Urlaubsantrag fürs Handwerk.
Weg vom Zettel auf dem Schreibtisch
Urlaub beantragen ist in vielen Betrieben immer noch ein Zettel, der irgendwo liegen bleibt. Digital dauert der ganze Ablauf vom Antrag bis zur Freigabe ein paar Minuten, und danach weiß jeder Bescheid.
Ein Urlaubsantrag ist eigentlich eine simple Sache: Ein Mitarbeiter sagt, wann er weg will, jemand entscheidet darüber, und danach muss es in der Planung stehen. Schwierig wird es erst durch den Weg dazwischen.
Der Zettel wandert von der Baustelle ins Büro, liegt dort auf einem Stapel und wird zwei Wochen später unterschrieben. In der Zwischenzeit hat schon ein Kollege denselben Zeitraum beantragt, und beide sind fest verplant. Der digitale Urlaubsantrag löst nicht die Frage, wer Vorrang hat, aber er sorgt dafür, dass du sie triffst, bevor es zu spät ist. Wer im gewünschten Zeitraum ohnehin schon fehlt, zeigt vor dem Absenden der Abwesenheitskalender.
Ich hab den Zettel doch vor drei Wochen abgegeben, hast du den nicht?
Mit dem Antrag im System ist der Stand für alle derselbe:
- Der Antrag ist ab dem Absenden sichtbar, nicht erst nach der Fahrt ins Büro.
- Beim Beantragen stehen die verbleibenden Urlaubstage direkt daneben.
- Genehmigt, abgelehnt oder noch offen ist jederzeit erkennbar.
- Wer genehmigt hat und wann, bleibt dokumentiert.
Antrag stellen, vom Handy aus
Der Mitarbeiter öffnet die Abwesenheiten, wählt Zeitraum und Grund und schickt den Antrag ab. Wochenenden und Feiertage rechnet Artesa selbst heraus, gezählt werden die Werktage. Welche Gründe zur Auswahl stehen, legt der Betrieb in der Abwesenheitsplanung fest.
Wie viele Tage im Jahr noch übrig sind, steht direkt im selben Dialog. Damit fällt die häufigste Rückfrage weg, bevor sie gestellt wird.
Bei Bedarf trägt er zusätzlich eine Vertretung ein. Die bekommt dann ebenfalls eine Benachrichtigung und bestätigt oder lehnt ab. Für viele in der Mannschaft ist der Antrag der erste Vorgang, den sie überhaupt in der App erledigen.
Genehmigen, ohne Stapel
Der zuständige Vorgesetzte wird benachrichtigt und sieht den Antrag im Kalender. Noch nicht genehmigte Einträge erscheinen transparent, in der Tabelle steht der Status auf Offen.
Genehmigen oder ablehnen geht mit einem Klick, bei mehreren Anträgen auch für eine ganze Auswahl auf einmal. Der Mitarbeiter bekommt die Entscheidung automatisch mit.
Wer den Ablauf im Detail nachlesen will, findet ihn im Handbuch unter Abwesenheiten.
Danach sieht es das ganze Team
Ein genehmigter Urlaub steht im Abwesenheitskalender und in der Plantafel. Wer verplant werden soll, ist an dem Tag nicht mehr verfügbar, und das fällt beim Planen auf und nicht erst am Montagmorgen.
Die Stunden landen über das hinterlegte Arbeitszeitmodell auch im Stundenzettel, sodass die Zeiterfassung ohne Nacharbeit vollständig bleibt.
Für die Lohnabrechnung ist Artesa nicht zuständig. Die genehmigten Abwesenheiten lassen sich gefiltert als CSV exportieren oder über Schnittstellen an das System weitergeben, in dem bei dir abgerechnet wird.
Das Einsammeln und Prüfen bleibt Aufgabe des Büros, nur ohne Nachfragen nach fehlenden Zetteln.
Anträge ohne Liste an der Bürotür
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Bei dir hängt der Urlaubsantrag noch als Liste an der Bürotür und du weißt nie genau, wer schon gefragt hat? Leg dir zwei Leute an, stell als der eine einen Antrag und genehmige ihn als der andere. Der ganze Weg dauert keine fünf Minuten, und danach weißt du, ob deine Leute damit klarkommen.
Das sagen Betriebe, die damit arbeiten
Häufig gestellte Fragen
Der Mitarbeiter wählt in der App Zeitraum und Abwesenheitsgrund aus und schickt den Antrag ab. Vorgesetzter und, falls eingetragen, die Vertretung bekommen eine Benachrichtigung und geben frei oder lehnen ab. Danach steht der Urlaub im Kalender und in der Planung. Der Papierzettel entfällt komplett.
Das Bundesurlaubsgesetz schreibt keine Form vor, rechtlich wäre also auch mündlich möglich. In der Praxis will man trotzdem festhalten, wer was wann beantragt und genehmigt hat. Genau das macht die digitale Variante, ohne dass jemand ein Formular ausfüllen muss.
Beim Antrag wird der zuständige Vorgesetzte hinterlegt, der bestätigt oder ablehnt. Was jemand darüber hinaus sehen und tun darf, steuerst du über die Rollen. In kleineren Betrieben genehmigt meist der Chef alles, in größeren die jeweilige Bereichsleitung.
Im Abwesenheitskalender sind die Abwesenheiten des Teams sichtbar, und das ist auch der Sinn der Sache: Jeder erkennt vor dem Antrag, ob in der Woche schon drei Kollegen weg sind. Wie viel im Detail sichtbar ist, hängt an den Rollen.
Die Abwesenheit lässt sich bearbeiten. Je nach Änderung ist danach eine erneute Bestätigung durch Vorgesetzten oder Vertretung nötig, und alle Beteiligten werden darüber benachrichtigt. Die Planung zieht automatisch nach.
Je Abwesenheitsart legst du fest, ob sie arbeitszeitrelevant ist. Bei Urlaub ist sie es üblicherweise: Der Tag bucht die Soll-Stunden aus dem Arbeitszeitmodell und zieht den Saldo nicht ins Minus. Wie sich das über den Monat aufaddiert, steht beim Arbeitszeitkonto.
Ja, der Ablauf ist derselbe. Die Abwesenheitsgründe legst du selbst fest, von Krankheit über Berufsschule bis Sonderurlaub. Wird jemand im Urlaub krank, wird für den Zeitraum eine Krankmeldung eingetragen und die Urlaubstage wandern zurück aufs Konto. Mehr dazu im Blog Urlaubsplanung mit Artesa und in Wenn die halbe Mannschaft ausfällt.