GPS-Zeiterfassung fürs Handwerk.
Standort beim Stempeln, keine Dauerüberwachung
Bei mobilen Teams ist die häufigste Rückfrage im Büro: War der Kollege überhaupt auf der Baustelle? Die GPS-Erfassung beim Stempeln beantwortet das, ohne dass jemand den ganzen Tag verfolgt wird.
Das Thema ist heikel, deshalb gleich vorweg, wie es bei Artesa gelöst ist: Der Standort wird im Moment des Ein- und Ausstempelns erfasst, nicht laufend. Es gibt keine Bewegungsspur und keine Live-Karte, auf der Mitarbeiter herumfahren.
Das reicht für den betrieblichen Zweck, nämlich die Zuordnung der Zeit zur Baustelle, und ist genau deshalb auch rechtlich der saubere Weg. Eine dauerhafte Ortung wäre eine Überwachung und bräuchte eine ganz andere Rechtfertigung.
- Standort beim Einstempeln.
- Standort beim Ausstempeln.
- Zugeordnet zum jeweiligen Auftrag.
- Bewegungsprofil über den Tag.
- Standort in Pausen oder nach Feierabend.
- Live-Ortung von Fahrzeugen oder Personen.
Fahrzeugortung, Geofencing oder Standort beim Stempeln
Unter dem Stichwort GPS werden im Handwerk drei verschiedene Dinge verkauft. Sie lösen verschiedene Probleme und kosten unterschiedlich viel an Hardware, Zustimmung und Vertrauen. Vor der Kaufentscheidung lohnt es sich, sie auseinanderzuhalten.
- Fahrzeugortung per Telematik
Ein Sender im Firmenwagen meldet laufend die Position, dazu kommen Tourenhistorie und Langzeitprotokolle. Das beantwortet Dispositionsfragen: Welcher Wagen ist am nächsten dran, wo steht der Anhänger. Es kostet Hardware, Einbau und eine Betriebsvereinbarung und erzeugt eine Spur über den ganzen Tag. Für die Zuordnung von Stunden zum Auftrag ist das die aufwendigste denkbare Antwort.
- Geofencing mit automatischem Stempeln
Die App bucht selbstständig ein, sobald jemand einen Radius um die Baustelle betritt. Bequem klingt das, es braucht dafür aber eine dauerhafte Standortabfrage im Hintergrund. Und der Radius stempelt auch den Kollegen ein, der nur kurz Material vorbeibringt.
- Standort im Moment der Buchung
Zwei Zeitpunkte am Tag, Kommen und Gehen. Damit ist geklärt, wo die Stunden angefallen sind, während der Rest des Tages unangetastet bleibt. So arbeitet Artesa.
Artesa macht bewusst keine Fahrzeugortung und keine Live-Ansicht. Willst du deinen Fuhrpark orten, brauchst du ein Telematiksystem mit eigener Hardware. Für belastbare Stunden je Baustelle reicht der Standort an den beiden Buchungen. Im Projekt laufen die Zeiten danach über die Projektzeiterfassung zusammen.
Zeit und Ort gehören zum Auftrag
Die Buchung landet mit Standort am Auftrag. Damit lässt sich später nachvollziehen, wo die Stunden entstanden sind, ohne dass jemand im Büro nachtelefonieren muss.
Das hilft vor allem bei Betrieben mit vielen kleinen Einsätzen am Tag, wo die Zuordnung sonst aus dem Gedächtnis passiert.
Die Aufträge, die beim Stempeln zur Auswahl stehen, kommen aus der Einsatzplanung, damit vor Ort niemand suchen muss.
Wo die Standortdaten landen
Im Büro hängt der Standort an der einzelnen Buchung im digitalen Stundenzettel und zusätzlich auf einer Karte, jeweils dem Auftrag zugeordnet. Gebraucht wird das bei der Kundenrückfrage zum Einsatztag, beim Klären einer falsch gebuchten Baustelle und bei der Kontrolle vor dem Lohnexport.
