Projektmanagement fürs Handwerk.
Parallele Bauvorhaben, ein Überblick
Ein einzelnes Bauvorhaben zu steuern kann jeder. Schwierig wird es, wenn mehrere gleichzeitig laufen, jedes an einem anderen Gewerk hängt und die Kontakte dazu auf drei Excel-Listen verteilt sind.
Projektmanagement im Handwerk heißt, mehrere Vorhaben gleichzeitig so zu führen, dass jederzeit klar ist: Welche laufen, in welchem Zustand sind sie, reichen die Leute dafür, und wo hakt es? Beteiligte, Termine, Arbeitsschritte, gebuchte Stunden und Unterlagen hängen dafür am Vorhaben statt in vier getrennten Systemen.
Der Unterschied zum einzelnen Auftrag ist die Menge. Bei drei Baustellen hat man das im Kopf. Bei zehn merkt man erst beim Anruf des Bauherrn, dass seit zwei Wochen nichts passiert ist.
Vier Fragen, und wo sie beantwortet werden
- Läuft es noch nach Plan?
Das entscheidet sich an den Arbeitsschritten, nicht am Enddatum. Ein Vorhaben, das in vier Wochen fertig sein soll, hat heute schon ein Problem, wenn die Vorfertigung noch nicht angefangen hat. Zerlegt und terminiert wird ein Vorhaben in der Auftragsplanung.
- Reichen die Leute für alles, was zugesagt ist?
Mehrere Vorhaben parallel heißt fast immer, dass sie um dieselben Teams konkurrieren. Diese Rechnung führt die Kapazitätsplanung, in Stunden statt in Namen.
- Wo steht das Vorhaben gerade?
Die Frage, die am häufigsten gestellt und am schlechtesten beantwortet wird. Jeder Arbeitsschritt hat einen Status, damit ist ablesbar, was erledigt ist, ohne dass jemand hingeht und fragt.
- Hat es sich gerechnet?
Erst im Nachgang zu beantworten, und nur, wenn die Stunden am richtigen Vorhaben gebucht wurden. Dann zeigt die Nachkalkulation geplante gegen tatsächliche Stunden.
- Jedes Vorhaben hat seine eigene Tabelle.
- Kontakte zu Bauherren und Gewerken liegen woanders.
- Der Gesamtstand existiert nur im Kopf des Chefs.
- Was liegen bleibt, fällt erst beim Nachfragen auf.
- Alle Vorhaben in einer Liste mit Status und Termin.
- Beteiligte und Dokumente hängen am Vorhaben.
- Überfälliges fällt in der Übersicht auf.
- Jeder im Team sieht denselben Stand.
Projekt oder Auftrag?
In Artesa ist der Auftrag die Arbeitseinheit: ein Vorhaben mit seinen Arbeitsschritten, Terminen, Zeiten und Dokumenten, alles in der Auftragsakte.
Wer von Projekt spricht, meint meist dasselbe aus größerer Flughöhe: das Bauvorhaben als Ganzes, über Monate, mit mehreren Beteiligten. Beides läuft über dieselbe Struktur, ein größeres Vorhaben zerlegst du in mehr Arbeitsschritte. Ein zweites System für Projekte neben dem für Aufträge brauchst du nicht.
Der Bestand auf einen Blick
In der Auftragsliste siehst du alle laufenden Vorhaben nebeneinander, mit Status und Termin. Du kannst filtern, sortieren und dir die Spalten so zusammenstellen, wie du sie brauchst.
Der eigentliche Nutzen liegt nicht im einzelnen Eintrag, sondern im Überblick: Was hängt hinterher, was ist fertig zum Abrechnen, was startet nächste Woche. Drei Fragen, die der Chef sonst einzeln durchtelefoniert.
Wo sich Vorhaben gegenseitig blockieren
Mehrere Projekte parallel bedeutet fast immer, dass sie um dieselben Leute konkurrieren. Auf der Plantafel wird sichtbar, wo das passiert, und zwar bevor beide Termine platzen.
