Auftragsverwaltung fürs Handwerk.
Behalte jeden Auftrag im Blick
Einsatzplanung, Auftragsverwaltung, Werkstattplanung, Baustellenplanung, Projektplan: wie auch immer es bei dir heißt, gemeint ist dasselbe. Termine, Einsätze und der Stand jedes Auftrags liegen an einer Stelle, für Werkstatt und Baustelle.
Mit Artesa planst du Aufträge nicht nur im Kalender, sondern baust einen Ablauf auf, der im Alltag wirklich funktioniert. Auch dann noch, wenn dein Betrieb wächst und mehrere Aufträge gleichzeitig laufen. Was sich ohnehin jedes Mal wiederholt, legst du einmal als Standardablauf an und ziehst ihn für den nächsten Auftrag heran.
In der Auftragsplanung zerlegst du einen Auftrag in Termine und Zuständigkeiten und verschiebst sie wieder, wenn der Kunde umdisponiert.
Nicht jeder Auftrag endet auf einer Baustelle. Läuft er durch Zuschnitt, Vorfertigung und Oberfläche, bevor er rausgeht, hängen diese Schritte am selben Auftrag wie der Montagetermin. In der Werkstattplanung planst du die Halle dafür nach Arbeitsbereichen statt nach Adressen, Werkstattleitung und Büro arbeiten am selben Auftrag.
Infos stehen in WhatsApp, auf Zetteln und im Kopf und gehen unterwegs verloren.
Änderungen gehen unter, Rückfragen häufen sich und keiner weiß, was ansteht.
Ein Plan sieht gut aus, bis sich etwas ändert.
Jeder arbeitet ein bisschen anders und wichtige Schritte werden leicht vergessen.
- Weniger Rückfragen, mehr Produktivität.
- Aufträge laufen klar und nachvollziehbar.
- Vorausschauende & realistische Planung.
- Einheitliche Abläufe für das ganze Team.
Auftragsplanung mit der digitalen Plantafel
In der digitalen Plantafel siehst du, welche Aufträge anstehen, wer zuständig ist und wie weit sie sind.
In der Plantafel kannst du zwischen Monats-, Wochen- und Tagesansicht wechseln, Aufträge filtern und dir genau die Darstellung bauen, die für deinen Betrieb sinnvoll ist. So bleibt deine Planung auch dann übersichtlich, wenn mehrere Baustellen, Werkstattaufträge oder Montagen parallel laufen. Kommen morgens drei Dinge dazwischen, sortiert die Bauleitung die Woche in der Tafel neu, statt jede Änderung einzeln durchzutelefonieren.
Gerade wenn viele Aufträge gleichzeitig laufen, zeigt sich, wie wichtig eine klare Struktur ist – im Blog „Auftragsverwaltung im Handwerk" gehen wir darauf näher ein.
Aus unstrukturierten Prozessen wird ein klarer Ablauf
Viele Abläufe im Handwerk sind eigentlich immer gleich, laufen aber trotzdem jedes Mal anders ab. Mit Artesa legst du einmal fest, wie ein Auftrag abläuft, und nutzt diese Struktur immer wieder. Wiederkehrende Abläufe und Arbeitsschritte kannst du einfach duplizieren, Aufträge kopieren und sogar Formulare übernehmen.
Das spart nicht nur Zeit im Büro. Es sorgt auch dafür, dass im Team sauberer gearbeitet wird, weil der Ablauf nicht jedes Mal anders aussieht und wichtige Schritte nicht vergessen werden.
Wie du Abläufe im Betrieb besser strukturierst und langfristig Zeit sparst, zeigen wir dir im Blog „Betriebsabläufe optimieren".
Integriere Artesa in deinen Arbeitsalltag
Wenn dein Alltag sich um Mitarbeiterplanung, Abstimmung auf der Baustelle und den Überblick über deine Aufträge dreht, bist du bei Artesa genau richtig. Hier geht es darum, deine Abläufe im Betrieb zu strukturieren – nicht darum, bestehende Systeme zu ersetzen.
Wenn du bereits mit einer Software für Angebote oder Rechnungen arbeitest, kannst du diese einfach weiter nutzen. Mit den Schnittstellen von Artesa verbindest du deine bestehenden Tools und hältst deine Abläufe durchgängig. Willst du noch individueller arbeiten, kannst du über unsere REST API auch eigene Verbindungen aufbauen.
