Projektzeiterfassung fürs Handwerk.
Zeit je Auftrag statt nur je Tag
Acht Stunden gearbeitet, das weißt du. Aber auf welchem Auftrag, und wofür genau? Projektzeiterfassung beantwortet die zweite Frage, und erst damit lässt sich hinterher rechnen.
Projektzeiterfassung heißt: Jede Stunde wird nicht nur dem Tag zugeordnet, sondern dem Auftrag und dem Arbeitsschritt. Zuschnitt, Oberfläche, Montage, Anfahrt. Am Ende steht nicht nur „Montag, 8 Stunden", sondern „Montag, 5 Stunden Montage auf A489023, 1,5 Stunden Fahrt, 1,5 Stunden Werkstatt".
Der Unterschied klingt klein, entscheidet aber darüber, ob du am Monatsende nur Löhne abrechnen kannst oder auch weißt, welche Aufträge sich rechnen.
Je nach Gewerk läuft das unter anderem Namen: Leistungserfassung auf dem Bau, Auftragszeiterfassung in der Werkstatt, Betriebsdatenerfassung in Betrieben mit eigener Fertigung. Der Kern ist überall derselbe, nämlich Zeit einer Arbeit zuzuordnen und nicht nur einem Datum. Am dringendsten wird die Zuordnung dort, wo Hallenstunden und Montagestunden auf demselben Auftrag zusammenlaufen müssen.
- Frage: Wie lange war wer da?
- Beginn, Ende, Pausen, Abwesenheiten.
- Geht an Lohnbuchhaltung und Steuerberater.
- Reicht für die Abrechnung, nicht für die Auswertung.
- Frage: Wofür ist die Zeit draufgegangen?
- Zeit je Auftrag und je Arbeitsschritt.
- Geht in die Nachkalkulation und ins nächste Angebot.
- Zeigt, wo ein Auftrag aus dem Ruder läuft.
Beides ist kein Entweder-oder. In Artesa entsteht aus denselben Buchungen beides: Der digitale Stundenzettel für den Lohn und die Auftragsauswertung für die Nachkalkulation. Deine Leute stempeln einmal, nicht zweimal.
Die Lohnsicht braucht das Büro jeden Monat, die Auftragssicht braucht der, der über den nächsten Ansatz entscheidet.
Der Auftrag gibt die Struktur vor
Ein Auftrag besteht aus Arbeitsschritten, und die legst du selbst fest: Kalkulation, Arbeitsvorbereitung, Zuschnitt, Oberfläche, Montage. Für wiederkehrende Auftragstypen legst du das einmal als Standardablauf an, danach hängt es an jedem neuen Auftrag dran.
Genau diese Schritte sind später die Zeilen in der Auswertung. Aufgebaut werden Aufträge und Schritte in der Auftragsplanung.
Gebucht wird im Moment der Arbeit
Die Leute stempeln direkt auf den Arbeitsschritt, an dem sie stehen: in der Handwerker-App auf der Baustelle, am Terminal per RFID-Chip in der Werkstatt. Auch Fahrt und Arbeit lassen sich trennen.
Das ist der Punkt, an dem Projektzeiterfassung steht oder fällt. Wer Stunden am Monatsende aus dem Kopf auf Aufträge verteilt, bekommt Zahlen, aber keine Wahrheit.
Auswertung am Auftrag, Export nach draußen
In der Auftragsakte siehst du jede Buchung mit Mitarbeiter, Zeitraum und Arbeitsschritt, dazu die Summe und den Vergleich mit dem, was geplant war.
Für die kaufmännische Seite gehen die Auftragszeiten per Export oder über Schnittstellen dorthin, wo bei dir abgerechnet wird.
