Serviceaufträge und Wartung fürs Handwerk.
Der Plan, der die Störfälle aushält
Das Servicegeschäft besteht aus zwei Sorten Terminen: den planbaren, die seit einem Jahr feststehen, und denen, die heute früh um sieben reinkommen. Beide wollen dieselben Leute.
Wartungen sind eigentlich der angenehme Teil. Sie wiederholen sich, der Aufwand ist bekannt, der Kunde zahlt zuverlässig. Trotzdem gehen sie in vielen Betrieben unter, weil sie in einer Excel-Liste, im Outlook-Kalender oder im Kopf eines einzelnen Kollegen stehen.
Der Ärger entsteht dann an der Nahtstelle: Der Störfall am Vormittag frisst den Servicetechniker, der eigentlich zwei Wartungen fahren sollte. Wenn niemand sieht, was dadurch hinten runterfällt, ruft drei Wochen später ein Kunde an und fragt, wo denn die Wartung bleibt.
- Termin steht Wochen bis Monate vorher fest.
- Umfang und Dauer sind aus dem Vorjahr bekannt.
- Lässt sich bündeln, mehrere Objekte an einem Tag.
- Verträgt eine Verschiebung um ein paar Tage.
- Kommt heute rein, muss heute oder morgen laufen.
- Dauer ist beim Annehmen des Anrufs unbekannt.
- Braucht den, der die Anlage kennt.
- Wirft immer etwas anderes aus dem Plan.
Beides auf derselben Tafel zu planen ist der eigentliche Punkt. Solange die Wartungen in einer Liste und die Tageseinsätze in der Einsatzplanung stehen, siehst du beim Umdisponieren nie, was du gerade opferst. Liegen beide nebeneinander, ist die Entscheidung wenigstens eine bewusste.
Wie du auf kurzfristige Einsätze reagierst, ohne die Woche komplett umzuwerfen, steht ausführlich bei der Disposition.
Den Störfall nimmt selten der an, der ihn danach verteilt, und die Umplanung muss bei den Leuten ankommen, bevor sie losfahren. Die eigentliche Arbeit des Disponenten ist deshalb nicht das Eintragen, sondern die Weitergabe.
Artesa ist keine Field-Service-Software
Wer Routen für zwanzig Techniker optimieren, Ersatzteile aus dem Lager buchen oder direkt vor Ort eine Rechnung schreiben will, braucht dafür eine spezialisierte Field-Service-Lösung oder sein ERP. Artesa plant die Leute und die Aufträge, erfasst die Zeiten und gibt sie über Schnittstellen weiter. Stark ist das dort, wo Service und Wartung neben Werkstatt und Baustellen laufen und nicht das ganze Geschäft sind.
Die Wartung ist ein Auftrag, kein Kalendereintrag
Jede Wartung wird als Auftrag angelegt, mit Kunde, Objekt und Arbeitsschritten. Weil sich der Umfang jedes Jahr wiederholt, legst du die Abfolge einmal als Standardablauf an oder duplizierst den Auftrag vom letzten Mal. Kunde, Adresse und Arbeitsschritte kommen mit, Termin und Mitarbeiter setzt du neu. Die Stichtage hängst du in der Terminplanung an die einzelnen Arbeitsschritte.
Der Nebeneffekt: Die erfassten Zeiten hängen am Auftrag. Nach zwei Durchgängen weißt du aus der Nachkalkulation, wie lange die Wartung an diesem Objekt wirklich dauert, statt sie weiter mit dem Wert aus dem Angebot zu planen.
Der Servicetechniker sieht seinen Tag
Wer im Service unterwegs ist, hat morgens selten den kompletten Tagesplan im Kopf. In Artesa steht er auf dem Handy: welche Objekte, in welcher Reihenfolge, was dort zu tun ist und was beim letzten Einsatz aufgefallen war.
Kommt ein Störfall dazwischen, ist die Änderung sofort auf seinem Gerät. Der Anruf, mit dem man den Leuten im Servicewagen sonst hinterhertelefoniert, entfällt.
Was vor Ort war, ist belegt
Beim Service ist die Dokumentation kein Selbstzweck, sondern die Abrechnungsgrundlage. Was geprüft wurde, welche Teile getauscht sind, welche Mängel offen bleiben: Das Wartungsprotokoll wird direkt vor Ort ausgefüllt, mit Fotos, und vom Kunden unterschrieben.
Für Arbeiten, die über den Wartungsvertrag hinausgehen, ist der Regiebericht der passende Nachweis.
Wartung und Störfall auf einer Tafel
14 Tage selbst testen oder vorher mit uns telefonieren
Du hast einen festen Wartungsstamm und trotzdem jede Woche das Gefühl, dass Termine durchrutschen? Erzähl uns, wie Wartungen und Störfälle bei euch zusammenkommen. Wenn beides nicht auf eine Tafel gehört, sagen wir das auch.
Das sagen Betriebe, die damit arbeiten
Häufig gestellte Fragen
Ein Auftrag, bei dem nicht neu gebaut, sondern eine bestehende Anlage betreut wird: Wartung nach Intervall, Reparatur nach Störung, Inspektion nach Vorschrift. Planerisch unterscheidet er sich vom Bauauftrag vor allem durch die Menge: viele kurze Einsätze an vielen Orten statt weniger langer an einem.
Eine automatische Serie, die dir jedes Jahr von allein neue Aufträge erzeugt, gibt es nicht. Du legst die Wartung als Auftrag an und duplizierst sie für den nächsten Turnus, Kunde, Objekt und Arbeitsschritte kommen dabei mit. Wer den kompletten Vertragsturnus samt Fristenüberwachung führen will, macht das in seinem ERP oder CRM und bringt die Einsätze über Schnittstellen in die Planung.
Indem beides in derselben Ansicht liegt. Du siehst beim Umplanen, welche Wartung dafür weicht, und kannst sie direkt neu setzen statt sie zu vergessen. Ob dafür überhaupt Luft ist, zeigt die Kapazitätsplanung.
Nein. Es gibt keine Routenoptimierung und keine automatische Reihenfolge nach Fahrzeit. Du legst die Reihenfolge der Einsätze selbst fest. Für Betriebe, deren Geschäft ausschließlich aus Servicefahrten besteht, sind dafür spezialisierte Anbieter die bessere Wahl.
Artesa hilft dir, die Einsätze zu planen und das Ergebnis zu dokumentieren. Welche Fristen für eine Anlage gelten und was ein Prüfprotokoll enthalten muss, ergibt sich aus Vorschriften und Verträgen, nicht aus der Software.
Nicht über ein Kundenportal, das hat Artesa nicht. Die Terminabstimmung läuft weiter über deinen üblichen Weg, du hast im Auftrag aber sauber stehen, was zugesagt wurde. Worauf es dabei ankommt, steht im Artikel zur Kundenkommunikation.