Digitale Plantafel fürs Handwerk.
Die Tafel, die den Überblick schafft
Die Magnettafel im Büro funktioniert erstaunlich gut. Sie hat nur zwei Schwächen: Sie hängt an einem Ort, und wenn jemand ein Schild umsteckt, weiß es niemand.
Eine digitale Plantafel soll die Magnettafel nicht komplizierter machen, sondern genauso schnell sein. Sie funktioniert deshalb, wie man es von der Tafel kennt: Einsatz greifen, verschieben, loslassen. Der Unterschied liegt darin, was danach passiert. Der Bauleiter, der am Vormittag drei Einsätze umwirft, verschiebt sie einmal, statt sie dreimal weiterzugeben.
Ein grafischer Leitstand aus der Fertigung macht im Grunde dasselbe. Auf der Tafel in Artesa liegen dabei nicht nur Maschinen, sondern auch Kolonnen, Fahrzeuge und Baustellen.
- Hängt an einer Wand im Büro.
- Wer draußen ist, sieht sie nicht.
- Umgesteckt ist nicht dokumentiert.
- Abwesenheiten stehen woanders.
- Auf jedem Gerät verfügbar.
- Änderungen sofort im Team sichtbar.
- Urlaub und Krankheit sind eingerechnet.
- Die Planung bleibt nachvollziehbar.
Die Tafel ist dabei der mittlere Schritt: Geplant wird, was im Auftrag als Arbeitsschritt angelegt ist, und was du auf einen Tag ziehst, steht kurz darauf als Einsatz in der Handwerker-App. Am nächsten Morgen bucht die Kolonne ihre Zeit auf genau diesen Arbeitsschritt, und aus geplanten Stunden werden gebuchte, die in der Projektzeiterfassung zusammenlaufen.
Team und Woche auf einen Blick
Auf der Tafel siehst du dein Team über die Woche: wer auf welcher Baustelle ist, wer in der Werkstatt steht und wo noch Luft ist. Kommt eine Anfrage rein, siehst du sofort, ob du zusagen kannst, statt es zu schätzen.
Die Farbe eines Kärtchens zeigt den Status: Entwurf transparent, fest geplant kräftig, abgeschlossen blass.
Auch am Tablet in der Werkstatt
Viele Betriebe hängen ein Tablet dort auf, wo früher die Magnettafel war: derselbe Blick beim Vorbeigehen, nur mit aktuellem Stand. Unterwegs holt sich jeder dieselbe Ansicht aufs Handy.
Abwesenheiten stecken schon drin
Urlaub und Krankmeldungen kommen aus demselben System, du planst also gar nicht erst jemanden ein, der im Abwesenheitskalender steht.
Tag, Woche, Monat: wie weit du auf die Tafel schaust
Eine Plantafel muss zwei Fragen beantworten, die weit auseinanderliegen: Wer fährt morgen früh wohin, und wie voll ist eigentlich der Oktober. Du wechselst dafür oben rechts die Ansicht, die Planung darunter bleibt dieselbe.
- Tag
Der Tag in Stunden aufgeteilt. Die Ansicht für den Morgen, an dem jemand krank anruft und drei Termine neu verteilt werden müssen.
- Woche
Stundenraster über die Werktage. Hier entsteht die Wochenplanung, die am Freitag steht.
- Monat
Ein klassischer Kalender, gut für die Frage, wann die großen Brocken liegen.
- Kalenderwochen
Spalten sind Kalenderwochen, Zeilen die Wochentage, dazu die Auslastung je Tag.
Der Blick über den nächsten Monat hinaus
In der Kalenderwochen-Ansicht steht an jedem Tag, wie stark dein Team eingeplant ist, und liegt der Wert über hundert Prozent, ist der Tag rot umrandet. Hinter der Frage nach dem Liefertermin steht damit eine Zahl statt einer Schätzung, gerechnet aus den hinterlegten Stunden der Kapazitätsplanung.
Nach Terminen oder nach Personen
Jede dieser Ansichten lässt sich auf die Mitarbeiteransicht umstellen: Links stehen dann deine Leute, oben läuft die Zeit, jeder hat seine eigene Zeile. Für die Frage „wer ist frei?“ ist das der schnellere Weg, für „was steht an?“ die Ansicht nach Terminen. Beim kurzfristigen Umplanen kommt die Disposition dazu.
Was in einer Zeile stehen darf
- Kolonnen statt einzelner Namen
In vielen Betrieben plant niemand Person für Person. Du ziehst den Arbeitsschritt auf die Kolonne, und er gilt für alle darin. Wechselnde Besetzungen bildest du über die Kolonnenplanung ab.
