Arbeitszeiterfassung fürs Handwerk.
Was Pflicht ist und was das für deinen Betrieb heißt
Die Frage kommt in fast jedem Erstgespräch: Muss ich das jetzt digital machen? Die kurze Antwort: Erfassen musst du auf jeden Fall. Wie, hängt von der Betriebsgröße ab.
Arbeitszeiten müssen dokumentiert werden, und zwar die tatsächlich geleisteten. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen müssen. Ein Dienstplan reicht dafür nicht, weil er zeigt, was geplant war, nicht was passiert ist.
Zu dokumentieren sind Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sowie die Pausen. Für Überstunden und Sonntagsarbeit gilt die Aufzeichnungspflicht nach dem Arbeitszeitgesetz ohnehin schon lange. Wer auf Papier erfasst, erfüllt die Anforderung grundsätzlich auch.
Im Blog haben wir das Thema mit mehr Praxisbezug aufbereitet: Arbeitszeiterfassung im Handwerk.
Elektronische Erfassung ist noch kein Gesetz
Ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums von 2023 sah eine elektronische Erfassung vor, mit einer Ausnahme für Betriebe bis zehn Mitarbeiter. Verabschiedet ist er bis heute nicht. Wer heute auf Papier erfasst, verstößt damit nicht gegen eine bestehende Pflicht, ist aber für eine mögliche Neuregelung nicht aufgestellt.
Praxis eingeordnet, kein Rechtsrat
Wir bauen Software und ordnen hier ein, wie Betriebe im Alltag mit der Aufzeichnungspflicht umgehen. Für die verbindliche Auslegung in deinem Fall frag Innung, Steuerberater oder einen Fachanwalt. Den größeren Zusammenhang fasst der Artikel Zeiterfassung im Handwerk zusammen.
- Beginn, Ende, Dauer
Die tatsächliche Arbeitszeit, nicht die geplante.
- Pausen
Gehören mit dokumentiert.
- Zeitnah festgehalten
Im Bau innerhalb von sieben Kalendertagen nach dem Arbeitstag.
- Nachvollziehbar aufbewahrt
Die Aufzeichnungen müssen später prüfbar sein.
- Dienstplan reicht nicht
Er zeigt die Planung, nicht die geleistete Arbeit. Was für morgen vorgesehen ist, bleibt Sache der Einsatzplanung.
Wer prüft, und was passiert, wenn nichts da ist
- Arbeitsschutzbehörden der Länder
Sie schauen auf das Arbeitszeitgesetz, also auf Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausen.
- Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls
Mindestlohn und die dazugehörigen Aufzeichnungen. Im Bau passiert das meist unangekündigt und direkt auf der Baustelle.
- Bis zu 30.000 Euro je Verstoß
Diesen Rahmen sehen Arbeitszeit- und Mindestlohngesetz bei fehlenden, unvollständigen oder zu spät geführten Aufzeichnungen vor. Die Höhe hängt von Umfang und Vorsatz ab.
Häufiger als eine Prüfung trifft Betriebe der Streit über Stunden. Klagt jemand Mehrarbeit ein und der Betrieb hat keine eigenen Aufzeichnungen, fehlt die Gegenzahl. Wer Überstunden sauber führt, hat diese Gegenzahl.
Im Bau gilt zusätzlich das Mindestlohngesetz
Zwei Pflichten landen im Alltag gern in einem Topf, obwohl sie aus verschiedenen Richtungen kommen. Die eine stammt aus dem Arbeitsschutz und trifft jeden Betrieb: das BAG-Urteil von 2022 zusammen mit dem Arbeitszeitgesetz. Die andere steht in Paragraf 17 des Mindestlohngesetzes und gilt zusätzlich für bestimmte Branchen, darunter das Baugewerbe, den Gerüstbau und die Gebäudereinigung.
Für diese Betriebe sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Minijobber fallen ausdrücklich darunter, und zwar unabhängig von der Branche. Wo nicht jeder in der Kolonne einzeln stempelt, kommen die Stunden im Bau oft über die Besetzung im Bautagesbericht zusammen.
- Gilt für jeden Betrieb, unabhängig von Branche und Größe.
- Beginn, Ende, Dauer und Pausen der tatsächlichen Arbeitszeit.
- Die Form ist frei, Papier ist zulässig.
- Zuständig: die Arbeitsschutzbehörden der Länder.
- Zusätzlich für Bau, Gerüstbau, Gebäudereinigung und weitere Branchen.
- Beginn, Ende und Dauer, spätestens sieben Kalendertage danach.
- Mindestens zwei Jahre aufbewahren, Minijobber eingeschlossen.
- Zuständig: die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls.
