossener Arbeitsschritt eine Aussage hat. Du kontrollierst den Status und weißt damit, dass die Fotos da sind und die Aufgaben erledigt wurden.
Wer diese Listen heute in Excel führt und ausdruckt, kennt das Folgeproblem: Die gedruckte Version ist zwei Wochen alt, und der abgehakte Zettel liegt im Auto. Warum Tabellen für laufende Abläufe schlecht taugen, steht im Artikel Excel im Handwerk.
Was regelmäßig vergessen wird
14 Tage selbst testen oder vorher mit uns telefonieren
Die drei Dinge, die bei euch am häufigsten vergessen werden, kennst du auswendig. Häng sie als Checkliste an einen Arbeitsschritt und gib den Auftrag einmal raus. Danach weißt du, ob es auf dem Handy deiner Leute ankommt oder ob es weggetippt wird.
Das sagen Betriebe, die damit arbeiten
Häufig gestellte Fragen
Der Standardablauf ist das Gerüst des Auftrags: Er bestimmt, welche Arbeitsschritte es gibt und in welcher Gruppe sie hängen, etwa Aufmaß, Vorfertigung, Montage, Abnahme. Die Checkliste sitzt innerhalb eines dieser Schritte und listet die Aufgaben darin auf. Beides greift ineinander, weil die Standardaufgaben im Standardablauf mit hinterlegt werden. Angelegt wird dieses Gerüst bei den Standardabläufen.
Ja. Über die Abschluss-Bedingungen eines Arbeitsschritts legst du fest, dass bestimmte Aufgaben abgehakt sein müssen, bevor er auf fertig gesetzt werden kann. Dieselbe Stelle regelt auch die Doku-Pflicht für Fotos und Pflicht-Formulare.
Ja. Zu jeder abgeschlossenen Aufgabe steht, wer sie wann abgehakt hat. Das landet mit dem übrigen Verlauf in der Auftragsakte und ist auch nach Abschluss des Auftrags noch nachvollziehbar.
Ja, in der Erfassung lassen sich Aufgaben ergänzen und bearbeiten. Das ist gewollt, weil auf der Baustelle Dinge auffallen, die im Büro niemand vorhersehen konnte. Wer welche Rechte hat, hängt an der Rolle, siehe Rollen und Rechte im Handbuch.
Ja. Aufgaben lassen sich mit einem Fälligkeitsdatum versehen und einzelnen Mitarbeitern zuweisen. Sinnvoll ist das, wenn innerhalb eines Arbeitsschritts mehrere Leute an verschiedenen Dingen arbeiten oder eine Vorarbeit ein paar Tage vorher fertig sein muss.
Dann ist es kein Aufgabenhaken, sondern ein Beleg, und der gehört in ein digitales Formular. Sicherheitsprüfungen und wiederkehrende Kontrollen laufen über das Prüfprotokoll, die Übergabe am Ende über das Abnahmeprotokoll. Beides lässt sich vor Ort auf dem Tablet unterschreiben.
Nein. Artesa läuft als Web-App im Browser, auch auf dem Handy. Es gibt nichts zu installieren und nichts zu aktualisieren, und der Zugang funktioniert auf dem privaten Gerät genauso wie auf einem Betriebshandy. Ob das private Gerät dafür hergegeben wird, entscheidet allerdings nicht die Technik, sondern eine Absprache mit den Leuten draußen.
Ja. Die Aufgaben hängen am Arbeitsschritt eines Auftragstyps, also führt eine Wartung andere Listen als eine Neumontage. Du legst die Auftragstypen mit ihren Standardabläufen einmal an und wählst beim Anlegen eines Auftrags den passenden aus.