Rapportzettel fürs Handwerk.
Was gemacht wurde, sauber belegt
Der Rapportzettel ist der Beleg dafür, was auf der Baustelle wirklich passiert ist. Wenn er fehlt oder unleserlich ist, wird aus einer Regieleistung schnell eine Diskussion bei der Rechnung.
Ein Rapportzettel hält fest, wer wann wie lange was gemacht hat, welches Material verbraucht wurde und wer das bestätigt. Klassisch ist er ein Durchschlagblock: eine Ausfertigung für den Kunden, eine fürs Büro.
Digital ändert sich daran nichts, außer dass der Zettel nicht mehr verloren geht, nicht abgetippt werden muss und die Unterschrift schon drauf ist, bevor der Monteur vom Hof fährt. Ausgefüllt wird er zu dem Einsatz, für den die Einsatzplanung tags zuvor die Leute eingeteilt hat.
Der Rapport von letzter Woche, hast du den noch?
Liegt im Auto. Glaube ich.
Digital erfasst sieht es anders aus:
- Der Rapport hängt am Auftrag, nicht im Auto.
- Unterschrift direkt auf dem Gerät.
- Zeiten kommen aus der Zeiterfassung, nicht aus dem Gedächtnis.
- Das Büro sieht ihn, sobald er fertig ist.
Welche Felder gehören auf einen Rapportzettel
- Kopfdaten
Fortlaufende Berichtsnummer, Datum, Auftrag oder Baustelle, Auftraggeber.
- Wer gearbeitet hat
Namen statt Anzahl. Zwei Mann für sechs Stunden lässt sich später schlecht prüfen.
- Beginn, Ende, Pausen
Eine reine Gesamtsumme ist die Angabe, an der Diskussionen am häufigsten hängenbleiben.
- Leistung und Material
Was gemacht wurde, in Sätzen, die auch drei Wochen später noch jemand versteht. Dazu das verbrauchte Material mit Menge.
- Geräte und Fahrten
Maschinen- und Gerätestunden, An- und Abfahrt, gegebenenfalls Kilometer.
- Unterschriften beider Seiten
Monteur und Auftraggeber oder Bauleitung, mit Datum.
Die drei Felder, die in der Praxis am häufigsten fehlen, sind immer dieselben: Gerätestunden, Fahrtzeiten und eine eindeutige Berichtsnummer. Die ersten beiden kosten bares Geld, weil sie schlicht nicht abgerechnet werden. Die dritte kostet Nerven, sobald jemand fragt, welcher der vier Rapporte vom Mai gemeint ist.
In Artesa legst du diese Felder einmal in der Formularvorlage fest. Angaben, ohne die der Nachweis nichts wert ist, lassen sich als Pflicht setzen: Solange sie fehlen, lässt sich der Arbeitsschritt nicht abschließen. Damit entscheidet nicht mehr der Tagesablauf darüber, wie vollständig ein Rapport wird.
Rapportzettel, Regiebericht, Arbeitsbericht, Bautagesbericht
- Rapportzettel und Regiebericht
Meist dasselbe: der Nachweis über Arbeiten, die nach Aufwand abgerechnet werden. Wo unterschieden wird, meint der Regiebericht speziell Leistungen außerhalb des beauftragten Umfangs.
- Arbeitsbericht
Eher die interne Tätigkeitsdokumentation. Er bleibt im Betrieb und braucht keine Kundenunterschrift.
- Bautagesbericht
Dokumentiert den ganzen Baustellentag mit Wetter, Besetzung und Behinderungen: zum Bautagesbericht.
Die Grenzen sind im Alltag fließend, und kein Auftraggeber prüft die Überschrift. Entscheidend ist, was auf dem Blatt steht und ob jemand unterschrieben hat. Wenn beides stimmt, ist der Name zweitrangig. Vor dem Einsatz steht dagegen ein anderes Blatt am Auftrag: das Auftragsdatenblatt mit Objekt, Zugang und Ansprechpartner.
Als Formular, nach deinem Muster
Der Rapportzettel ist in Artesa ein digitales Formular. Du legst einmal fest, welche Felder drin sind, und dein Team füllt sie auf der Baustelle aus.
Damit passt der Zettel zu eurem Betrieb statt zu einer Vorlage von der Stange.