Projektzeit und gesetzliche Aufzeichnung sind zwei Paar Schuhe
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung zielt auf Beginn, Ende und Pausen, nicht darauf, wofür die Zeit verwendet wurde. Projektzeiten sind ein betriebswirtschaftliches Werkzeug und ersetzen diese Aufzeichnung nicht, in Artesa fällt aber beides aus denselben Buchungen an. Was rechtlich verlangt ist, klärt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.
So sieht die Erfassung in Artesa aus
Das Video kommt aus unserem Handbuch. Neue Mitarbeiter arbeiten sich damit selbst ein, ohne dass du danebenstehen musst. Alle Videos im Handbuch
Wo die Stunden aus dem Rahmen fallen
14 Tage selbst testen oder vorher mit uns telefonieren
Du willst wissen, welcher Arbeitsschritt bei dir regelmäßig aus dem Rahmen fällt? Beschreib uns, wie deine Aufträge aufgebaut sind. Wir sagen dir, wie fein ihr die Zeiten dafür buchen müsst.
Das sagen Betriebe, die damit arbeiten
Häufig gestellte Fragen
Die Erfassung von Arbeitszeit je Auftrag und Arbeitsschritt statt nur je Tag. Im Handwerk spricht man auch von Auftragszeiterfassung. Ziel ist nicht die Lohnabrechnung, sondern die Frage, wie viel Zeit ein Auftrag tatsächlich gekostet hat.
Der Stundenzettel ist die Lohnsicht: Wer war wann da. Die Projektzeit ist die Auftragssicht: Wofür ist die Zeit draufgegangen. In Artesa entstehen beide aus denselben Buchungen, deine Leute erfassen also nur einmal.
So fein, dass du eine Abweichung noch zuordnen kannst, und so grob, dass niemand alle zehn Minuten umstempelt. In der Praxis sind drei bis acht Schritte je Auftragstyp ein guter Anfang. Lieber grob starten und nachschärfen, wenn die ersten Auswertungen zeigen, wo es unklar bleibt.
Am Terminal und in der App stehen die Aufträge, für die jemand eingeteilt ist, darunter die Arbeitsschritte. Die Auswahl bleibt kurz, und wer nicht suchen muss, bucht auch nicht auf den erstbesten Schritt. Der Rest ist eine Frage der Einführung, und die entscheidet sich bei den Leuten draußen.
Für die Zeiten ja, für den Nachweis beim Kunden nicht immer. Wenn du eine unterschriebene Leistungsbestätigung brauchst, nutzt du zusätzlich den digitalen Rapportzettel, der auf denselben Auftrag zeigt.
Der Teil davon, der mit Menschen zu tun hat, ja. Deine Leute melden am Terminal in der Halle oder in der App zurück, an welchem Arbeitsschritt sie stehen, wie lange und wann er fertig ist. Das ist die Rückmeldung, für die klassische BDE-Systeme gebaut wurden.
Was fehlt, ist die Maschinenseite: Artesa liest keine Daten aus der Steuerung, zählt keine Stückzahlen und erfasst keine Gut- und Schlechtmengen. Wer Maschinendaten braucht, braucht dafür ein eigenes System. Für die Werkstattplanung und die Nachkalkulation reicht die Zeit am Arbeitsschritt.
Ja, und dort ist es oft der größere Hebel. Werkstattstunden landen sonst als Sammelposten am Monatsende, während Baustellenstunden längst am Auftrag hängen. Über ein Terminal an der Maschine oder in der Halle stempelt das Team per RFID-Chip auf den Arbeitsschritt, an dem es gerade arbeitet: Zuschnitt, Kantenbearbeitung, Oberfläche. Damit wird die Fertigung in der Auswertung sichtbar statt still.
Nein. Artesa ist keine Kalkulations- oder Abrechnungssoftware: keine Angebote, keine Rechnungen, keine Stundenverrechnungssätze. Erfasst und ausgewertet werden Zeiten je Auftrag und Arbeitsschritt. Was daraus in Euro wird, rechnet dein ERP oder deine Buchhaltung, versorgt über Schnittstellen.