Standardabläufe fürs Handwerk.
Einmal anlegen, immer wieder nutzen
Die meisten Aufträge in einem Handwerksbetrieb sind keine Einzelstücke. Der Ablauf ist beim zehnten Treppenaufmaß derselbe wie beim ersten. Also legst du ihn einmal an und holst ihn beim nächsten Auftrag mit zwei Klicks wieder rein.
In fast jedem Betrieb gibt es eine Handvoll Auftragsarten, die sich ständig wiederholen: Sonderanfertigung, Reparatur, Wartung, Montage beim Kunden. Jede davon hat eine feste Abfolge von Arbeitsschritten, und die steckt meistens im Kopf vom Chef oder vom Meister.
Solange der eine da ist, funktioniert das. Fällt er aus, fehlt ein Schritt, und das merkt am Ende die Baustelle.
Ein Standardablauf ist genau diese Abfolge, einmal aufgeschrieben und im System hinterlegt. Beim nächsten Auftrag desselben Typs wählst du ihn aus, und alle Arbeitsschritte stehen schon da.
- Arbeitsschritte werden bei jedem Auftrag neu eingetippt.
- Wer den Ablauf nicht im Kopf hat, vergisst einen Schritt.
- Jeder im Büro legt Aufträge ein bisschen anders an.
- Aufträge desselben Typs sind später nicht vergleichbar.
- Die Abfolge steht einmal fest und gilt für alle.
- Dauer, Personenanzahl und Team sind vorbelegt.
- Auch Neue im Büro legen den Auftrag richtig an.
- Gleiche Struktur heißt vergleichbare Auswertung.
Der Unterschied zu einer Textvorlage: Der Standardablauf ist kein Baustein für ein Dokument, sondern die Planung selbst. Aus den Schritten werden Termine, Zuweisungen und die Grundlage für die Nachkalkulation.
Aufgeschrieben wird die Abfolge meistens von dem, der sie ohnehin im Kopf hat, also von Meister oder Arbeitsvorbereitung.
Ein Ablauf ist keine Kalkulation
Ein Standardablauf beschreibt, was in welcher Reihenfolge zu tun ist und wie viel Zeit du dafür einplanst. Er ist kein Leistungsverzeichnis, keine Angebotsvorlage und kein Katalog mit Richtzeiten. Artesa rechnet keine Angebote und keine Rechnungen. Wenn das bei dir zusammenlaufen soll, geht es über Schnittstellen ins ERP.
Den Ablauf einmal sauber aufschreiben
In den Einstellungen legst du je Auftragstyp einen Ablauf an: Kalkulation, Arbeitsvorbereitung, Zuschnitt, Oberfläche, Kommissionierung, Montage, Kontrolle. Was bei dir eben dazugehört.
Zu jedem Schritt kannst du gleich hinterlegen, wie viele Leute er braucht, wie lange er dauert und ob eine Fahrt anfällt. Auch Standardaufgaben und Pflicht-Formulare hängen sich direkt an den Schritt.
Beim neuen Auftrag zwei Klicks
Legst du einen Auftrag an, wählst du unter Arbeitsschritte den passenden Standardablauf. Alles, was du hinterlegt hast, ist damit drin. Der Schritt davor ist das Anlegen selbst: Kunde, Objekt und Auftragstyp kommen in die Auftragsakte, die Arbeitsschritte holt der Ablauf dazu.
Anpassen kannst du danach trotzdem alles. Ein Schritt raus, ein Termin verschoben, eine andere Kolonne: Das gilt für diesen Auftrag und lässt die Vorlage in Ruhe. Den Unterbau dazu liefert die Auftragsplanung.
Aus dem Ablauf wird Planung
Sobald die Schritte am Auftrag hängen, sind sie planbar. Vorfertigung in der Werkstatt, Montage beim Kunden, Kontrolle danach: Jeder Schritt bekommt seinen Termin und sein Team und taucht in der Planung auf.
Verzögert sich in Betrieben mit eigener Fertigung und Einbau vor Ort die Vorfertigung, wandert der Montagetermin sichtbar mit, statt erst am Telefon aufzutauchen.
Verteilt werden die Schritte danach getrennt: in der Halle auf die Arbeitsbereiche der Werkstattplanung, draußen auf die Tage und Kolonnen der Montageplanung.
Dasselbe Vorgehen, jedes Mal
14 Tage selbst testen oder vorher mit uns telefonieren
Bei dir wiederholen sich drei, vier Auftragsarten ständig, und trotzdem legt jeder sie anders an? Beschreib uns einen deiner typischen Abläufe. Wir sagen dir, was eine Vorlage dafür im Alltag bringt, und wo sich der Aufwand nicht lohnt.
Das sagen Betriebe, die damit arbeiten
Häufig gestellte Fragen
Eine gespeicherte Abfolge von Arbeitsschritten für eine wiederkehrende Auftragsart. Statt bei jedem Auftrag die Schritte einzeln anzulegen, wählst du den Ablauf aus und hast sie komplett im Auftrag.
Die Arbeitsschritte selbst, dazu Personenanzahl, Dauer und Aufwand, feste Mitarbeiter oder Kolonnen, Fahrtzeiten, Standardaufgaben und Abschluss-Bedingungen wie Fotos oder ein Pflicht-Formular. Die Details stehen im Handbuch unter Struktur.
Am Anfang schätzt du sie, und das reicht zum Starten. Sobald die Leute auf die Arbeitsschritte stempeln, stehen geplante und gebuchte Stunden nebeneinander, und du korrigierst den Wert im Ablauf. Wie die Zeit auf den einzelnen Schritt kommt, zeigt die Projektzeiterfassung.
Ja. Der Ablauf ist eine Vorlage, die beim Anlegen in den Auftrag übernommen wird. Danach passt du dort alles an, ohne dass sich die Vorlage für alle anderen mit ändert.
Nein. Ein Leistungsverzeichnis beschreibt die Leistung für Angebot und Abrechnung, ein Standardablauf beschreibt die Arbeit und ihre Reihenfolge im Betrieb. Angebote, Rechnungen und Kalkulation macht Artesa nicht, die kommen bei Bedarf über Schnittstellen aus deinem ERP.
Fang mit den zwei oder drei Auftragsarten an, die bei dir am häufigsten vorkommen. Wenn die laufen, kommen die selteneren dazu. Wer gleich zwanzig Abläufe baut, pflegt hinterher zwanzig Abläufe. Wie so eine schrittweise Einführung aussieht, steht im Blog unter schrittweise Softwareeinführung.
Meistens ja. Auch bei Sonderanfertigungen ist der Rahmen oft gleich, nur der Inhalt nicht: aufmessen, konstruieren, fertigen, montieren, abnehmen. Der Ablauf gibt das Gerüst vor, die Zeiten und Details setzt du je Auftrag. Wie viel dabei zusammenkommt, zeigt der Blog-Artikel zur Prozessoptimierung.