Regiebericht fürs Handwerk.
Regiearbeit ohne Diskussion abrechnen
Regiearbeiten sind die Leistungen, die im Angebot nicht drinstanden. Genau deshalb werden sie am häufigsten bestritten. Ein bestätigter Regiebericht beendet die Diskussion, bevor sie anfängt.
Bei Regie wird nach Aufwand abgerechnet, nicht nach Pauschale. Abgerechnet werden kann aber nur, was nachweisbar beauftragt und geleistet wurde. Ohne Unterschrift des Auftraggebers steht am Monatsende Aussage gegen Aussage.
Der Regiebericht ist deshalb weniger ein Formular als eine Absicherung. Er muss vor Ort entstehen, nicht später im Büro. Nicht bestätigte Regiestunden fehlen auf der Rechnung und lassen den Auftrag hinterher schlechter aussehen, als er gelaufen ist. Ob ein Auftrag getragen hat, lesen Geschäftsführer und Inhaber genau an dieser Stelle.
Die vier Stunden am Dienstag rechne ich nicht, das war doch im Angebot.
Mit unterschriebenem Regiebericht ist die Frage geklärt:
- Leistung und Stunden sind festgehalten.
- Der Auftraggeber hat vor Ort bestätigt.
- Der Beleg hängt am Auftrag, nicht in einem Ordner.
- Die Rechnung stützt sich auf ein Dokument, nicht auf Erinnerung.
Was auf einen Regiebericht gehört
- Auftraggeber, Baustelle, Datum
Wer hat beauftragt, wo wurde gearbeitet, an welchem Tag, unter welcher Auftrags- oder Kommissionsnummer.
- Wer die Arbeit angeordnet hat
Name und Funktion der Person, die die Regieleistung verlangt hat. Diese Zeile fehlt in fast jeder Papiervorlage und entscheidet später den Streit.
- Tätigkeit im Klartext
Nacharbeiten ist keine Beschreibung. Was wurde gemacht, an welchem Bauteil, aus welchem Grund.
- Mitarbeiter mit Stunden
Namentlich und mit den Stunden je Person, getrennt nach Qualifikation, wenn ihr unterschiedliche Sätze abrechnet.
- Material, Gerät und Anfahrt
Verbrauchtes Material, eingesetzte Maschinen mit Einsatzdauer, Fahrtzeit und Kilometer.
- Unterschrift mit Name und Funktion
Ein Schriftzug allein hilft wenig, wenn hinterher niemand mehr sagen kann, wer da unterschrieben hat.
In Artesa sind das Felder im Formular und keine Freitextzeile. Pflichtfelder sorgen dafür, dass der Bericht nicht halb ausgefüllt ankommt, und weil die Struktur bei jedem Einsatz dieselbe ist, lassen sich Regiestunden später auswerten, etwa in der Nachkalkulation.
Vorher vereinbaren, zeitnah einreichen
Steht die VOB/B im Vertrag, gilt für Stundenlohnarbeiten § 15. Absatz 1 sagt: Vergütet wird nur, was vor Beginn der Arbeiten ausdrücklich als Stundenlohnarbeit vereinbart wurde. Der Zuruf „machen Sie das mal eben mit“ ist damit der entscheidende Moment. Ihn kurz schriftlich zu bestätigen, per Mail oder im Auftragschat, kostet zwei Minuten und ist später der halbe Nachweis.
Absatz 3 regelt den Rest. Die Stundenlohnzettel sind dem Auftraggeber arbeitstäglich einzureichen, spätestens am Werktag nach der Ausführung. Bei länger laufenden Arbeiten lässt sich eine wöchentliche Abgabe vereinbaren. Gibt der Auftraggeber die Zettel nicht innerhalb von sechs Werktagen mit Einwendungen zurück, gelten sie als anerkannt.
Wessen Unterschrift zählt
Die Unterschrift ist der Kern des Berichts, trägt aber nicht in jedem Fall gleich weit. Bauleiter und Architekt der Gegenseite sind für die Überwachung der Ausführung zuständig. Ohne ausdrückliche Vollmacht können sie in der Regel keine Stundenlohnarbeiten vereinbaren, auch wenn sie auf der Baustelle das Sagen haben.
Für das Formular heißt das schlicht: Name und Funktion des Unterzeichners gehören mit erfasst, nicht nur der Schriftzug. Und wenn die Anordnung von jemand anderem kam als die Unterschrift, steht auch das im Bericht. Unterschrieben wird auf dem Gerät über die digitale Unterschrift.
Bestätigung, solange jemand da ist
Der entscheidende Teil ist die Unterschrift. Sie muss auf die Baustelle, nicht auf den Schreibtisch. Auf dem Gerät geht das in zwei Sekunden.