Was überhaupt als Arbeitszeit zählt
Gleich nach der Pflicht kommt die Frage, die im Betrieb wirklich diskutiert wird: Zählt die Fahrt zur Baustelle?
Wer morgens in den Betrieb kommt, Material auflädt und dann rausfährt, ist ab dem Betriebshof in der Arbeitszeit. Die direkte Fahrt von zu Hause zur Baustelle gilt dagegen häufig als Wegezeit. Dazwischen hängt viel an Anordnung, Tarifvertrag oder betrieblicher Regelung: Sammelplatz statt Betriebshof, Fahrer gegen Beifahrer, Wegezeitentschädigung nach Bautarif. Führt das bei euch regelmäßig zu Diskussionen, ist eine schriftliche Regelung mehr wert als jede Einzelfallentscheidung am Monatsende.
Für die Erfassung heißt das: Fahrt, Rüsten und Arbeit auf der Baustelle sollten getrennt sichtbar sein. In Artesa läuft jede Buchung entweder auf einen Auftrag oder auf eine Verteilzeit, die Anfahrt kann als eigener Arbeitsschritt am Auftrag hängen. Je Auftrag läuft das in der Projektzeiterfassung zusammen, und welcher Anteil der bezahlten Stunden auf Verteilzeiten geht, rechnet die Kapazitätsplanung aus.
Eintragen darf das Team, verantwortlich bleibt der Betrieb
Die Erfassung darf an die Mitarbeiter delegiert werden, und so läuft es in den meisten Betrieben. Die Verantwortung wandert nicht mit: Der Arbeitgeber muss dafür sorgen, dass tatsächlich erfasst wird, also stichprobenweise draufschauen und nachhaken, wenn Tage leer bleiben.
Vertrauensarbeitszeit ist damit nicht vom Tisch. Frei über die Lage der eigenen Arbeitszeit zu entscheiden, ändert nichts daran, dass sie festgehalten wird.
Praktisch stempeln die Mitarbeiter selbst, reichen ihren Stundenzettel ein, und der Verantwortliche gibt ihn frei. In der Übersicht siehst du für alle, wo etwas fehlt, etwa ein Soll-Arbeitstag ohne Erfassung. Nachfragen musst du dann nur dort.
Sonderfälle im Betrieb
- Minijobber und Aushilfen
Für geringfügig Beschäftigte gilt die Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz in jeder Branche. Bei Zollkontrollen ist das erfahrungsgemäß der erste Blick.
- Auszubildende
Zählen als Arbeitnehmer, ihre Zeiten gehören genauso dokumentiert. Bei Minderjährigen kommt das Jugendarbeitsschutzgesetz mit eigenen Grenzen dazu.
- Mitarbeiter Familienangehörige
Für Ehepartner, Kinder und Eltern des Inhabers sieht das Mindestlohngesetz eine Ausnahme von der Aufzeichnungspflicht vor. Andere Verwandte fallen nicht darunter.
- Der Inhaber selbst
Als Inhaber bist du kein Arbeitnehmer und musst für dich nichts aufzeichnen. Viele tun es trotzdem, weil sonst in der Nachkalkulation die eigenen Stunden fehlen.
Erfassen, ohne dass es Arbeit macht
Die Pflicht ist das eine, die Akzeptanz im Team das andere. Erfahrungsgemäß scheitert es selten am Gesetz und fast immer daran, dass das Erfassen zu umständlich ist.
Deshalb geht es bei Artesa in wenigen Sekunden: per App auf der Baustelle oder per Chip in der Werkstatt.
Abwesenheiten gehören dazu
Urlaub, Krankheit und Überstunden stehen im selben System wie die Arbeitszeiten. Damit ist die Dokumentation vollständig und du musst sie nicht aus zwei Quellen zusammensetzen. Was daraus an Plus und Minus zusammenläuft, führt das Arbeitszeitkonto.
Im Prüfungsfall zählt, wie schnell es auf dem Tisch liegt
Verlangt wird die Aufzeichnung für den geprüften Zeitraum, lesbar und jedem Mitarbeiter zuzuordnen. Aus einem Ordner mit Zetteln wird daraus eine Suchaktion, aus dem System ein Export.
In Artesa bleiben die Zeiten gespeichert und lassen sich als CSV ziehen. Wird eine Zeit von Hand geändert, ist sie als Nachtrag gekennzeichnet und lässt sich mit einer Bemerkung versehen. Die manuelle Bearbeitung kann im Arbeitszeitmodell auch komplett gesperrt werden, dann kommen die Zeiten ausschließlich aus der Erfassung.