Mehr zu SchnittstellenAuftragsverwaltung im Detail
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Am liebsten von einem mit mehreren Beteiligten und einem Termin, der schon verschoben wurde. Daran hört man schneller als an jeder Funktionsliste, wo die Planung bei euch trägt und was ihr anders anlegen müsstet.
Das sagen unsere Kunden
So sieht die Auftragsverwaltung in Artesa aus
Die Videos kommen aus unserem Handbuch. Neue Mitarbeiter arbeiten sich damit selbst ein, ohne dass du danebenstehen musst. Alle Videos im Handbuch
Häufig gestellte Fragen
Dass alles, was zu einem Auftrag gehört, auch am Auftrag liegt: der Termin, wer hinfährt, die Zeichnung, die gebuchten Stunden, die Fotos von der Baustelle. Sobald ein Teil davon in einer Excel-Liste, in einer WhatsApp-Gruppe oder im Kopf vom Chef liegt, geht das Nachfragen wieder los.
Praktisch heißt das drei Dinge. Der Stand eines Auftrags ist ablesbar, ohne jemanden anzurufen. Eine Verschiebung ist in einer Minute gemacht statt in einer Telefonrunde. Und die Leute draußen kommen ohne Schulung dran. In Artesa hängen deshalb Termine, Zuständigkeiten und die Auftragsakte am selben Auftrag, und was sich jedes Mal wiederholt, legst du einmal als Standardablauf an.
Ja. Ein Auftrag läuft bei uns über Arbeitsschritte, und ob die an einer Adresse oder an einer Maschine hängen, ist der Planung gleich. Für die Halle übernimmt das die Werkstattplanung: geplant wird nach Arbeitsbereichen statt nach Baustellen.
Betriebe mit beidem sind der Normalfall: Zuschnitt und Vorfertigung in der Werkstatt, danach die Montage vor Ort, beides am selben Auftrag. Über ihre ganze Laufzeit hinweg läuft eine Baustelle dann über die Baustellenplanung.
Ja. Artesa läuft im Browser, auf dem Handy genauso wie am Rechner im Büro, aus einem App-Store muss dafür nichts installiert werden. Wer einem Arbeitsschritt zugewiesen ist, sieht unterwegs, was heute ansteht, wo es hingeht und welche Unterlagen dazugehören. Verschiebst du den Termin, ändert sich die Anzeige mit.
Stunden, Fotos und ausgefüllte Formulare gehen denselben Weg zurück an den Auftrag, statt abends als Zettel im Büro zu landen. Wie das auf dem Gerät aussieht, zeigt die Handwerker-App. Die Einwände, die in der ersten Betriebsversammlung kommen, beantwortet die Seite für Monteure und Kolonnen.
Ja. Für alles, was immer gleich abläuft, legst du den Ablauf einmal als Standardablauf an und ziehst ihn für jeden neuen Auftrag heran, statt die Arbeitsschritte jedes Mal neu zu tippen.
Für Wartungen und Serviceeinsätze, die in festen Abständen wiederkommen, ist die Planung von Serviceaufträgen zuständig.
Ja. Der Anruf am Morgen wird zum Auftrag, und in der Plantafel siehst du, wer heute noch Luft hat, statt die Runde durchzutelefonieren. Der Einsatz schiebt sich zwischen die geplanten Arbeitsschritte, der Rest der Woche bleibt stehen.
Bei einer Reparatur zählt meistens, was beim letzten Mal war. Kommst du wieder zum selben Objekt, öffnest du die Auftragsakte und siehst, was zuletzt gemacht und was getauscht wurde.
Du hast in unserer Auftragsverwaltungssoftware die Möglichkeit, Teams festzulegen und ihnen ganze Aufträge oder nur einzelne Arbeitsschritte zuzuteilen. Die Teams siehst du in der Mitarbeiteransicht des Kalenders. Feste Trupps planst du über mehrere Wochen hinweg in der Kolonnenplanung.
Ja, das ist der Normalfall. Artesa schreibt keine Angebote und keine Rechnungen: Kalkulation und Faktura bleiben in deinem Bürosystem, Artesa übernimmt, was dazwischen passiert, also Termine, Zuständigkeiten, Zeiten und die Unterlagen am Auftrag.
Abgetippt wird dabei nichts. Für Lexware Office, Moser Mosaik und Pinncalc Corpora gibt es fertige Schnittstellen, alles andere läuft über CSV oder die REST-API. Ob das bei euch der schnellere Weg ist als ein kompletter Systemwechsel, klärt Artesa neben bestehender Software an vier typischen Ausgangslagen.