Über die Laufzeit einer Baustelle verteilt die Baustellenplanung die Teams, in der Vorfertigung die Werkstattplanung.
Ab wann sich der Aufwand lohnt. Grob ab dem Punkt, an dem mehr Vorhaben parallel laufen als eine Person im Kopf behält. Darunter ist die Absprache am Morgen schneller als jedes System. Darüber wird aus jeder Rückfrage eine Kette, und diese Ketten gehören zu den Zeitfressern im Handwerk.
Das hängt weniger an der Mitarbeiterzahl als am Gesamtstand: Ab etwa zwanzig Leuten passt er selten noch in einen Kopf, und Wissen, das an einer Person hängt, wird zum Engpass.
Was Artesa hier nicht macht
Kein Gantt-Diagramm mit Vorgangsnetz, keine Kalkulation und keine Kostenverfolgung gegen ein Budget. Für klassische Bauzeitenpläne und die kaufmännische Projektsteuerung gibt es spezialisierte Bausoftware. Artesa hält die Ausführung zusammen: Planung, Zeiten und Dokumentation. Die Zahlen gehen über Schnittstellen dorthin, wo bei dir gerechnet wird.
Mehrere Vorhaben, ein Gesamtstand
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Ihr steuert mehrere Bauvorhaben parallel und der Gesamtstand steht nur im Kopf einer Person? Erzähl uns, wie viele Vorhaben bei euch gleichzeitig laufen, dann schauen wir uns an, wie das übersichtlich wird.
Das sagen Betriebe, die damit arbeiten
Häufig gestellte Fragen
Für ein Büroteam schon. Im Handwerk fehlen diesen Projektmanagement-Werkzeugen die Zeiterfassung auf den Auftrag, die Arbeitsbereiche der Werkstatt, die Abwesenheiten und eine Bedienung, die auf dem Dach funktioniert. Was dann passiert, ist ein zweites System neben dem eigentlichen, das nach ein paar Monaten keiner mehr pflegt. Werkzeug für Werkzeug durchgegangen steht das im Blog Trello, Asana und MS Teams im Handwerk, die Kategorien am Markt sortiert der Artikel Handwerkersoftware im Vergleich auseinander.
Vor allem, dass es nur noch einen Stand gibt. Bei mehreren Listen weiß niemand sicher, welche aktuell ist, und Kontakte stehen wieder woanders. Warum das ab einer gewissen Größe kippt, steht im Blog Excel im Handwerk.
Nicht eine Person allein, sonst ist der Engpass nur verschoben. Termine und Einteilung ändert, wer disponiert, den Arbeitsschritt auf erledigt setzt, wer ihn gemacht hat.
Ein Vorhaben zerlegst du in Arbeitsschritte mit eigenen Terminen und Teams, gruppiert nach Bereichen. Für die meisten Handwerksbetriebe reicht diese eine Ebene. Wiederkehrende Abfolgen legst du einmal als Standardablauf an.
Nein. Ein terminierter Bauzeitenplan mit Abhängigkeiten und kritischem Pfad gehört in eine Bauzeitenplanungssoftware. Artesa plant den Personaleinsatz über die Laufzeit und dokumentiert, was daraus geworden ist. Termine hängen dabei an den Arbeitsschritten: Steht der Endtermin fest, rechnest du per Rückwärtsterminierung von hinten zurück, sonst per Vorwärtsterminierung vom Start nach vorn, beides erklärt im Blog unter Terminierung im Handwerk. Für Betriebe mit eigener Fertigung ist außerdem der Artikel PPS, MES oder Plantafel die passende Einordnung.
Die Stunden ja, weil sie am Vorhaben gebucht werden. Material, Fremdleistungen und Marge rechnet Artesa nicht, das bleibt in der Kalkulation oder Buchhaltung. Geplante gegen gebuchte Stunden je Vorhaben stellt die Nachkalkulation gegenüber.
Nicht automatisch. Was nach außen geht, entscheidest du, etwa ein Protokoll oder ein Bericht aus dem Vorhaben heraus. Externe bekommen keinen Zugang zur Planung.