Handwerker-App fürs Handwerk.
Stempeln, wo gearbeitet wird
Auf der Baustelle hat niemand einen Rechner dabei. Die Zeiterfassung muss also aufs Handy, und zwar so, dass sie mit Handschuhen und in zehn Sekunden funktioniert.
Artesa ist eine Web-App. Deine Leute rufen eine Adresse auf, melden sich an und legen sich die Verknüpfung auf den Startbildschirm. Danach sieht und startet sie sich wie jede andere App, nur ohne Installation aus dem App-Store und ohne dass jemand Updates einspielen muss.
Für einen Betrieb heißt das: Du musst niemandem erklären, wie er etwas installiert. Was wir verbessern, haben am nächsten Morgen alle gleichzeitig, ohne dass jemand noch mit dem Stand vom letzten Herbst hantiert.
Handwerker-App ist nicht gleich Handwerker-App
Unter dem Begriff wird zweierlei verkauft. Die eine Hälfte des Marktes meint eine Büro-App fürs Handy: Angebot schreiben, Rechnung rausschicken, Aufmaß in Positionen umrechnen. Die andere meint eine Baustellen-App: Zeit erfassen, den eigenen Einsatz sehen, dokumentieren, was passiert ist.
Artesa gehört zur zweiten Sorte, gebaut für die Leute draußen und für das Büro, das wissen muss, wo die Stunden hingegangen sind. Angebote und Rechnungen schreibst du weiter in dem Programm, das du dafür hast; damit nichts doppelt erfasst wird, gibt es Schnittstellen.
- Zeiten unterwegs erfassen statt auf Zettel.
- Den eigenen Einsatz für morgen sehen.
- Fotos und Formulare ablegen, Pläne öffnen.
- Werkstatt und Baustelle im selben System.
- Angebote und Rechnungen schreiben.
- Kalkulation mit Richtzeiten-Katalog.
- Materialwirtschaft und Lagerbestand.
- Routenoptimierung für die Tagestour.
In Betrieben, in denen sich Halle und Montage dieselben Leute teilen, buchen beide Arbeitsorte auf denselben Auftrag, statt in zwei getrennten Töpfen zu landen.
Zeiterfassung in zehn Sekunden
Auftrag antippen, einstempeln, fertig. Die Zeit landet am Auftrag und später in der Nachkalkulation; was das GPS dabei erfasst, grenzt die GPS-Zeiterfassung ab.
Alles zum Auftrag in der Hand
Wer auf der Baustelle steht, sieht Arbeitsschritte, Adresse und Ansprechpartner. Geplant wird weiter im Büro über die Einsatzplanung, draußen kommt nur an, was den Einzelnen betrifft.
Unterlagen hin, Doku zurück
Was im Büro in die Auftragsakte hochgeladen wird, öffnet die Kolonne draußen am Handy, PDFs auch mit Anmerkungen. Fotos, Notizen und ausgefüllte Formulare gehen denselben Weg zurück und landen über die Fotodokumentation am Auftrag statt in einem Chatverlauf.
Offline auf der Baustelle
Keller im Altbau, Rohbau aus Stahlbeton, drittes Untergeschoss der Tiefgarage: Für viele Betriebe hängt daran die Entscheidung. Die Artesa-App braucht aktuell eine aktive Internetverbindung, an einer Offline-Variante arbeiten wir.
Bis dahin fällt es seltener ins Gewicht, als es klingt. Eine Buchung überträgt ein paar Zeilen Daten, kein Video, dafür reicht ein einzelner Balken auf dem Display. Und wo wirklich nichts geht, buchen die meisten Kolonnen am Fahrzeug ein, tragen die Zeit später im Stundenzettel nach oder stempeln morgens per RFID-Chip in der Werkstatt.
Welche Geräte dein Team braucht
- Ein halbwegs aktueller Browser
Mehr ist es nicht. Android oder iPhone spielt keine Rolle, und Diensthandys mit drei oder vier Jahren auf dem Buckel kommen klar.
- Im Fahrzeug gern ein Tablet
Bei Formularen und Plänen arbeitet es sich auf dem größeren Display angenehmer, und genau das ist bei der Anschaffung neuer Hardware das Argument dafür.
