Prüfprotokoll fürs Handwerk.
Geprüft ist erst, was auch belegt ist
Eine Prüfung dauert oft ein paar Minuten. Der Nachweis darüber muss Jahre später noch auffindbar sein, und zwar mit Datum, Prüfer und Ergebnis.
Ein Prüfprotokoll hält fest, dass etwas geprüft wurde, von wem, wann und mit welchem Ergebnis. Es sagt nichts darüber, ob dabei repariert wurde. Genau das ist der Punkt: Ein Prüfprotokoll ist eine Feststellung, kein Arbeitsbericht.
In der Elektrotechnik hängt daran die Prüfung ortsveränderlicher und ortsfester Betriebsmittel nach DGUV Vorschrift 3, im Gerüstbau die Freigabe nach dem Aufbau und die wiederkehrende Kontrolle danach. Zwei ganz unterschiedliche Prüfungen, dieselbe Anforderung ans Dokument: nachvollziehbar, vollständig, wiederauffindbar.
Im Alltag ist es trotzdem das Dokument, das am ehesten verschwindet. Es entsteht auf einem vorgedruckten Block, wandert in die Mappe im Bulli und liegt im günstigen Fall zwei Wochen später im Büro. Wenn dann jemand fragt, wann die Anlage zuletzt geprüft wurde, beginnt die Suche.
- Stellt den Zustand zu einem Zeitpunkt fest.
- Endet mit einem Ergebnis, bestanden oder nicht.
- Nennt Prüfer, Datum und Prüfumfang.
- Wiederholt sich in festen Abständen.
- Hält fest, was gemacht wurde.
- Listet Tätigkeiten, Material und Zeiten.
- Ist die Grundlage für die Abrechnung.
- Folgt oft direkt auf die Prüfung.
Beides fällt häufig im selben Termin an, gehört aber getrennt dokumentiert. Der Techniker prüft die Anlage, findet einen Mangel, behebt ihn und prüft nach. Das sind zwei Vorgänge und zwei Dokumente, auch wenn es eine Anfahrt war. In den Plan kommen solche wiederkehrenden Termine als Serviceauftrag.
Ausgefüllt wird das Protokoll von dem, der prüft, vor Ort statt abends aus dem Gedächtnis.
Eine Vorlage je Prüfart
Elektro prüft anders als Gerüstbau, und die ortsveränderlichen Betriebsmittel brauchen andere Felder als eine ortsfeste Anlage. Deshalb liegt für jede Prüfart eine eigene Vorlage bereit, mit genau den Feldern, die dein Prüfumfang verlangt.
Wir bauen die Formulare zusammen mit dir auf, so wie ihr heute prüft. Wenn du dein bestehendes Protokoll auf Papier mitbringst, ist das die beste Vorlage dafür.
Reine Abhaklisten ohne Beleg, der Rundgang zu Schichtbeginn etwa, brauchen kein eigenes Formular: Die hängst du als Checkliste an den Arbeitsschritt.
Kein Abschluss ohne Protokoll
Du kannst festlegen, dass ein Arbeitsschritt erst dann fertig gemeldet werden kann, wenn das Formular vollständig ausgefüllt und die geforderten Fotos hochgeladen sind. Das halbe Protokoll, das noch nachgereicht werden sollte, entsteht damit gar nicht erst.
Auffälligkeiten hältst du mit Bild fest, statt sie zu beschreiben. Dieselbe Logik wie in der Fotodokumentation, nur eben im Prüfformular.
Auffindbar, auch in drei Jahren
Das ausgefüllte Protokoll landet in der Auftragsakte, zusammen mit Fotos, Zeiten und dem Rest der Vorgeschichte. Wer wissen will, was beim letzten Mal war, schaut dort nach, statt im Ordnerregal. So arbeitet PEHA Reparatur und Anlagenbau: Die Anlagenbau-Dokumentation liegt dort in derselben Auftragsstruktur wie Termine und Kundendaten, ohne separaten Aktenordner.
Geprüft ist nicht gleich nachgewiesen
14 Tage selbst testen oder vorher mit uns telefonieren
Du prüfst regelmäßig, aber der Nachweis dazu liegt verteilt auf Blöcken, Handys und im Büro? Sag uns, was bei euch geprüft wird und wer den Nachweis später braucht. Wir sagen dir, wie das Protokoll digital aussieht.
Das sagen Betriebe, die damit arbeiten
Häufig gestellte Fragen
Ein Formular, das die Prüfung direkt auf Tablet oder Smartphone dokumentiert: Prüfgegenstand, Datum, Prüfer, Prüfumfang, Feststellungen und Ergebnis. Es wird vor Ort ausgefüllt und unterschrieben und liegt danach digital am Auftrag statt auf einem Durchschlag.
Ja, das ist ein typischer Anwendungsfall. Du legst eine Vorlage mit den Feldern an, die du brauchst: Betriebsmittel und Kennzeichnung, Prüfumfang, Messwerte, Sichtprüfung, Ergebnis, Prüfer und Datum. Bei ortsveränderlichen Betriebsmitteln kommt meist eine Zeile je Gerät dazu, bei ortsfesten Anlagen die Zuordnung zum Objekt.
Welche Prüffristen gelten und welchen Umfang eine Prüfung haben muss, ergibt sich aus der Vorschrift, der Gefährdungsbeurteilung im Betrieb und den Herstellerangaben. Artesa bringt dafür keine fertigen Fristen mit und überwacht sie nicht von allein: Die Wiedervorlage setzt du als Termin am Auftrag. Für den rechtlichen Rahmen bleibt die Fachkraft für Arbeitssicherheit oder der Ansprechpartner bei der Berufsgenossenschaft die richtige Adresse. Stand: August 2026.
Das Prüfprotokoll stellt einen Zustand fest und endet mit einem Ergebnis. Das Wartungsprotokoll hält fest, welche Arbeiten ausgeführt wurden, und ist damit näher am Regiebericht. Fällt beides im selben Termin an, sind es trotzdem zwei Dokumente.
Im Protokoll steht er als Feststellung, mit Foto und Ergebnis. Die Behebung ist ein eigener Vorgang mit eigenem Termin, und der drängt meistens. Wer kurzfristig hinfährt und was aus der laufenden Woche dafür weicht, entscheidest du in der Disposition.
Über die Planung, nicht über einen Gerätestamm. Artesa führt kein Verzeichnis einzelner Betriebsmittel mit hinterlegten Prüffristen. Wiederkehrende Prüfungen legst du als wiederkehrende Serviceaufträge an, dann stehen sie im Plan und gehen nicht unter. Wo ein Serientermin im Outlook-Kalender dafür an seine Grenzen kommt, haben wir gegenübergestellt.
Ja, direkt auf dem Gerät, genau wie beim Abnahmeprotokoll. Wo eine Vorschrift oder ein Vertrag eine bestimmte Form verlangt, gehört das vorher geklärt.
Nicht automatisch. Artesa liest keine Messgeräte aus. Die Werte trägst du ins Formular ein, oder du hängst den Ausdruck des Prüfgeräts als Datei an den Auftrag. Wenn Daten aus einem anderen System kommen sollen, ist der Weg dafür über Schnittstellen und die REST-API.