Wartungsprotokoll fürs Handwerk.
Was geprüft wurde, steht schwarz auf weiß
Nach der Wartung zählt nicht, was der Monteur im Kopf hat, sondern was im Protokoll steht. Genau daran hängt später die Rechnung, die Gewährleistung und die Frage, ob jemand rechtzeitig wiederkommt.
Ein Wartungsprotokoll hält vier Dinge fest: was geprüft wurde, welche Werte dabei herauskamen, welche Mängel offen sind und wann der nächste Termin fällig ist. Klingt überschaubar, und trotzdem ist es der Zettel, der im Betrieb am häufigsten unvollständig zurückkommt.
Typisch ist der Ablauf danach: Das Blatt liegt drei Tage im Auto, im Büro entziffert jemand die Messwerte, ruft beim Monteur an, weil ein Feld leer ist, und tippt das Ganze ab. Bis das Protokoll beim Kunden ist, hat es niemand mehr eilig.
- Prüfpunkte in fester Reihenfolge
Jeder arbeitet dieselbe Liste ab, egal wer fährt.
- Messwerte als Zahl
Druck, Temperatur, Abgaswerte, direkt im Feld statt am Rand notiert.
- Mängel mit Foto
Der verschlissene Teil ist zu sehen, nicht nur beschrieben.
- Nächster Termin vermerkt
Das Intervall steht im Protokoll, nicht nur im Kopf des Kollegen.
Der Unterschied zum Papierprotokoll ist weniger die Optik als die Vollständigkeit. Du kannst Felder zu Pflichtfeldern machen und einen Arbeitsschritt erst abschließen lassen, wenn alles erfasst ist. Was nicht ausgefüllt ist, fällt vor Ort auf und nicht drei Tage später im Büro.
Arbeiten, die über den Wartungsvertrag hinausgehen, gehören nicht ins Protokoll, sondern in den Regiebericht. Die Trennung erspart die Diskussion, was von der Pauschale gedeckt war.
Eine Vorlage je Anlagentyp
Eine Gastherme wird anders geprüft als eine Lüftungsanlage oder ein Tor. Deshalb bekommt jeder Anlagentyp seine eigene Vorlage mit den Prüfpunkten, die dort wirklich abzuarbeiten sind.
Wir bauen die Vorlage nach deinem bestehenden Protokoll. Was ihr heute auf Papier abhakt, steht danach in derselben Reihenfolge auf dem Gerät, damit sich für die Monteure möglichst wenig ändert.
Gehört zur Wartung immer dieselbe Abfolge von Arbeitsschritten, legst du sie einmal als Standardablauf an, dann hängt die Vorlage beim nächsten Turnus schon am Auftrag, bevor jemand losfährt.
Messwerte direkt an der Anlage
Werte werden dort eingetragen, wo sie abgelesen werden. Kein Zwischenschritt auf einem Notizzettel, kein Abtippen im Büro, keine Zahl, die sich beim Übertragen um eine Stelle verschiebt.
Weil das Protokoll am Auftrag hängt, findest du beim nächsten Turnus die Werte vom letzten Mal an derselben Stelle. Ob ein Druck langsam abfällt, sieht man erst im Vergleich über mehrere Jahre.
Mängel, Unterschrift, nächster Termin
Was aufgefallen ist, hältst du mit Foto fest, so wie in der übrigen Fotodokumentation. Der Kunde unterschreibt vor Ort und hat das Protokoll, bevor ihr vom Hof fahrt.
Aus offenen Mängeln wird ein neuer Auftrag, aus dem Intervall der nächste Termin. Beides kommt als Serviceauftrag zurück in die Planung.
Protokolle, die vollständig zurückkommen
14 Tage selbst testen oder vorher mit uns telefonieren
Du hast einen festen Wartungsstamm und trotzdem jede Woche Protokolle, die unvollständig zurückkommen? Nenn uns die Felder, die auf eurem Protokoll stehen. Wir sagen dir, welche Felder digital zur Pflicht werden können.
Das sagen Betriebe, die damit arbeiten
Häufig gestellte Fragen
Kunde und Anlage mit Standort und Typ, Datum und ausführende Person, die abgearbeiteten Prüfpunkte, die gemessenen Werte, getauschte Teile, festgestellte Mängel mit Frist, der nächste Wartungstermin und die Unterschriften. Was darüber hinaus gefordert ist, steht in der jeweiligen Vorschrift und im Wartungsvertrag.
Ja, das ist der Normalfall. Wir bauen dein Protokoll als digitale Vorlage nach, mit denselben Feldern und derselben Reihenfolge. Danach nutzt du es für jeden Einsatz und füllst nur noch die variablen Angaben aus.
Für die Monteure ändert sich an der Arbeit an der Anlage nichts: dieselben Punkte, dieselbe Reihenfolge, nur auf dem Gerät statt auf Papier, und die Unterschrift des Kunden bleibt dort, wo sie entsteht.
Eine automatische Serie, die jedes Jahr von allein neue Aufträge erzeugt, gibt es nicht. Du legst die Wartung als Auftrag an und duplizierst sie für den nächsten Turnus. Wer den kompletten Vertragsbestand samt Fristenüberwachung führen will, macht das in seinem ERP oder CRM und gibt die Einsätze über Schnittstellen an die Planung weiter.
Als Angabe im Formular ja, du hältst fest, welches Teil getauscht wurde. Eine Lagerverwaltung mit Beständen und Entnahmen hat Artesa nicht, und abgerechnet wird das Teil auch nicht hier. Dafür geht die Angabe in dein Warenwirtschafts- oder Abrechnungssystem.
Sobald die Zeiten auf den Wartungsauftrag gebucht werden, ja. Beim zweiten oder dritten Durchgang lässt sich sagen, ob der Aufwand an diesem Objekt zu dem passt, was ihr dafür ansetzt. Den Vergleich von geplanten und gebuchten Stunden zeigt die Nachkalkulation.
Für die Dokumentation der Wartung ist eine einfache elektronische Unterschrift üblich und praxistauglich. Wo im Vertrag Schriftform vereinbart ist oder eine Vorschrift eine bestimmte Form verlangt, gelten strengere Anforderungen, das gehört vor der Umstellung in den Vertrag geschaut.
Das Abnahmeprotokoll schließt einen Auftrag ab und setzt Fristen in Gang. Das Wartungsprotokoll dokumentiert einen wiederkehrenden Einsatz an einer bestehenden Anlage. Reine Stundennachweise beim Kunden laufen wiederum über den Rapportzettel.