Abwesenheitskalender fürs Handwerk.
Wer ist wann weg, auf einen Blick
Urlaub, Krankmeldung, Berufsschule, Elternzeit: Solange das auf drei Zetteln und in zwei Köpfen steckt, merkst du Überschneidungen erst, wenn montags zwei Leute fehlen. Der Abwesenheitskalender ist die Ansicht, in der du es vorher siehst.
Ein Abwesenheitskalender zeigt dir alle Ausfälle deines Teams in einer Ansicht: wer wann weg ist, aus welchem Grund und ob der Eintrag schon genehmigt ist oder noch offen. Nicht pro Mitarbeiter einzeln, sondern nebeneinander, damit Überschneidungen ins Auge fallen.
In vielen Betrieben übernimmt diesen Job ein Wandkalender in der Werkstatt oder eine Excel-Tabelle im Büro. Beides funktioniert, solange nur eine Person plant und niemand unterwegs nachschauen muss. Sobald der Meister auf der Baustelle wissen will, ob nächste Woche jemand fehlt, fängt das Telefonieren an.
Um genau diese Ansicht geht es hier. Anträge, Genehmigung und Vertretung regelt die Urlaubsplanung.
- Monat, Woche oder Liste, das ganze Team untereinander.
- Farbe je Abwesenheitsgrund, offene Einträge transparent.
- Filter auf einen Arbeitsschritt, wenn nur ein Trupp zählt.
- Gut für die Frage: Passt der Zeitraum überhaupt noch?
- Jede Abwesenheit als Zeile, nach Grund und Status filterbar.
- Je Mitarbeiter und Jahr: Anspruch, Genehmigt, Geplant, Übrig.
- Mehrere Einträge auf einmal genehmigen.
- CSV-Export für die Lohnabrechnung.
Die meisten Betriebe brauchen beides. Der Kalender beantwortet die Planungsfrage, die Tabelle die Abrechnungsfrage im Büro. Ob ein Termin in einer dünn besetzten Woche überhaupt zugesagt werden kann, entscheidest du dann in der Terminplanung.
Das Jahr statt nur der nächsten Woche
Über Mein Jahr siehst du je Abwesenheitsgrund, wie viele Tage schon genommen sind und wie viele insgesamt zur Verfügung stehen. Fürs Team liefert die Ansicht Ansprüche dieselbe Rechnung pro Mitarbeiter und Jahr: Anspruch, Übertrag aus dem Vorjahr, genehmigt, geplant, übrig.
Damit fängst du die typische Herbstfrage ab, wenn plötzlich drei Leute ihre Resttage im Dezember unterbringen wollen.
Überschneidungen fallen auf, bevor sie weh tun
Im Kalender liegen alle Mitarbeiter untereinander, du erkennst also sofort, wo sich zwei Zeiträume kreuzen. Filterst du auf einen Arbeitsschritt, bleiben nur die Leute übrig, die dafür überhaupt in Frage kommen. Zwei Urlaube in derselben Woche sind kein Problem, wenn es zwei verschiedene Trupps sind. Wer morgens umplant, erkennt die Kollision im Kalender, bevor die Kolonne im Hof steht.
Was passiert, wenn es doch zu viele auf einmal trifft, haben wir im Blog Wenn die halbe Mannschaft ausfällt beschrieben.
Derselbe Kalender steckt in der Plantafel
Ein Abwesenheitskalender, der neben der Einsatzplanung steht, hilft wenig. Genehmigte Abwesenheiten tauchen deshalb direkt in der Plantafel auf. Wer weg ist, lässt sich nicht versehentlich verplanen, und in der Kapazitätsplanung rechnet die freie Zeit gar nicht erst mit.
So sieht der Abwesenheitskalender in Artesa aus
Das Video kommt aus unserem Handbuch. Neue Mitarbeiter arbeiten sich damit selbst ein, ohne dass du danebenstehen musst. Alle Videos im Handbuch
Wer ist wann weg, auf einen Blick
14 Tage selbst testen oder vorher mit uns telefonieren
Du willst wissen, wie der Sommer bei euch aussieht, bevor die Anträge alle auf dem Tisch liegen? Trag die Urlaube ein, die ihr schon zugesagt habt, und filter den Kalender auf eine Kolonne. Zwei Minuten später steht vor dir, welche Woche eng wird.
Das sagen Betriebe, die damit arbeiten
Häufig gestellte Fragen
Eine Ansicht, in der alle Ausfälle eines Teams zusammenlaufen: Urlaub, Krankheit, Berufsschule, Fortbildung, Elternzeit. Der Unterschied zum reinen Urlaubskalender ist der Umfang. Für die Planung zählt nicht, warum jemand fehlt, sondern dass er fehlt.
Entweder stellt der Mitarbeiter den Antrag selbst in der App, oder Büro und Vorgesetzter tragen die Abwesenheit ein, etwa nach dem Anruf um kurz vor sieben. Bis zur Genehmigung steht der Eintrag transparent, danach normal eingefärbt. Bei einem kurzfristigen Ausfall läuft das über die Krankmeldung.
Ja, der Kalender zeigt die eigenen und die Einträge der Kollegen, sonst wäre er als Planungsansicht wertlos. Wer welche Einträge anlegen, bearbeiten oder genehmigen darf, steuerst du über die Rollen. Die Details dazu stehen im Handbuch unter Abwesenheiten.
Für die reine Frage, wer wann weg ist, geht das eine Weile gut. Es fehlt aber die Verrechnung mit den Urlaubsansprüchen, der Genehmigungsweg und die Verbindung zur Einsatzplanung. Wo die Grenze liegt, haben wir unter Outlook-Kalender als Planungswerkzeug aufgeschrieben.
Ja. Abwesenheiten lassen sich für ganze Tage oder stundenweise erfassen, etwa für einen Arzttermin am Vormittag. Die hinterlegten Stunden landen anschließend im Stundenzettel, berechnet nach dem Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters.
Die gefilterte Tabelle lässt sich als CSV exportieren, damit deckst du den Standardfall ab. Für eine feste Anbindung an dein Lohn- oder ERP-System gibt es Schnittstellen und eine REST-API. Eine eigene Lohnabrechnung enthält Artesa nicht.
Mit ärztlichem Attest bekommt der Mitarbeiter die Tage zurück. Im Kalender trägst du für den Zeitraum eine Krankmeldung ein, die Urlaubstage wandern zurück aufs Konto. Wie das im Alltag aussieht, zeigt der Blog-Artikel Urlaubsplanung mit Artesa.