Vom WhatsApp-Foto zum Nachweis am Auftrag
STRA-TEC Fahrbahnsanierung
Erfolgsgeschichte
Wie behält ein Betrieb seine Baustellen im Blick, wenn die Planung auf mehrere WhatsApp-Gruppen, einen digitalen Kalender und persönliche Absprachen verteilt ist?
Genau so lief es lange bei STRA-TEC aus Recklinghausen. Die vorhandene Software deckte die kaufmännische Abwicklung und die Abrechnung ab, für alles auf der Baustelle gab es keinen einheitlichen Weg: nicht für die Kommunikation, nicht für die Zeiterfassung, nicht für Bautagesberichte und nicht für die Dokumentation.
- Trennschnitte und Fugenverguss
- Fugen- und Risssanierung
- Autobahnen, Stadtstraßen, Parkplätze
- Standort Recklinghausen
STRA-TEC, ein Unternehmen der Tillmann-Gruppe, veredelt, erhält und saniert Straßen, Brücken, Wege und Plätze, überwiegend im Auftrag anderer Bauunternehmen. Die Kernkompetenz sind Trennschnitte und Fugen, vom Nass- und Trockenschneiden bis zum Fugenverguss nach WHG und AwSV.
Früher waren unsere Informationen auf WhatsApp-Gruppen, Kalender und Zurufe verteilt. Heute haben wir mit Artesa alle relevanten Informationen an einem Ort und deutlich mehr Transparenz im Tagesgeschäft.
Ausgangslage
Planung in mehreren WhatsApp-Gruppen
- Baustellenplanung über mehrere WhatsApp-Gruppen
- Dazu ein digitaler Kalender und persönliche Absprachen
- Fotos von der Baustelle per WhatsApp an die Geschäftsführerin
- Vorhandene Software vor allem für Abwicklung und Abrechnung
- Kein einheitlicher Weg für Zeiterfassung und Bautagesberichte
- Stand einer Baustelle nur auf Nachfrage
- Doku nachträglich aus Chats und Telefonaten zusammengetragen
- Nachweise für die Abrechnung erst zusammensuchen
Wichtige Informationen lagen damit in Chats, Telefonaten und persönlichen Gesprächen verstreut, und zwischen Büro und Baustelle liefen regelmäßig Rückfragen hin und her. Wer den aktuellen Stand einer Baustelle wissen wollte, musste danach fragen.
Am deutlichsten wurde das nach Feierabend: Geschäftsführerin Kathrin Franken saß regelmäßig noch da, um Informationen aus WhatsApp-Nachrichten und Fotos zu sammeln und zu ordnen.
Die Umsetzung im Betrieb
Wie Artesa bei STRA-TEC eingeführt wurde
Artesa ist heute fester Bestandteil des täglichen Arbeitsablaufs. Statt verteilter Kanäle gibt es eine Stelle, an der Planung, Hinweise, Fotos und Berichte zusammenlaufen, und zwar dieselbe für das Büro und für die Kolonnen auf der Straße.
Vier Bereiche prägen den heutigen Einsatz im Betrieb.
Die Woche steht, bevor sie beginnt
Die Baustellen werden strukturiert für die kommenden Tage und Wochen geplant, nicht mehr über den nächsten Morgen hinweg abgestimmt. Die Baustellenplanung zeigt, welcher Einsatz wann ansteht und wer dafür vorgesehen ist.
Im Büro und auf den Baustellen weiß jeder jederzeit, wo er eingesetzt wird. Was vorher über drei Kanäle gleichzeitig verteilt wurde, steht an einer Stelle, und Änderungen sind dort sichtbar, statt einzeln weitergegeben zu werden.
Dokumentiert wird dort, wo gearbeitet wird
Die Mitarbeiter halten ihre Arbeiten direkt vor Ort in Artesa fest. Fotos landen nicht mehr in einer Gruppe, aus der sie jemand später heraussortieren muss, sondern werden unmittelbar dem Auftrag zugeordnet, zu dem sie gehören.
Damit entsteht die Fotodokumentation während der Arbeit statt am Abend danach. Wer wissen will, wie eine Fuge vor dem Verguss ausgesehen hat, öffnet den Auftrag, statt einen Chatverlauf zurückzuscrollen.
