Digitale Auftragsakte fürs Handwerk.
Alles zum Auftrag an einem Ort
Kundendaten im CRM, Fotos auf dem Handy vom Monteur, das Aufmaß im Ordner und der Rest in einer WhatsApp-Gruppe. In der digitalen Auftragsakte liegt alles beim Auftrag, wo es hingehört.
Die Auftragsakte ist die digitale Version dessen, was in vielen Betrieben noch Auftragsmappe heißt: der Hefter, der beim Auftragseingang angelegt wird, mit dem Auftrag mitwandert und am Ende im Archiv landet. Auf dem Bau spricht man auch von der Baumappe, bei größeren Vorhaben von der Projektmappe. Gemeint ist immer dasselbe.
Das Prinzip bleibt gleich, nur der Hefter ist keiner mehr. Jeder Auftrag hat in Artesa eine eigene Akte mit Stammdaten, Arbeitsschritten, Terminen, Dokumenten, Fotos, ausgefüllten Formularen, erfassten Zeiten und der Historie dazu. Wer den Auftrag öffnet, sieht denselben Stand, egal ob im Büro am Rechner oder auf der Baustelle am Handy. In der App erscheint er bei denen, die über die Einsatzplanung darauf eingeteilt sind.
- Die Mappe liegt da, wo sie zuletzt jemand hingelegt hat.
- Fotos bleiben auf dem privaten Handy.
- Niemand weiß, ob der Zettel der aktuelle ist.
- Nach dem Auftrag verschwindet alles im Ordner.
- Ein Auftrag, ein Ort, für Büro und Baustelle gleich.
- Fotos und Dokumente landen direkt beim Auftrag.
- Änderungen sind sofort bei allen sichtbar.
- Auch Jahre später noch auffindbar.
Der eigentliche Gewinn ist nicht das Ablegen, sondern das Wiederfinden. Wenn der Kunde ein Jahr später anruft und fragt, welches Beschlagsystem damals verbaut wurde, ist das eine Frage von Sekunden statt von einem halben Vormittag im Aktenschrank.
Bei Objekteinrichtung Hengelhaupt hängt daran der Objektbau: Wie eine Sonderanfertigung aussehen soll, steht dort als Foto am Auftrag statt in einer Mail, nachvollziehbar auch dann, wenn mehrere Mitarbeiter beteiligt sind.
Dass das Wissen am Auftrag hängt und nicht bei dem Kollegen, der ihn begleitet hat, fällt meistens erst auf, wenn dieser Kollege zwei Wochen im Urlaub ist. Ab etwa zwanzig Mitarbeitern ist immer irgendwer im Urlaub.
Stammdaten, Arbeitsschritte und Status
Oben in der Akte stehen die harten Fakten: Kunde, Projekt, Baustellenadresse, Auftrags- und Projektnummer, Status. Darunter die Arbeitsschritte mit ihren Terminen und den Leuten, die dranhängen.
Braucht dein Betrieb eigene Felder wie Quadratmeter oder Materialart, lassen sich zusätzliche Auftragsmerkmale einrichten. Bei wiederkehrenden Auftragsarten bringt ein Standardablauf die Arbeitsschritte gleich beim Anlegen mit.
Dokumente, Pläne und Fotos
Pläne, Skizzen, Lieferscheine, Freigaben per Mail: Alles, was zum Auftrag gehört, liegt als Datei in der Akte. PDFs lassen sich direkt darin ansehen und mit Anmerkungen versehen, statt sie auszudrucken, zu bekritzeln und wieder einzuscannen.
Fotos kommen aus der App dazu, direkt aus der Situation heraus. Wie das im Alltag läuft, steht auf den Seiten zur Fotodokumentation und zur Baustellendokumentation.
Zeiten, Formulare und Historie
Was am Auftrag gearbeitet wurde, steht in der Akte: gebuchte Stunden je Arbeitsschritt, die im Stundenzettel zusammenlaufen und die Grundlage für die Nachkalkulation bilden.
Dazu kommen die ausgefüllten digitalen Formulare, etwa das Auftragsdatenblatt oder ein Abnahmeprotokoll mit Unterschrift. Und die Historie zeigt, wer wann was geändert hat.
So sieht die Auftragsakte in Artesa aus
Das Video kommt aus unserem Handbuch. Neue Mitarbeiter arbeiten sich damit selbst ein, ohne dass du danebenstehen musst. Alle Videos im Handbuch
Suchen ist keine Arbeitszeit
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Du suchst gerade wieder Unterlagen zu einem Auftrag von letztem Jahr? Leg einen deiner typischen Aufträge an und häng alles daran, was bei euch sonst verteilt liegt: Angebot, Fotos, Notizen, Formulare. Danach weißt du, ob du es beim nächsten Mal wiederfindest.
Das sagen Betriebe, die damit arbeiten
Häufig gestellte Fragen
Eine digitale Auftragsakte bündelt alles, was zu einem Auftrag gehört, an einer Stelle: Kunden- und Objektdaten, Arbeitsschritte und Termine, Dokumente und Fotos, ausgefüllte Formulare, erfasste Zeiten und die Änderungshistorie. Statt dass die Informationen über Ordner, Chats und Köpfe verteilt sind, öffnest du den Auftrag und siehst den kompletten Stand.
Im Kern ja. Auftragsmappe und Baumappe sind die gewachsenen Begriffe aus der Papierwelt, in der Werkstatt eher Auftragsmappe, auf dem Bau eher Baumappe. Gemeint ist beides Mal die Sammlung aller Unterlagen zu einem Auftrag. Die digitale Auftragsakte ist genau das, nur ohne Hefter und für alle gleichzeitig einsehbar.
Übliche Dateiformate wie PDF, Fotos aus der App oder Office-Dateien. In der Praxis sind das Pläne und Skizzen, Aufmaße, Lieferscheine, Freigaben, Mail-Anhänge und die Fotos vom Bestand vor Baubeginn. PDFs lassen sich in Artesa direkt öffnen und mit Anmerkungen versehen.
Das legst du über Rollen und Rechte fest. Ein Monteur braucht Plan, Aufmaß und Arbeitsschritte, nicht zwingend jede kaufmännische Information. In der App sieht die Kolonne draußen den Auftrag so, wie sie ihn für ihre Arbeit braucht.
Nein. Angebote, Rechnungen und Kalkulation gehören in dein ERP, deine Branchenlösung oder deine Buchhaltung. Artesa bildet die Arbeit am Auftrag ab und gibt die Daten dorthin weiter, wo abgerechnet wird. Angebunden wird das über die Schnittstellen. Ein fertiges Angebots-PDF kannst du natürlich als Dokument in der Akte ablegen.
Abgeschlossene Aufträge bleiben mit allen Dokumenten und Zeiten in Artesa auffindbar, du archivierst sie also nicht weg. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland und lassen sich exportieren, wenn du sie an anderer Stelle brauchst.