- Datenvolumen ist selten das Thema
Das bewegt sich in der Größenordnung von ein paar Textnachrichten am Tag.
Damit das Team die App auch benutzt
Am Handy scheitert die Einführung selten, eher daran, dass eine Software angeordnet statt eingeführt wird und nach zwei Wochen wieder still liegt. Zwei Dinge machen im Handwerk den Unterschied.
- 1Mit einer Funktion anfangen
Erst nur stempeln, sonst nichts. Fotos, Formulare und Arbeitsschritte kommen dazu, wenn das Ein- und Ausstempeln sitzt. Wer alles gleichzeitig einschaltet, produziert Rückfragen statt Routine, deshalb lohnt die Einführung in Etappen.
- 2Den Vorarbeiter zuerst gewinnen
Wenn der Kolonnenführer die App selbstverständlich benutzt, zieht die Kolonne nach. Kommt die Ansage nur aus dem Büro, wird zwei Wochen gestempelt und danach wieder auf Zuruf gearbeitet.
Was wir dabei übernehmen: Wir richten den Betrieb gemeinsam mit dir ein, schulen die Büroseite und halten für die Leute draußen eine eigene Mitarbeiterschulung. Was in welchem Einrichtungspaket steckt, steht bei den Preisen und den Schulungen. Kommst du von einer laufenden Lösung, hilft der Ratgeber Software wechseln bei der Reihenfolge.
So installierst du die App
Das Video kommt aus unserem Handbuch. Neue Mitarbeiter arbeiten sich damit selbst ein, ohne dass du danebenstehen musst. Alle Videos im Handbuch
Ob die App ankommt, entscheiden deine Leute
14 Tage selbst testen oder vorher mit uns telefonieren
Der beste Test ist eine Woche echter Betrieb: eine Kolonne, ein laufender Auftrag, sieben Tage stempeln. Danach weißt du, ob die App bei deinen Leuten ankommt. Diese eine Frage beantwortet keine Funktionsliste.
Das sagen Betriebe, die damit arbeiten
Häufig gestellte Fragen
Ja. Abnahmeprotokoll, Regiebericht oder Stundenbestätigung füllt ihr am Handy oder Tablet aus, der Kunde zeichnet mit dem Finger, und das fertige PDF hängt am Auftrag. Wofür eine einfache Unterschrift genügt und wo das Gesetz mehr verlangt, klärt die digitale Unterschrift.
Enthalten. Der Zugang über Browser und Handy steckt schon in der Handwerker-Lizenz, zusammen mit Zeiterfassung, Fotodokumentation und Auftragsfortschritt. Es gibt keine getrennte App-Gebühr und keinen Aufpreis pro Gerät.
Nein. Erfasst wird der Standort im Moment des Ein- und Ausstempelns, damit die Stunden der richtigen Baustelle zugeordnet sind. Eine Live-Karte mit laufenden Positionen gibt es in Artesa bewusst nicht.
Die Zeit wird nachgetragen, entweder vom Mitarbeiter selbst oder im Büro. In der Auswertung der Stundenzettel siehst du Hinweise für Tage, an denen an einem Soll-Arbeitstag keine Erfassung vorliegt. So fällt es vor dem Lohnexport auf, und das Büro sucht die Lücken nicht mehr selbst.
Für die gibt es den stationären Weg: stempeln per RFID-Chip am Terminal in der Werkstatt. Einseitig anordnen lässt sich die dienstliche Nutzung eines Privathandys nach gängiger Auffassung nicht, freiwillig machen es trotzdem viele, weil das Handy ohnehin in der Tasche steckt. Wo das nicht gewollt ist, fahren Betriebe beides parallel: Chip im Betrieb, App auf der Baustelle, alles im selben Stundenzettel.
Das steuerst du über Rollen und Rechte. Ein Monteur sieht typischerweise seine Einsätze und seine Zeiten, nicht die Auswertungen des Betriebs oder die Stunden der Kollegen. Welche Rolle was darf, steht im Handbuch unter Benutzerrollen.