Disposition fürs Handwerk.
Wenn der Tag nicht nach Plan läuft
Planung ist die eine Hälfte, Disposition die andere: der Störfall am Vormittag, der Kunde ohne Heizung, der Kollege, der ausfällt. Die Frage ist nie, ob es passiert, sondern wie teuer es wird.
Disposition heißt, kurzfristig zu entscheiden, wer den Einsatz übernimmt, ohne den Rest der Woche umzuwerfen. Das setzt zwei Dinge voraus: Du musst sehen, wer verfügbar ist, und der Betroffene muss die Änderung mitbekommen.
Auf der Magnettafel scheitert es am zweiten Punkt: Der Disponent weiß Bescheid, der Monteur erfährt es per Anruf, und die Baustelle, die dafür verschoben wurde, erfährt es gar nicht. Digital steht der neue Stand in der Handwerker-App, bevor jemand zum Hörer greift, und was eine Verschiebung sonst noch umwirft, zeigt die Terminplanung.
Wer darf den Einsatz überhaupt übernehmen
Die erste Frage beim Umdisponieren lautet, wer Zeit hat. Die zweite entscheidet meistens: Beim Kälteschein oder der Schaltberechtigung nützt der freie Kollege nichts, wenn er den Nachweis nicht hat. Und die wichtigste Qualifikation ist oft keine Urkunde, sondern der Monteur, der die Anlage eingebaut hat.
- Fähigkeiten hängen am Mitarbeiter
In der Mitarbeiterakte legst du über die Fähigkeitsmatrix fest, welche Arbeitsschritte jemand übernehmen kann. Einmal gepflegt, gilt das für jede Planung.
- Die Tafel lässt sich danach filtern
Beim Umdisponieren blendest du aus, wer den Einsatz nicht fahren kann. Übrig bleibt eine kurze Liste statt der ganzen Belegschaft.
- Auch die Abwesenheiten kennen sie
Beim Genehmigen von Urlaub siehst du, ob in der Woche noch jemand mit der passenden Fähigkeit im Haus ist. Urlaub, Krankheit und Berufsschule laufen dafür in der Abwesenheitsplanung zusammen.
Einen Katalog aus Zertifikaten, Ausstellungsdaten und Ablauffristen führt Artesa dabei nicht. Die Fähigkeiten sind eine Planungshilfe, die Nachweise selbst bleiben dort, wo sie heute liegen.
Notdienst und Bereitschaft gehören auf dieselbe Tafel
Bei SHK- und Elektrobetrieben ist ein Teil der Disposition planbar organisiert: Wer hat diese Woche Rufbereitschaft, wer war das letzte Wochenende dran, und was passiert mit den Stunden, wenn nachts um zwei tatsächlich jemand rausfährt.
- Die Bereitschaftswoche steht als Einsatz
Beim nächsten Turnus siehst du, wer wie oft dran war, und die Verteilung übers Jahr bleibt fair.
- Der Montag danach ist mitgeplant
Wer das Wochenende durchgefahren ist, wird nicht auch noch voll verplant, weil auf der Tafel steht, warum er später anfängt.
- Die Nachtstunden landen im Lohn
Der Notdiensteinsatz läuft als Auftrag wie jeder andere, die erfasste Zeit steht im Stundenzettel statt am Monatsende im Gedächtnis. Die wiederkehrenden Wartungen dazwischen stehen bei den Serviceaufträgen.
Kolonnen verschieben, und wer das darf
Ab einer gewissen Betriebsgröße wird nicht der Einzelne umgeplant, sondern das Zweier- oder Dreierteam, das als Kolonne an einem Stück verschoben wird.
Genauso selten disponiert nur einer. Über die Benutzerrollen steuerst du, wer umplanen darf und wer nur seinen eigenen Plan sieht: üblich ist, dass Büro und Bauleitung planen. Greifen zwei Bauleiter am selben Vormittag auf dieselbe Person zu, entstehen daraus keine zwei Pläne, weil beide auf derselben Plantafel arbeiten.
Wie viel Puffer dein Plan braucht
Weil jeder Störfall als Auftrag läuft, lässt sich nach ein paar Monaten beziffern, welcher Anteil eurer Kapazität regelmäßig für Ungeplantes draufgeht. Die Zahlen entstehen bei der Projektzeiterfassung nebenbei, und ob der einzelne Serviceauftrag getragen hat, zeigt die Nachkalkulation.
Wenn im Schnitt ein Fünftel der Stunden in kurzfristige Einsätze geht, ist eine zu hundert Prozent verplante Woche schon am Montag falsch. Die Kapazitätsplanung rechnet diesen Anteil heraus, damit die Auslastung belastbar bleibt.
Auch der Kurzfristige gehört auf die Tafel
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Bei euch geht viel Zeit in kurzfristige Einsätze, die hinterher niemand zuordnen kann? Genau da setzen wir bei der Einrichtung an: Fähigkeiten, Fahrzeuge und die Bereitschaftswoche stehen danach in derselben Tafel wie die geplanten Aufträge.
Das sagen Betriebe, die damit arbeiten
Häufig gestellte Fragen
Die kurzfristige Zuteilung von Einsätzen, meist bei Service, Wartung und Störfällen. Im Unterschied zur Wochenplanung geht es um Stunden statt Tage und darum, den Rest der Planung dabei möglichst wenig zu beschädigen.
Die Einsatzplanung ist die vorausschauende Planung der kommenden Tage und Wochen. Disposition ist die Reaktion auf das, was dazwischenkommt. Beide arbeiten in Artesa auf derselben Tafel, sonst entstehen zwei Wahrheiten.
Disposition beantwortet, wer wann wo ist. Tourenplanung beantwortet, in welcher Reihenfolge und über welche Strecke jemand seine Termine abfährt. Artesa deckt das Erste ab: Fahrtrouten werden nicht berechnet, die Reihenfolge der Einsätze legst du selbst fest. Für Betriebe, deren Tag aus zwölf Kurzeinsätzen quer durch die Stadt besteht, ist eine spezialisierte Tourenplanung die bessere Wahl.
Sobald die Krankmeldung eingetragen ist, ist die Lücke in der Tafel sichtbar und die betroffenen Einsätze stehen ohne Zuweisung da. Du filterst nach den Leuten, die den Einsatz übernehmen können, und ziehst ihn um. Wer ihn bekommt, sieht die Änderung auf seinem Gerät, bevor er losfährt. Die Eingabe dauert Sekunden, Zeit kostet nur die Entscheidung.
Nicht im engeren Sinn. Für Betriebe, deren Geschäft fast ausschließlich aus Serviceeinsätzen mit Routenoptimierung besteht, gibt es spezialisierte Anbieter. Artesas Stärke liegt dort, wo Werkstatt und Baustelle zusammenkommen und Serviceeinsätze dazwischen passen müssen.
Ja, die Änderung ist sofort auf ihrem Gerät. Das ist der eigentliche Unterschied zur Tafel im Büro: Wer schon unterwegs ist, erfährt die Umplanung ohne Rundruf.
Die Grundlage sind Mitarbeiter, Fähigkeiten, Fahrzeuge und die drei bis vier häufigsten Standardabläufe. Das ist an einem Tag angelegt, meist gemeinsam mit uns in der Einrichtung. Danach fahren die meisten Betriebe die erste Woche parallel zur Magnettafel, bis alle dem Stand auf dem Handy trauen. Nach zwei bis drei Wochen bleibt die Tafel im Büro dann leer.