Nachweisen, ohne Extraarbeit
14 Tage selbst testen oder vorher mit uns telefonieren
Unsicher, ob eure Dokumentation einer Prüfung standhält? Erzähl uns, wie ihr die Stunden heute festhaltet. Wir sagen dir, was sich davon in Artesa von selbst ergibt und was ihr weiterhin schriftlich regeln müsst.
Das sagen Betriebe, die damit arbeiten
Häufig gestellte Fragen
Ja. Die Erfassung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten ist Pflicht, mit Beginn, Ende, Dauer und Pausen. Das gilt unabhängig von der Betriebsgröße. Im Baugewerbe und einigen weiteren Branchen kommt die Aufzeichnungspflicht nach Paragraf 17 des Mindestlohngesetzes obendrauf, mit eigener Frist und eigener Aufbewahrungsdauer.
Bislang nicht. Ein Referentenentwurf von 2023 sah das vor, mit einer Ausnahme für Betriebe bis zehn Mitarbeiter, verabschiedet ist er bis heute nicht. Wer heute auf Papier erfasst, erfüllt die Dokumentationspflicht. Digital erfassen hat trotzdem gute Gründe, nur ist der Gesetzesdruck aktuell nicht einer davon. Den Wechsel löst die Größe aus, nicht das Gesetz: Ab zehn Leuten kommen die Zettel nicht mehr vollständig zurück.
Für leitende Angestellte im arbeitsrechtlichen Sinn gelten Ausnahmen. Der Begriff ist dabei deutlich enger, als er im Alltag benutzt wird: Meister, Bauleiter und Poliere fallen in aller Regel nicht darunter, auch wenn sie ein Team führen. Minijobber, Aushilfen und Auszubildende sind ebenfalls nicht ausgenommen. Wer in deinem Betrieb tatsächlich leitender Angestellter ist, klärst du besser einmal arbeitsrechtlich, als es anzunehmen.
Im Bau und den anderen Branchen mit MiLoG-Aufzeichnungspflicht gilt: mindestens zwei Jahre. Das Arbeitszeitgesetz nennt für die Aufzeichnung der über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehenden Stunden ebenfalls zwei Jahre. Steuer- und sozialversicherungsrechtlich können längere Fristen greifen, was davon auf deinen Betrieb zutrifft, klärst du mit deinem Steuerberater. In Artesa bleiben die Zeiten gespeichert und abrufbar.
Formal ja, solange Beginn, Ende, Dauer und Pausen je Tag und Mitarbeiter drinstehen und die Datei prüfbar aufbewahrt wird. Die Schwächen zeigen sich im Betrieb: Jemand muss die Zettel abtippen, Änderungen bleiben unsichtbar, und bei zwölf Leuten auf Baustellen kursieren zwölf Dateien in unterschiedlichen Ständen. Wo Excel im Handwerk sonst noch kippt, steht hier: Excel im Handwerk.
Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er bei der Ausgestaltung mit, sobald die Erfassung technisch läuft: welche Daten erhoben werden, wer sie sieht, wie lange sie gespeichert bleiben. Das Ob ist dagegen gesetzlich vorgegeben. Die meisten Handwerksbetriebe haben keinen Betriebsrat. Eine schriftliche Regelung lohnt sich trotzdem, damit im Team klar ist, was gilt. Wer in Artesa welche Zeiten sieht, hängt an den Rollen, nachzulesen im Handbuch.
Eine Unterschrift verlangt das Gesetz nicht. Sinnvoll ist eine Bestätigung trotzdem, weil eine abgezeichnete Zeit später selten noch bestritten wird. In Artesa reicht jeder seinen Stundenzettel ein, der Verantwortliche genehmigt oder lehnt ab, eine Ablehnung immer mit Begründung. Für Betriebe, in denen die Mitarbeiter nicht selbst einreichen, gibt es Einreichen und Genehmigen in einem Schritt. Prüfung und Freigabe vor dem Lohnlauf macht das Büro.
Freiwillig ist die Erfassung nicht: Der Betrieb muss die Zeiten aufzeichnen und legt fest, auf welchem Weg das passiert. Meistens geht es bei der Weigerung aber gar nicht um die Pflicht, sondern um das Gerät oder um die Sorge, überwacht zu werden. Lösbar ist beides, das Gerät mit dem Terminal in der Werkstatt, die Sorge mit einer klaren Auskunft an die Kolonnen.
Aufheben. Die Aufbewahrungsfristen laufen für die zurückliegenden Zeiträume weiter, egal womit du heute erfasst. Rückwirkend abtippen musst du nichts. Üblich ist ein Stichtag zum Monats- oder Jahresanfang: Ab da läuft alles digital, davor bleibt der Ordner im Schrank, bis die Frist durch ist.