Wer den Bericht erst im Büro schreibt, muss ihn hinterherschicken, und dann fängt die Diskussion an. Unterschreiben lassen muss ihn die Kolonne vor Ort, niemand sonst.
Stunden aus der Zeiterfassung
Die Stunden im Regiebericht sind keine Schätzung, sondern die erfassten Zeiten auf diesem Auftrag. Das macht den Beleg belastbar und spart das Nachrechnen. Läuft bei euch die Projektzeiterfassung, sind die Regiestunden ohnehin schon dem richtigen Auftrag zugeordnet.
Fotos mit Zeitpunkt als zweiter Nachweis
Der Bericht beschreibt, das Foto zeigt. Der Zustand vor der Regieleistung und das Ergebnis danach hängen als Bild am selben Auftrag, zusammen mit dem Zeitpunkt der Erfassung.
Wenn drei Wochen später bestritten wird, dass die Arbeit überhaupt nötig war, hilft das Bild von der verrotteten Leitung mehr als jede Formulierung im Textfeld. Wie eine saubere Fotodokumentation aussieht, steht auf einer eigenen Seite.
Deine bestehende Vorlage, digital
Der Regiebericht, den ihr habt, ist der Ausgangspunkt: Excel-Vorlage, PDF zum Ausdrucken oder Block mit Durchschlag im Handschuhfach.
- 1Vorhandenes Formular übernehmen
Wir bauen deine Vorlage nach, Feld für Feld, mit denselben Bezeichnungen wie bisher.
- 2Pflichtfelder festlegen
Ohne Tätigkeitsbeschreibung, Stunden und Unterschrift lässt sich der Bericht nicht abschließen.
- 3Gewerkespezifische Positionen ergänzen
Gerätestunden, Entsorgung, Zuschläge, Kilometer: was bei euch regelmäßig abgerechnet wird, bekommt ein eigenes Feld.
- 4Varianten für Service und Baustelle
Unterscheiden sich die Berichte je nach Einsatzart, gibt es zwei Vorlagen statt einer überladenen. Im Service ist das der Regelfall, weil neben dem geplanten Wartungstermin fast immer etwas anfällt, das nicht im Vertrag steht.
Am Ende steht das gewohnte Formular auf dem Handy, weg fällt das Abtippen am Freitagnachmittag. Genauso laufen Aufmaßblatt und Bautagesbericht, alle Vorlagen unter digitale Formulare.
Regiestunden, die nicht untergehen
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Deine Regiestunden stehen auf einem Durchschlag, den der Kunde unterschreibt? Erzähl uns, wie sie bei euch vom Zettel in die Rechnung kommen. Wir sagen dir, was sich dabei für die Kolonne ändert.
Das sagen Betriebe, die damit arbeiten
Häufig gestellte Fragen
Ein Nachweis über Arbeiten, die nach Aufwand abgerechnet werden. Er hält fest, wer wann wie lange was gemacht hat und welches Material verbraucht wurde, bestätigt durch den Auftraggeber oder die Bauleitung.
In der Praxis wird beides oft synonym verwendet. Wo unterschieden wird, meint der Rapportzettel allgemein den Leistungsnachweis eines Einsatzes, während der Regiebericht speziell Arbeiten nach Aufwand außerhalb des vereinbarten Leistungsumfangs belegt. Technisch ist beides in Artesa dasselbe Formular mit anderen Feldern.
In der Regel die erbrachte Leistung: dass diese Stunden angefallen sind und dieses Material verbraucht wurde. Ein Zahlungsversprechen ist sie damit nicht automatisch. Ob überhaupt zu vergüten ist, entscheidet die Vereinbarung von vor Arbeitsbeginn.
Dann sollte das im Bericht vermerkt werden, samt Datum und Anwesenden. Ein dokumentierter Vorgang ohne Unterschrift ist immer noch deutlich besser als gar keiner. Bei VOB-Verträgen zählt zusätzlich, dass der Bericht nachweislich eingereicht wurde, denn die Rückgabefrist läuft ab Zugang.
Technisch ja, sinnvoll ist es selten. Bei VOB-Verträgen sind die Nachweise arbeitstäglich einzureichen, eine wöchentliche Abgabe lässt sich für länger laufende Arbeiten vereinbaren. Ein Sammelbericht über drei Wochen lädt außerdem dazu ein, einzelne Positionen wieder aufzumachen. Ein Bericht je Einsatztag, direkt vor Ort bestätigt, hält deutlich besser.
Nein, Angebote und Rechnungen schreibt Artesa nicht, das bleibt bei deinem Büroprogramm. Der unterschriebene Bericht geht als PDF an den Auftraggeber und bleibt in der Auftragsakte, die Stunden dahinter gehen per Export oder über Schnittstellen dorthin, wo bei euch abgerechnet wird.