Auftragsplanung fürs Handwerk.
Vom Auftragseingang bis zum letzten Arbeitsschritt
Auftragsplanung heißt: wissen, was wann dran ist und wer es macht. Mit Artesa zerlegst du jeden Auftrag in Arbeitsschritte, hängst Termine und Leute dran und siehst sofort, wo es klemmt.
Die meisten Betriebe planen Aufträge nicht zu wenig, sondern an zu vielen Stellen gleichzeitig: ein Termin im Kalender, eine Notiz auf dem Auftragszettel, der Rest im Kopf vom Chef. Solange alles glattläuft, funktioniert das. Sobald ein Material später kommt oder jemand krank wird, fängt das Telefonieren an.
Artesa hält die Auftragsplanung an einem Ort. Jeder Auftrag hat seine Arbeitsschritte, jeder Arbeitsschritt seinen Termin und sein Team.
- Der Auftragsstand steht nur im Kopf von einer Person.
- Bei einer Verschiebung muss jeder einzeln angerufen werden.
- Niemand weiß, welcher Arbeitsschritt als Nächstes dran ist.
- Aufträge bleiben liegen, weil sie schlicht untergehen.
- Jeder Auftrag ist in Arbeitsschritte zerlegt.
- Termine und Teams hängen direkt am Arbeitsschritt.
- Änderungen sind sofort für alle sichtbar.
- Du siehst auf einen Blick, was offen ist.
So läuft die Auftragsplanung ab: vom Auftragseingang bis zum Abschluss
Zwischen dem Anruf des Kunden und dem abgeschlossenen Auftrag liegen in Artesa sechs Handgriffe. Die meisten davon dauern Sekunden, weil Auftragstypen und Arbeitsschritte einmal im Betrieb festgelegt werden und danach zur Auswahl stehen.
- 1Auftrag anlegen
Kunde, Projekt, Baustellenadresse, Auftragsnummer, Status. Bestandskunden findest du über die Suche. Pläne, Aufmaßskizzen und Fotos landen in der Auftragsakte und liegen damit für alle am selben Ort.
- 2Arbeitsschritte setzen
Aufmaß, Vorfertigung, Montage, Abnahme: entweder einzeln hinzugefügt oder als Standardablauf in den Auftrag gezogen und dann angepasst.
- 3Aufwand und Termin je Schritt
Pro Schritt gibst du an, wie viele Leute du brauchst und wie viele Tage und Stunden du ansetzt. Daraus rechnet Artesa die Auslastung, und die Terminplanung zeigt, ob die Reihenfolge trägt.
- 4Team zuweisen
Einzelne Mitarbeiter oder eine ganze Kolonne. Wenn eine Anfahrt dazugehört, hinterlegst du Hin- und Rückfahrtzeit gleich mit, damit der Tag realistisch bleibt.
- 5Unterwegs zurückmelden
Das Team draußen stempelt sich auf den Arbeitsschritt, setzt den Status und lädt Fotos hoch. Auf Wunsch mit Doku-Pflicht: Dann lässt sich ein Schritt erst abschließen, wenn die Bilder da sind.
- 6Auftrag abschließen
Status auf bereit für Rechnung oder abgeschlossen. Was der Auftrag am Ende gekostet hat, steht in der Nachkalkulation neben dem, was du geplant hattest.
Aufträge in Arbeitsschritte zerlegen
Ein Auftrag ist selten eine einzige Tätigkeit. Aufmaß, Vorfertigung, Montage, Abnahme: Das sind vier Schritte mit unterschiedlichen Terminen und oft unterschiedlichen Leuten.
In Artesa legst du diese Schritte einmal an und planst sie einzeln. Für wiederkehrende Auftragsarten speicherst du die Abfolge als Standardablauf, dann steht sie beim nächsten Mal schon da. Am meisten bringt das Betrieben, die in der eigenen Werkstatt fertigen und danach vor Ort montieren: Wie sich die beiden Takte in derselben Woche verzahnen, steht in der Montageplanung.
Reihenfolge und Termine im Blick
In der Auftragsliste siehst du alle laufenden Aufträge mit Status und Termin. Was überfällig ist, fällt sofort auf, statt erst beim Kundenanruf.
Verschiebt sich ein Termin, ziehst du ihn um. Die Änderung ist sofort bei allen Beteiligten sichtbar, ohne Rundruf. An einem Vormittag mit drei Verschiebungen ist das für die Disposition der halbe Tag.
Planung und Team hängen zusammen
Sobald du einem Arbeitsschritt Leute zuweist, taucht er in deren Planung auf. Und wenn du beim Zuweisen siehst, dass jemand im Urlaub ist, planst du gar nicht erst falsch.
Auf der Personalseite arbeitet die Einsatzplanung mit denselben Schritten weiter.
Wenn etwas dazwischenkommt: umplanen statt Rundruf
Die Erstplanung ist der einfache Teil. Der Alltag besteht aus Störungen: Krankmeldung um sieben, das Fensterelement kommt eine Woche später, ein Wasserschaden schiebt sich zwischen zwei zugesagte Montagen.
Du greifst dafür den betroffenen Arbeitsschritt auf der Plantafel und ziehst ihn auf ein neues Datum oder auf andere Leute. Alle, die daran hängen, sehen die Änderung sofort auf ihrem Gerät, und in der Auftragsliste siehst du, welche Folgeschritte dadurch ins Rutschen kommen.
