Auftragsdatenblatt fürs Handwerk.
Die Eckdaten, die jeder braucht
Das Auftragsdatenblatt ist das Deckblatt der Auftragsmappe: Kunde, Ansprechpartner, Adresse, Termine, Besonderheiten. Auf Papier existiert es genau einmal, und zwar dort, wo die Mappe gerade liegt.
In den meisten Betrieben gibt es so ein Blatt, gewachsen über Jahre. Das Problem ist nicht der Inhalt, sondern dass es nur an einem Ort liegt: Sobald zwei Leute gleichzeitig etwas davon brauchen, wird kopiert, abfotografiert oder im Büro angerufen.
Als Formular am Auftrag steht dieselbe Information allen zur Verfügung, im Büro, in der Werkstatt und auf der Baustelle. Am meisten macht das dort aus, wo in der Halle gefertigt und beim Kunden eingebaut wird.
Was auf ein Auftragsdatenblatt gehört
- Kopfdaten
Auftragsnummer, Auftragsart und wer im Betrieb die Verantwortung für den Auftrag hat. Diese Angaben stehen schon fest, sobald der Auftrag als Auftragsakte angelegt wird.
- Kunde und Ansprechpartner
Wer vor Ort zuständig ist und unter welcher Nummer erreichbar. Bei Firmenkunden zusätzlich der Bauleiter oder Hausmeister, der die Tür aufschließt.
- Objekt und Zugang
Adresse, Etage, Schlüsselübergabe, Alarmcode, Parkmöglichkeit, Aufzug und der Weg, über den angeliefert wird.
- Technische Eckdaten
Maße, Material, Ausführung, was vom Standard abweicht.
- Termine und Fristen
Montagetermin, Liefertermin, das Zeitfenster vor Ort und der geplante Abnahmetermin.
- Rückmeldefelder
Platz für die Baustelle: Was war anders als geplant, was fehlt noch, was muss nachbestellt werden.
- Besonderheiten
Der Hund im Garten, die Anlieferzeiten, der empfindliche Boden.
Wie viel davon sinnvoll ist, hängt am Gewerk: im Fensterbau die Einbausituation, bei SHK Anlagentyp, Fabrikat und Zählerstand, beim Schreiner die Frage, ob das Möbel über das Treppenhaus an seinen Platz kommt.
Nimm die Liste als Ausgangspunkt und streich alles, was bei euch nie jemand ausfüllt. Ein Blatt mit zwölf gepflegten Feldern ist mehr wert als eines mit vierzig, von denen die Hälfte leer bleibt. Die meisten Anrufe von der Baustelle drehen sich ohnehin um zwei Dinge: Wer schließt auf, und wo darf der Transporter stehen.
Auftragsdatenblatt, Auftragszettel, Auftragsbestätigung
Die Auftragsbestätigung ist das kaufmännische Dokument für den Kunden und entsteht in eurer Bürosoftware. Das Auftragsdatenblatt ist die interne Arbeitsgrundlage für alle, die den Auftrag ausführen, und Auftragszettel oder Laufzettel meinen dasselbe Blatt mit anderem Namen auf dem Kopf.
Was während und nach dem Einsatz entsteht, sind eigene Dokumente: das Aufmaßblatt beim Aufmaß, der Rapportzettel für Stunden und Material, das Abnahmeprotokoll am Ende. Alle hängen an derselben Auftragsakte und greifen auf dieselben Eckdaten zurück.
Verfügbar, wo der Auftrag ist
Das Datenblatt hängt an der Auftragsakte. Wer den Auftrag öffnet, hat die Eckdaten dabei, auch unterwegs.
Damit erübrigt sich der Anruf ins Büro wegen einer Telefonnummer aus dem Ordner. Wer den Auftrag auf dem Handy überhaupt zu sehen bekommt, entscheidet die Einsatzplanung.
So wird euer Datenblatt eingerichtet
- 1Blatt als Scan schicken
Ihr schickt uns euer Datenblatt so, wie es heute aussieht. Handschriftliche Ergänzungen am Rand sind dabei eher hilfreich, weil sie zeigen, was im Formular fehlt.
- 2Wir bauen es nach
Aus dem Scan wird eine Vorlage mit denselben Feldern in derselben Reihenfolge. Ihr müsst euch nicht an eine fremde Struktur gewöhnen.
