Berufsschule und Weiterbildung fürs Handwerk.
Der Ausfall, der ein Jahr vorher feststeht
Urlaub wird beantragt, Krankheit kommt überraschend. Der Berufsschultag ist der einzige Ausfall, der lange vorher im Kalender steht. Trotzdem fällt er in der Planung am häufigsten hinten runter.
Der Schulplan liegt im August im Büro, und die Blockwochen für das ganze Lehrjahr stehen darin. Landet er nur an der Pinnwand, plant die Woche später trotzdem jemand mit vier Leuten, obwohl zwei davon in der Schule sitzen.
Dasselbe gilt für Lehrgänge und Schulungen der Gesellen: Der Termin ist Wochen vorher bekannt, aber er steht in einer Mail und nicht in der Planung.
Warum gerade der planbare Ausfall durchrutscht
Urlaub hat einen Prozess: Antrag, Genehmigung, Kalender. Krankheit hat einen Anruf um zwanzig vor sieben. Die Berufsschule hat oft gar nichts, weil sie niemand beantragen muss.
Genau daran hängt das Problem. Der Schultag ist kein Ereignis, über das entschieden wird, also durchläuft er auch keine Stelle, an der er sichtbar würde. Er steht im Kopf des Ausbilders und im Plan an der Wand. Wer die Woche disponiert, hat beides nicht vor sich, und deshalb fällt es erst am Dienstagmorgen auf, dass der Azubi für die Montage fest eingeplant war.
- Der Plan hängt im Büro, die Planung läuft woanders.
- Blockwochen fallen erst am Morgen auf.
- Lehrgänge stecken in einzelnen Mails.
- Am Jahresende weiß niemand, wie viele Tage es waren.
- Schultage stehen in derselben Ansicht wie Urlaub.
- Die Einsatzplanung rechnet gar nicht erst mit dem Azubi.
- Eine Vertretung lässt sich direkt festhalten.
- Die Tage je Grund sind auswertbar.
Angelegt wird der Schultag wie jeder andere Ausfall auch: über die Abwesenheitsplanung, in der Urlaub, Krankheit und Schulung zusammenlaufen.
Und was Betriebe tun, damit die Ausbildung überhaupt trägt, haben wir im Artikel Azubis im Handwerk gesammelt.
Berufsschule als eigener Grund
Welche Abwesenheitsgründe es bei euch gibt, legst du selbst fest. Ein Betrieb mit mehreren Azubis führt Berufsschule getrennt, ein anderer trennt zusätzlich Lehrgang und Messe.
Der Nutzen zeigt sich zweimal: In der Planung ist auf den ersten Blick klar, warum jemand fehlt, und am Jahresende steht die Summe je Grund da, statt unter Sonstiges zu verschwinden.
Blockwoche als Zeitraum
Eine Abwesenheit besteht aus Mitarbeiter, Art und Zeitraum. Eine Blockwoche ist damit ein Eintrag über die ganze Woche, keine fünf Einzeleinträge.
Sobald der Schulplan da ist, trägst du die Blöcke des Lehrjahrs ein. Danach zeigt der Abwesenheitskalender für Monat, Woche und Jahr, wann welcher Azubi in der Schule sitzt.
Vertretung gleich mitdenken
Zu einer Abwesenheit lassen sich eine Vertretung und ein Vorgesetzter eintragen. Beide bekommen eine Benachrichtigung und bestätigen selbst.
Bei einem Lehrgang ist das die Stelle, an der geklärt wird, wer in der Zeit die Kundenanrufe übernimmt. Beim Berufsschultag ist es meist die Frage, wer den Azubi auf der Baustelle ersetzt.
- Berufsschule
Einzelne Schultage oder ganze Blockwochen, im Voraus eingetragen.
- Lehrgang und Schulung
Meisterkurs, Sachkundenachweis, Herstellerschulung: eigener Grund, gleiche Ansicht.
- Vertretung
Wer übernimmt, steht am Eintrag und bestätigt selbst.