Unterschrift direkt vor Ort
Der Kunde unterschreibt auf dem Gerät. Die Unterschrift hängt am Dokument und am Auftrag, damit ist die Leistung bestätigt, bevor jemand wieder losfährt.
Das erspart die Nachfrage zwei Wochen später, ob die Zusatzstunden abgesprochen waren. Ausfüllen und unterschreiben lassen muss den Rapport ohnehin der, der vor Ort ist.
Zeiten kommen aus der Zeiterfassung
Die Stunden auf dem Rapport müssen nicht geschätzt werden, sie stehen schon im System. Wer auf den Auftrag gestempelt hat, taucht mit seiner Zeit auf, und dieselbe Buchung trägt später die Nachkalkulation.
Weiter zur Rechnung
Mit dem Abschließen liegt der Rapport in der Auftragsakte, samt Zeiten, Material und Unterschrift, und im Büro verschiebt sich die Arbeit vom Sammeln zum Prüfen. Für die Abrechnung lässt er sich als PDF exportieren oder über eine Schnittstelle in das System weiterreichen, in dem du fakturierst.
Artesa liefert den Nachweis. Die Rechnung schreibst du weiterhin dort, wo du sie heute schreibst.
Fristen nach VOB und fehlende Unterschriften
Ist die VOB/B vereinbart, gibt § 15 Abs. 3 den Takt vor: Stundenlohnzettel werden werktäglich oder wöchentlich eingereicht, und der Auftraggeber gibt sie spätestens innerhalb von sechs Werktagen zurück. Zettel, die er in dieser Frist nicht zurückgibt, gelten als anerkannt. Bei einem reinen BGB-Werkvertrag greift die Regel nicht automatisch, dann zählt der Vertrag.
Deshalb ist der Zeitpunkt der Übergabe so wichtig: Ein Rapport, der erst mit der Rechnung kommt, verschenkt die Frist. Verweigert die Bauleitung die Unterschrift, ist der Nachweis nicht wertlos, aber die Beweislast liegt beim Betrieb. Üblich ist, die Verweigerung mit Datum, Uhrzeit und Anwesenden zu vermerken, den Rapport trotzdem fristgerecht einzureichen und den Versand belegbar zu machen.
So sieht das Tagewerk in Artesa aus
Das Video kommt aus unserem Handbuch. Neue Mitarbeiter arbeiten sich damit selbst ein, ohne dass du danebenstehen musst. Alle Videos im Handbuch
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Das sagen Betriebe, die damit arbeiten
Häufig gestellte Fragen
Der Stundenzettel ist nach innen gerichtet und dient Lohnabrechnung und Nachkalkulation. Der Rapportzettel ist nach außen gerichtet und belegt dem Kunden gegenüber die erbrachte Leistung. Die Zeiten darin überschneiden sich, der Zweck nicht.
Für die Bestätigung einer erbrachten Leistung reicht eine einfache elektronische Unterschrift in aller Regel aus. Für Verträge mit gesetzlicher Schriftform gelten strengere Anforderungen. Für den typischen Rapport auf der Baustelle ist die Unterschrift auf dem Gerät der übliche Weg.
Die Artesa-App braucht aktuell eine aktive Internetverbindung, an einer Offline-Variante arbeiten wir. Im Keller oder Rohbau hilft in der Zwischenzeit der übliche Weg: Formular dort ausfüllen und unterschreiben lassen, wo Empfang ist, etwa am Fahrzeug oder im Treppenhaus.
Ja. Ein Formular kann mehrere Personen aufnehmen, jeweils mit ihren Zeiten aus der Projektzeiterfassung. Für einen Trupp brauchst du also keinen Zettel pro Kopf, sondern einen Rapport für den Einsatz.
Ja. Du kannst mehrere Formularvorlagen führen, etwa eine schlanke für Privatkunden und eine mit Positionsnummern und Gerätestunden für den Generalunternehmer, der ein bestimmtes Layout verlangt. Beim Ausfüllen wählt dein Team die passende aus.
Nein, dafür ist er nicht gedacht. Er belegt die Leistung gegenüber dem Kunden. Die Dokumentation von Beginn, Ende und Pausen für jeden Mitarbeiter läuft über die Zeiterfassung, mehr dazu unter Arbeitszeiterfassung Pflicht. In Artesa speisen sich beide aus denselben erfassten Zeiten.