Wer das sehen darf, hängt an den Rollen im Betrieb, und Mitarbeiter sehen ihre eigenen Buchungen samt Standort in der App. Eine Tagesroute entsteht daraus nicht, weil zwischen den beiden Punkten nichts erfasst wird.
Sauberere Nachkalkulation
Wenn Zeit und Ort zusammenpassen, wird die Nachkalkulation belastbar. Du siehst, welche Baustelle wirklich wie viel Zeit gekostet hat, inklusive der Einsätze, die sonst gern unter den Tisch fallen.
Wie manipulationssicher ist der Standort an einer Buchung?
Die Frage kommt in fast jedem Demo-Termin. Belegt ist: Ein Gerät hat sich zum Zeitpunkt der Buchung an diesem Ort gemeldet. Dass die Person dort auch gearbeitet hat, folgt daraus nicht.
Dazu die technischen Grenzen. In Kellern, Hallen mit Blechdach und engen Innenstadtstraßen ist die Position ungenau, manchmal um mehrere hundert Meter, und mit frei erhältlichen Apps lässt sich ein Standort vortäuschen. Wer seine Standorterfassung als fälschungssicher bewirbt, verspricht mehr, als die Technik hergibt.
Was bleibt, ist ein Plausibilitätsanker für die Fälle, die den Alltag kosten: falsches Projekt gebucht, morgens vergessen zu stempeln, zwei Erinnerungen an denselben Einsatzbeginn. Wer belegen muss, wer an welchem Tag mit wie vielen Leuten vor Ort war, führt dafür einen Bautagesbericht und keine Koordinatenliste.
Was du vorbereitest, bevor du GPS aktivierst
Die Standorterfassung ist in wenigen Minuten eingeschaltet. Die Vorarbeit im Betrieb dauert länger und entscheidet darüber, ob die Funktion Bestand hat. Softwareeinführungen scheitern selten an der Technik und meistens daran, dass die Mannschaft sie umgeht, weshalb die Einführung Sache des Betriebsinhabers ist.
- 1Zweck schriftlich festhalten
Zuordnung der Arbeitszeit zum Auftrag, Nachweis gegenüber dem Kunden, saubere Grundlage für die Lohnabrechnung. Verhaltenskontrolle gehört nicht in diese Liste, weder auf dem Papier noch in der Praxis.
- 2Beschäftigte vorab informieren
Welche Daten erfasst werden, zu welchen zwei Zeitpunkten, wie lange sie gespeichert bleiben und wer sie einsehen kann. Und zwar vor der Aktivierung.
- 3Betriebsrat beteiligen
Eine Standorterfassung ist eine technische Einrichtung, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet ist. Damit greift die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.
- 4Regelung verschriftlichen
Üblich ist eine Betriebsvereinbarung, ohne Betriebsrat ein Zusatz zum Arbeitsvertrag. Eine Einwilligung ist im Arbeitsverhältnis nur wirksam, wenn sie wirklich freiwillig ist, und jederzeit widerrufbar. Als alleinige Grundlage ist sie deshalb wackelig.
- 5Zugriff und Löschfristen festlegen
Wer im Büro Standortdaten sehen darf und wann sie verschwinden. Ohne Frist bleiben sie so lange liegen wie die Zeitbuchung.
- 6Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ergänzen
Der neue Verarbeitungszweck kommt in das bestehende Verzeichnis. Ein kurzer Absatz genügt, er sollte nur da sein, bevor jemand danach fragt.
Ob eure Regelung trägt, prüft ein Fachanwalt
Wir liefern die Technik und ordnen hier die gängige Praxis ein. Ob eure Regelung trägt, beurteilt ein Fachanwalt für Arbeitsrecht oder deine Innung, und wo ein Betriebsrat existiert, ist er zu beteiligen. Die allgemeinen Pflichten rund um die Arbeitszeiterfassung gelten ohnehin, mit GPS wie ohne, den Rahmen dazu zieht der Artikel Zeiterfassung im Handwerk.