Der Bautagesbericht entsteht auf der Baustelle
Der Bautagesbericht und die übrige Dokumentation werden digital erfasst und zentral gespeichert. Sie müssen nicht mehr nachträglich aus Erinnerung, Chats und Telefonaten zusammengetragen werden.
Für einen Betrieb, der im Auftrag anderer Bauunternehmen arbeitet, zählt dabei der Zeitpunkt: Was am Tag geleistet wurde, steht am Auftrag, und zwar an demselben Tag.
Büro und Baustelle auf einer Informationsbasis
Alle relevanten Auftragsinformationen, Hinweise und Änderungen sind zentral verfügbar. Büro und Baustelle arbeiten mit demselben Stand, statt sich gegenseitig auf den aktuellen zu bringen.
Das merkt zuerst die Geschäftsführung: Sie bekommt die Informationen direkt und nachvollziehbar an einem Ort, und der Auftragsstatus zeigt jederzeit, wie weit eine Baustelle ist. Rückfragen und Abstimmungsaufwand haben spürbar abgenommen, die Nacharbeit über WhatsApp am Feierabend entfällt weitgehend.
Das größte Plus für mich ist, dass die Nacharbeit am Abend praktisch weggefallen ist. Dokumentationen, Fotos und Berichte landen direkt im Auftrag und wir wissen jederzeit, welche Aufträge bereits abrechnungsfähig sind.
Was sich in der Abrechnung ändert
Warum die Rechnung heute früher rausgeht
Alle abrechnungsrelevanten Informationen liegen direkt beim Auftrag. Fotos, Berichte und Leistungsnachweise müssen nicht mehr aus verschiedenen Quellen zusammengesucht werden, wenn die Rechnung geschrieben wird.
Weil der Status eines Auftrags jederzeit nachvollziehbar ist, erkennen alle Beteiligten schneller, wann eine Baustelle abgeschlossen und damit abrechnungsfähig ist. Die Rechnung kann zeitnah nach dem Abschluss rausgehen, Rückfragen zu erbrachten Leistungen und fehlenden Nachweisen werden seltener, und der administrative Aufwand im Büro sinkt deutlich.
Spürbarer Nutzen im Arbeitsalltag
Der Mehrwert von Artesa im täglichen Arbeiten
Der Mehrwert zeigt sich bei STRA-TEC an den Übergängen zwischen Büro und Baustelle, und am Ende jedes Auftrags.
Ein Ort statt mehrerer Gruppen
Planung, Hinweise, Fotos und Berichte laufen an einer Stelle zusammen statt über Chats, Kalender und Zuruf.
Baustellen im Voraus geplant
Die kommenden Tage und Wochen stehen, und jeder weiß, wo er eingesetzt wird.
Doku entsteht vor Ort
Fotos und Bautagesberichte werden während der Arbeit erfasst, nicht abends rekonstruiert.
Weniger Rückfragen
Büro und Baustelle arbeiten mit derselben Informationsbasis, der Abstimmungsaufwand sinkt.
Schnellere Abrechnung
Nachweise liegen am Auftrag, der Abschluss ist sichtbar, die Rechnung geht zeitnah raus.
Fazit
Was sich für STRA-TEC verändert hat
Die Erfahrung von STRA-TEC zeigt: Das Problem war nie, dass zu wenig kommuniziert wurde. Es wurde an zu vielen Stellen gleichzeitig kommuniziert, und keine davon gehörte zum Auftrag. Eine Nachricht in einer Gruppe erreicht alle und bleibt trotzdem nirgends.
Heute liegt das Gleiche an einem Ort, an dem es hängen bleibt. Die Baustellen sind für die kommenden Wochen geplant, die Baustellendokumentation entsteht während der Arbeit, und der Feierabend wird nicht mehr zum Sortieren von Fotos gebraucht.
Sortierst du abends auch noch Fotos?
14 Tage selbst testen oder vorher mit uns telefonieren
Bei dir landen die Baustellenfotos auch abends auf dem Handy der Geschäftsführung? Erzähl uns, was bei euch nach Feierabend noch nachgearbeitet wird und woher es kommt. Danach weißt du, welcher Teil davon direkt auf der Baustelle entstehen kann.
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