- 3An einem echten Auftrag prüfen
Der erste Test läuft mit einem laufenden Auftrag, nicht mit Beispieldaten. Erst dort fällt auf, welches Feld auf dem Handy zu klein ist.
- 4Nachjustieren, wann immer nötig
Felder ergänzen, umsortieren oder rauswerfen geht auch nach Monaten noch.
Bei Ammann Treppenbau stand genau dieses Blatt im Mittelpunkt der Einführung: ausgedruckt in der Auftragsmappe, an mehreren Stellen ergänzt und korrigiert. Heute liegt es digital am Auftrag, drei weitere Formulare bilden die Schritte bis zur Montage ab.
Neben Text, Zahlen und Datum nimmt ein Formular Auswahlmenüs, Unterschriftsfelder und Skizzenfelder zum Zeichnen auf, und ein Arbeitsschritt lässt sich so einstellen, dass er erst mit vollständigem Datenblatt abgeschlossen werden kann.
Mehrere Varianten sind üblich: eine für die Montage, eine für Service, eine für Reklamationen. Gehört zu einer Auftragsart immer dieselbe Abfolge von Arbeitsschritten, legst du sie als Standardablauf daneben, dann kommt das Datenblatt automatisch mit. Soll der Kunde vor Ort bestätigen, ergänzt ihr ein Feld für die digitale Unterschrift.
Kundendaten nicht zweimal pflegen
Angebot und Rechnung entstehen in vielen Betrieben in einem anderen Programm. Das bleibt so, und die Kundendaten werden trotzdem nur einmal erfasst: Stammdaten kommen per CSV-Import herüber, über die REST API und fertige Anbindungen an Lexware Office, Moser Mosaik und Pinncalc Corpora laufen Daten in beide Richtungen.
Zugangsinfos gehören nicht in die Gruppe
Auf dem Datenblatt stehen Handynummern von Kunden, Schlüsselübergaben, Alarmcodes und Zugangswege. Als Foto in einer Chatgruppe liegen diese Angaben auf jedem privaten Handy, das mitliest, und bleiben dort auch, wenn jemand den Betrieb verlässt.
In Artesa hängen sie am Auftrag und werden über die Rollen sichtbar: Mit dem Zugang verschwindet der Blick darauf. Wie sich das gegen die Gruppe im Messenger verhält, steht im Artikel WhatsApp im Betrieb.
Euer Blatt bleibt euer Blatt
14 Tage selbst testen oder vorher mit uns telefonieren
Ihr habt ein eingespieltes Auftragsdatenblatt auf Papier und wollt es eins zu eins digital abbilden? Erzähl uns, welche Felder darauf stehen und wer sie ausfüllt. Wir sagen dir, was davon ein digitales Formular übernimmt und was auf Papier besser aufgehoben ist.
Das sagen Betriebe, die damit arbeiten
Häufig gestellte Fragen
Ja. Viele Betriebe haben eine Vorlage für die Montage, eine für Service und Wartung und eine für Reklamationen. Beim Anlegen wählst du aus, welche Vorlage für diesen Auftrag gilt.
Die Auftragsbestätigung ist das kaufmännische Dokument für den Kunden mit Leistung, Preis und Konditionen. Sie entsteht weiterhin in eurer Büro- oder Buchhaltungssoftware, denn Artesa schreibt weder Angebote noch Rechnungen. Das Auftragsdatenblatt ist die interne Arbeitsgrundlage für alle, die den Auftrag ausführen.
Die Auftragsakte ist der ganze Vorgang mit Dokumenten, Zeiten und Historie. Das Datenblatt ist das strukturierte Deckblatt darin, also die Eckdaten auf einen Blick.
Das steuerst du über die Rollen. Typisch ist, dass das Büro pflegt und die Baustelle liest, aber Felder für Rückmeldungen ausfüllen darf. Jede Änderung landet in der Historie am Auftrag.
Ja. Jedes ausgefüllte Formular lässt sich drucken, und im Druckfenster speicherst du es stattdessen als PDF. Das ist der übliche Weg, wenn ein Subunternehmer ohne eigenen Zugang die Eckdaten braucht.
Die Artesa-App braucht aktuell eine aktive Internetverbindung, an einer Offline-Variante arbeiten wir. Beim Datenblatt fällt das selten ins Gewicht, weil es meist im Büro gepflegt und vor Ort nur gelesen wird. Betroffen ist fast nur die Kolonne, die ohne Netz im Rohbau steht, und dort hilft der Ausdruck.