GPS einführen, ohne dass das Team dichtmacht
Die Standorterfassung lässt sich gezielt für einzelne Mitarbeiter aktivieren, und das ist der praktischste Hebel für die Einführung: erst eine Kolonne, vier Wochen laufen lassen, dann der Rest. Die Kollegen aus der Testphase überzeugen das Team danach besser als jede Ankündigung aus dem Büro.
Die Reihenfolge entscheidet. Erst erklären, warum die Funktion kommt und was sie erfasst, dann aktivieren. Andersherum entdeckt jemand die Standortanzeige zufällig im Stundenzettel, und ab dem Moment geht es um etwas anderes.
- „Ihr wollt uns kontrollieren
Erfasst werden zwei Zeitpunkte. Pausen und Feierabend bleiben außen vor, eine Karte mit laufenden Positionen gibt es nicht.
- „Und wenn ich mal zehn Minuten später anfange?
Der Standort sagt nichts über Pünktlichkeit, sondern auf welcher Baustelle die Stunden angefallen sind.
- Am besten selbst ansehen
Zeig den Leuten in der Handwerker-App ihre eigenen Buchungen. Was man selbst sieht, muss einem niemand mehr erklären.
GPS löst nicht jedes Problem
14 Tage selbst testen oder vorher mit uns telefonieren
Bevor du die Standorterfassung im ganzen Betrieb einschaltest: Erzähl uns, wie deine Kolonnen morgens starten. Wir sagen dir, ob GPS bei euch überhaupt etwas löst, was du vorher im Team klären solltest und womit du anfängst.
Das sagen Betriebe, die damit arbeiten
Häufig gestellte Fragen
Eine Standorterfassung im Moment des Stempelns ist zulässig, wenn sie einem betrieblichen Zweck dient und die Beschäftigten darüber informiert sind. Eine dauerhafte Ortung ist etwas anderes und deutlich strenger zu bewerten. Wo ein Betriebsrat existiert, ist er zu beteiligen. Im Zweifel gehört das arbeitsrechtlich geprüft, wir liefern die Technik, keine Rechtsberatung.
Nein. In Artesa bucht der Mitarbeiter selbst, der Standort wird in diesem Moment mit erfasst. Automatisches Ein- und Ausstempeln über einen Geofence-Radius würde bedeuten, dass die App den Standort dauerhaft im Hintergrund abfragt. Genau das wollen wir nicht.
Ja. Transparenz ist hier nicht nur rechtlich richtig, sondern praktisch entscheidend: Eine heimlich eingeführte Ortung ist der schnellste Weg, die Akzeptanz für die ganze Software zu verlieren. Wer der Mannschaft vorher erklärt, was erfasst wird und was nicht, hat diesen Einwand hinter sich.
Einseitig anordnen lässt sich das nicht. Auf einem Privatgerät braucht es eine Vereinbarung über die dienstliche Nutzung, sonst stellst du ein Diensthandy. Wenn beides nicht passt, bleibt der stationäre Weg über die RFID-Zeiterfassung am Terminal.
Die Zeitbuchung geht trotzdem durch, an dieser Buchung fehlt dann der Standort. Erzwingen lässt sich die Freigabe nicht, darüber entscheidet das Betriebssystem des Geräts. Häuft sich das bei einer Person, ist das ein Gespräch wert und kein technisches Problem.
Die Zeitbuchung funktioniert auch dann. Kann der Standort nicht ermittelt werden, fehlt er an dieser Buchung, die Zeit selbst geht nicht verloren.
Kaum. Es sind zwei Positionsabfragen am Tag statt eines Dienstes, der dauerhaft mitläuft. Übertragen wird ein Koordinatenpaar an der Buchung, das fällt neben den Fotos aus der Baustellendokumentation nicht ins Gewicht.
Ja. In der Werkstatt ist die RFID-Zeiterfassung per Chip oft die bessere Wahl, und die Erfassung per App funktioniert auch ohne Standortfreigabe.