Fotodokumentation fürs Handwerk.
Fotos am Auftrag statt in der Handygalerie
Fotografiert wird, wenn jemand daran denkt. Und was aufgenommen wurde, liegt ein halbes Jahr später auf dem Privathandy eines Monteurs, der inzwischen nicht mehr im Betrieb ist.
Fotodokumentation heißt, den Zustand vor, während und nach der Arbeit festzuhalten. Untergrund vor dem Anstrich, Leitungen vor dem Zumachen, Schweißnaht vor der Verkleidung, Baustelle bei der Übergabe. Alles Dinge, die man später nicht mehr aufmachen kann, um nachzusehen.
Solange die Bilder in der Galerie liegen, sind sie für den Betrieb praktisch nicht vorhanden. Niemand außer dem Fotografen kommt dran, keiner weiß, zu welchem Auftrag sie gehören, und bei einem verlorenen Handy sind sie weg. Nützlich werden sie erst, wenn sie am Auftrag hängen, genauer an dem Arbeitsschritt, den die Auftragsplanung vorher festgelegt hat.
- Nur der Mitarbeiter kommt an die Bilder.
- Kein Bezug zu Auftrag oder Arbeitsschritt.
- Weg, wenn das Handy weg ist.
- Bei Reklamation stundenlanges Suchen.
- Jeder mit Zugriff sieht sie, auch das Büro.
- Zeitpunkt und Auftrag hängen mit dran.
- Liegen in der Cloud, nicht auf dem Gerät.
- Bei Rückfragen in Sekunden gefunden.
Genau daran scheitert auch die WhatsApp-Gruppe: Fotos kommen an, aber sie landen in einem Chatverlauf und nicht in einer Akte. Wo das im Alltag kippt, haben wir unter WhatsApp im Betrieb aufgeschrieben.
Dokumentation ist Gewohnheitssache
Wo keine klare Regel steht, wann fotografiert wird, wird es vergessen. Und wo der Weg vom Bild in die Akte zu umständlich ist, lässt es irgendwann jemand bewusst weg. Beides endet an derselben Stelle: Im Büro weiß niemand genau, wie es auf der Baustelle aussieht, und das fällt erst auf, wenn Monate später eine Reklamation kommt.
Eine Ansage im Montagsmeeting ändert daran wenig. Was jeden Abend zusätzlich Aufwand kostet, hält keine zwei Wochen. Bei unseren Kunden hat sich die Gewohnheit erst eingestellt, als das Foto zur Voraussetzung dafür wurde, einen Arbeitsschritt fertig zu melden.
Fotos, die nicht vergessen werden
Je Arbeitsschritt legst du fest, wie viele Dateien hochgeladen sein müssen, bevor ihn jemand fertig melden kann. Der Knopf Abschließen bleibt gesperrt, solange sie fehlen.
Alles in der Auftragsakte
Die Bilder liegen dort, wo auch der Rest zum Auftrag liegt, sortiert nach Arbeitsschritt und mit Datum.
Aus dem Chat direkt in die Akte
Der Auftragschat hängt am Auftrag, deshalb wird jedes dort geschickte Foto automatisch in der Akte abgelegt.
Abends kurz über die Baustellen schauen
Du machst den Auftrag auf und siehst, wie es dort aussieht, ohne rauszufahren oder jemanden anzurufen. Bei einigen Chefs ist das die Abendroutine.
Wenn zu den Fotos noch eine unterschriebene Bestätigung gehört, führt der Weg über die digitalen Formulare: Im Abnahmeprotokoll oder im Bautagesbericht hängen Bilder und Text zusammen in einem Dokument, das du als PDF weitergeben kannst.
Fotos, die man wiederfindet
14 Tage selbst testen oder vorher mit uns telefonieren
Bei dir liegen die Baustellenfotos auf fünf verschiedenen Handys? Lass eine Kolonne die Fotos einer Woche am Auftrag ablegen statt in der Gruppe. Der Unterschied zeigt sich nicht beim Fotografieren, sondern drei Wochen später, wenn du eines davon suchst.
Das sagen Betriebe, die damit arbeiten
Häufig gestellte Fragen
Der Zustand vor Beginn, die Arbeitsschritte, die später verdeckt sind, und das fertige Ergebnis. Dazu Mängel und Besonderheiten, die du vorgefunden hast. Faustregel: Alles fotografieren, was du hinterher nicht mehr aufmachen kannst, ohne etwas kaputt zu machen.
Eine reine Foto-App löst nur das halbe Problem, weil die Bilder dann wieder getrennt vom Auftrag liegen. Sinnvoll wird es, wenn die Fotodokumentation da passiert, wo auch Auftrag, Arbeitsschritte und Zeiten liegen. Genau dort setzt Artesa an.
Das ist der Normalfall zu Beginn, und mit Ermahnungen kommst du selten weit. Was funktioniert, ist eine Stelle im Ablauf, an der es ohne Foto nicht weitergeht: Du hinterlegst am Arbeitsschritt, wie viele Dateien gefordert sind, und die Fertigmeldung geht erst danach. Nach ein paar Wochen fragt niemand mehr nach, weil es zum Ablauf gehört.
Ja. Sobald die Fotos am Auftrag hängen, öffnest du ihn und siehst den Stand, egal ob am Rechner im Büro oder abends am Handy. Zusammen mit den gebuchten Stunden je Auftrag und den Arbeitsschritten ergibt das ein ziemlich vollständiges Bild, ohne dass jemand einen Bericht schreiben muss.
Die Fotos werden über die Artesa-App aufgenommen und landen in der Auftragsakte, nicht in der Galerie des Geräts. Das Bild gehört damit dem Betrieb und nicht dem Handy. Beim Gerätewechsel oder wenn jemand kündigt, bleibt die Dokumentation da, wo sie hingehört. Umgekehrt bleibt die Galerie des Monteurs frei von Betriebsfotos, die er später löschen müsste.
Ja, Dateien lassen sich herunterladen, und über die Formulare bekommst du ein PDF mit Bildern und Text. Rechnungen und Angebote schreibt Artesa allerdings nicht, dafür bleibt dein Büroprogramm zuständig. Dorthin kommen die Daten über die Schnittstellen.
Eine allgemeine gesetzliche Fotopflicht gibt es nicht. In der Praxis ergibt sich die Dokumentation aber oft aus dem Vertrag, aus Vorgaben des Auftraggebers oder daraus, dass du im Zweifel derjenige bist, der belegen muss, wie du es vorgefunden hast. Bei öffentlichen Auftraggebern und größeren Bauvorhaben steht meist ohnehin im Vertrag, was zu dokumentieren ist.