Was Software dabei nicht abnehmen kann: Platz im Plan. Ein Betrieb, der jeden Mitarbeiter auf hundert Prozent verplant, hat bei der ersten Krankmeldung keine Kolonne frei, und jede Verschiebung kippt die nächste. Zehn bis fünfzehn Prozent Luft im Wochenplan sehen nach Verschwendung aus und sind der Grund, warum die übrigen Termine halten. Ob du sie hast, zeigt die Kapazitätsplanung.
Praxistipp
Trag kurzfristige Störfälle als eigenen Auftrag ein, auch wenn es nur zwei Stunden sind. Sonst verschwinden sie in der Planung und du wunderst dich am Monatsende, wo die Zeit geblieben ist. Wartungen und Notdienste planst du als Serviceauftrag.
Was das Team auf der Baustelle davon sieht
Eine Planung, die nur im Büro sichtbar ist, erzeugt genau die Anrufe, die sie vermeiden soll. Auf dem Handy sieht jeder Mitarbeiter seine eigenen Arbeitsschritte mit Termin, Baustellenadresse und den Unterlagen zum Auftrag.
Die Handwerker-App läuft im Browser, ohne Installation aus dem App Store.
Rückmeldungen machen die Planung belastbar
Der Kreislauf schließt sich erst, wenn von der Baustelle etwas zurückkommt: Das Team stempelt sich auf den Arbeitsschritt, setzt ihn auf erledigt und hängt Fotos an.
Damit stimmt der Auftragsstand im Büro ohne Nachfrage, die Fotodokumentation liegt am richtigen Auftrag, und die Projektzeiterfassung zeigt, ob deine geplanten Stunden realistisch waren.
Wenn einer fehlt, fehlt der Überblick
14 Tage selbst testen oder vorher mit uns telefonieren
Bei euch hängt der Auftragsstand noch am Gedächtnis von einer Person? Nenn uns einen Auftrag, der gerade bei euch läuft. Wir sagen dir, in welche Arbeitsschritte er zerfällt und wer darin welchen Termin hat.
Das sagen Betriebe, die damit arbeiten
Häufig gestellte Fragen
Auftragsplanung beantwortet drei Fragen pro Auftrag: Was ist zu tun, bis wann, und wer macht es? Im Handwerk kommt dazu, dass ein Auftrag meist aus mehreren Arbeitsschritten mit eigenen Terminen besteht, oft verteilt auf Werkstatt und Baustelle. Geplant wird deshalb jeder Schritt einzeln, nicht der Auftrag als Ganzes.
Die Auftragsverwaltung ist der Rahmen: Kundendaten, Dokumente, Status und Historie eines Auftrags. Die Auftragsplanung ist der zeitliche Teil davon, also Termine, Reihenfolge und Zuständigkeiten. In Artesa steckt beides im selben Auftrag, du musst also nichts doppelt pflegen.
Es ist dieselbe Planung aus zwei Blickrichtungen. Die Auftragsplanung schaut vom Auftrag aus: Welche Schritte hat er, wann sind sie dran, wer hängt dran? Die Einsatzplanung schaut von den Leuten aus: Wo ist Kevin nächste Woche, und ist die Kolonne am Donnerstag frei? In Artesa liegt dahinter dieselbe Datenbasis, du wechselst nur die Ansicht.
Ja. Genehmigte Abwesenheiten und Krankmeldungen liegen in derselben Ansicht wie die Arbeitsschritte, deshalb fällt beim Zuweisen sofort auf, wenn jemand an dem Tag fehlt. In diese Ansicht kommen Urlaub, Berufsschule und kurzfristige Ausfälle über die Abwesenheitsplanung.
Kleine Betriebe kommen mit Kalender und Zuruf oft lange zurecht. Der Bedarf entsteht, sobald mehrere Kolonnen parallel laufen oder Werkstatt und Baustelle gleichzeitig geplant werden müssen, denn ab da kostet die Abstimmung mehr Zeit als die Planung selbst. Beide Fälle treffen ab etwa zehn Mitarbeitern meistens zusammen.
Ja, allerdings ohne automatisch erzeugte Serie. Du duplizierst den Auftrag vom letzten Turnus, dabei kommen Kunde, Projekt, Adresse und die Arbeitsschritte mit, Termin und Mitarbeiter setzt du neu. Wer viele solcher Einsätze fährt, strukturiert sie zusätzlich über Standardabläufe. Für Wartungen in festen Abständen übernimmt das die Planung von Serviceaufträgen.
Artesa wird pro Nutzer und Monat abgerechnet, mit unterschiedlichen Lizenzen für Büro und Baustelle. Alle Zahlen stehen auf der Preisseite. Vorher kannst du Artesa 14 Tage kostenlos testen, mit vollem Funktionsumfang und ohne Kreditkarte.
Die Technik ist selten das Problem, die Einführung schon. Der aufwendigste Teil ist die Einrichtung im Büro: Auftragstypen, Arbeitsschritte und Standardabläufe einmal sauber festlegen. Das erledigen die meisten Betriebe in ein paar Terminen, größere nehmen dafür ein Einrichtungspaket. Für die Kollegen auf der Baustelle bleibt wenig übrig, weil sie nur ihre eigenen Arbeitsschritte sehen: antippen, stempeln, Foto hochladen.
Stammdaten lassen sich per CSV importieren, für die Anbindung an vorhandene Programme gibt es Schnittstellen und eine REST-API. Was in deinem Fall sinnvoll ist, klären wir am besten im Gespräch.