- Ein Schritt darf über Wochen laufen
Anzahl der Mitarbeiter, Tage und Stunden ergeben die Auslastung. Größere Vorhaben beschreibt die Baustellenplanung.
- Die Reihenfolge der Zeilen ist eure
Nach Betriebslogik statt nach Alphabet. Sieht die Tafel aus wie die Magnettafel vorher, muss beim Umstieg niemand neu suchen. Wie so ein Umstieg ausgeht, zeigt Ammann Treppenbau.
Was noch nicht terminiert ist, verschwindet nicht
Die häufigste Sorge beim Abhängen der Magnettafel: dass ein abgenommenes Schild danach nirgends mehr auftaucht. Dafür liegt neben der Tafel eine Leiste mit allem, was schon angelegt, aber noch nicht datiert ist.
Von dort ziehst du einen Arbeitsschritt auf einen Tag und eine Person, und platzt der Termin, geht er denselben Weg zurück, statt gelöscht zu werden. Angelegt werden sie in der Auftragsakte.
Fahrzeuge und Geräte auf derselben Tafel
Knapp sind selten nur die Leute. Knapp sind der Steiger, der Anhänger und das eine Messgerät, das zwei Kolonnen am selben Dienstag brauchen. Ein Fahrzeug oder ein Gerät legst du deshalb als eigene Ressource an und ordnest es einem Arbeitsschritt zu: Es bekommt seine Zeile in der Tafel, ohne eigenen Login, und eine Doppelbelegung fällt beim Planen auf statt morgens um halb sieben auf dem Hof.
Wo die Grenze liegt
Das ist Belegungsplanung: Du siehst, wann welches Fahrzeug wo gebunden ist. Eine Routenoptimierung rechnet Artesa nicht, und eine Lagerverwaltung für Kleinmaterial ersetzt es auch nicht.
So sieht die Plantafel in Artesa aus
Die Videos kommen aus unserem Handbuch. Neue Mitarbeiter arbeiten sich damit selbst ein, ohne dass du danebenstehen musst. Alle Videos im Handbuch
Was von der Magnettafel bleibt
14 Tage selbst testen oder vorher mit uns telefonieren
Eure Wochenplanung hängt als Magnettafel im Büro? Bau die nächste Woche einmal auf der digitalen Tafel nach, parallel zur echten Tafel, und schieb dann einen Auftrag. Nach dem ersten Umstecken weißt du, was gleich bleibt und was wegfällt.
Das sagen Betriebe, die damit arbeiten
Häufig gestellte Fragen
Eine Übersicht, die zeigt, welcher Mitarbeiter wann auf welchem Auftrag eingeplant ist. Sie ersetzt die Magnettafel im Büro und ist auf jedem Gerät verfügbar, auch unterwegs.
Die Plantafel ist die Ansicht, die Einsatzplanung ist die Tätigkeit dahinter. Im Alltag werden die Begriffe synonym verwendet.
Beides steuerst du über die Rollen: Üblich ist, dass die Bauleitung die ganze Tafel sieht und umplant, während Monteure ihre eigenen Einsätze sehen, sie aber nicht verschieben. Falls doch etwas verrutscht, bleibt es nicht unbemerkt, denn die betroffenen Mitarbeiter werden über die Änderung informiert. Welche Rechte an welcher Rolle hängen, steht im Handbuch unter Rollen.
Über die Filter oben links: nur deine eigenen Aufträge, nur bestimmte Arbeitsschritte oder nur eine Kolonne. Ein Klick auf das gelbe Minus setzt alle zurück.
Ja, über ein Kalender-Abo. Du hinterlegst den Link aus Artesa einmal in Outlook, Google oder Apple Kalender, danach laufen Einsätze und Abwesenheiten dort automatisch mit. Umgekehrt im Kalender zu planen statt auf der Tafel stößt schnell an Grenzen, das haben wir unter Outlook als Planungswerkzeug aufgeschrieben.
Genau dafür ist sie gedacht. Du verschiebst den Einsatz, und die Betroffenen sehen es auf ihrem Gerät, ohne dass du jemanden anrufen musst. Warum verschoben wurde, schreibst du in den Auftragschat, dann steht die Begründung beim Auftrag.
Nicht immer. Bei kleinen Betrieben, die morgens alle am Hof starten, ist die analoge Tafel oft das effizientere Werkzeug. Wann sich der Wechsel rechnet und wann nicht, steht im Artikel digitale oder analoge Plantafel.