- Auswertung
Am Jahresende ablesbar, wie viele Tage in Schule und Weiterbildung gingen.
Weiterbildung der Gesellen
Bei Azubis ist der Ausfall regelmäßig, bei den Gesellen kommt er in Schüben: ein Meisterkurs über mehrere Monate, eine Herstellerschulung für die neue Anlagentechnik, der Sachkundenachweis alle paar Jahre.
Für die Planung ist das derselbe Vorgang, nur mit anderem Gewicht. Deshalb lohnt es sich, den Termin einzutragen, sobald die Anmeldung raus ist. In der Einsatzplanung taucht er dann als belegte Zeit auf, und die Kapazitätsplanung rechnet ihn heraus, bevor du dem Kunden einen Termin zusagst.
Kein Wiederholungsrhythmus
Abwesenheiten werden mit einem Zeitraum angelegt. Einen automatischen Rhythmus, der jeden Dienstag im Lehrjahr von allein setzt, gibt es nicht. Praktisch heißt das: Blockunterricht ist schnell erfasst, weil eine Blockwoche ein Eintrag ist. Bei einem festen Wochentag über das ganze Jahr tragen Betriebe die Termine üblicherweise einmal zu Schuljahresbeginn nach Schulplan ein.
Schultage auf dem Stundenzettel
Ein Berufsschultag ist für die Planung ein Ausfall, für die Lohnabrechnung aber keiner. Daran entstehen am Monatsende die Rückfragen: Der Azubi hat nicht gestempelt, im Stundenzettel klafft eine Lücke, und jemand rekonstruiert aus dem Gedächtnis, ob er krank war oder in der Schule saß.
Weil die Abwesenheit eingetragen ist, steht der Grund an dieser Stelle. Der Tag ist als Berufsschule ausgewiesen statt als fehlende Buchung, und wer die Zeiten für die Lohnabrechnung durchsieht, muss nirgends nachfragen.
Was am Jahresende übrig bleibt
Wenn Schule und Weiterbildung als eigene Gründe laufen, entsteht nebenbei eine Zahl, die sonst niemand hat: wie viele Arbeitstage im Jahr tatsächlich dafür draufgingen.
Das ist weniger eine Kontrollfrage als eine Planungsgrundlage. Ein Azubi im ersten Lehrjahr steht dem Betrieb spürbar weniger zur Verfügung als ein Geselle, und wer das mit einer Zahl belegen kann, plant die Besetzung realistischer und diskutiert im Ausbildungsgespräch nicht über Gefühle. Über den Urlaubsantrag läuft dabei nur der Urlaub selbst: Schultage werden gesetzt, nicht beantragt. Wie sich Ansprüche, Genehmigungen und Übertrag ins Folgejahr im Einzelnen verhalten, steht im Handbuch unter Abwesenheiten.
Berufsschulblöcke stehen früh fest
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Bei euch hängt der Schulplan im Büro und die Planung passiert woanders? Sag uns, wie viele Azubis ihr habt und wie ihre Blöcke im Jahr liegen. Wir sagen dir, wie eure Wochen aussehen, wenn beides zusammenkommt.
Das sagen Betriebe, die damit arbeiten
Häufig gestellte Fragen
Als Abwesenheit mit Mitarbeiter, Grund und Zeitraum. Eine Blockwoche ist ein einziger Eintrag über die ganze Woche, ein einzelner Schultag ein Eintrag über einen Tag. Danach steht der Azubi in der Planung für diese Zeit nicht mehr zur Verfügung.
Nein, eine Serienfunktion gibt es nicht. Abwesenheiten haben einen Zeitraum, keinen Wiederholungsrhythmus. Bei Blockunterricht fällt das kaum ins Gewicht, weil ein Block ein Eintrag ist. Bei einem festen Schultag legen Betriebe die Termine üblicherweise einmal zu Schuljahresbeginn an. Wer die Schultage bisher als Serientermin im Outlook-Kalender führt, findet dort die Grenzen dieser Lösung.
Nein. Berufsschule ist ein eigener Abwesenheitsgrund und hat mit dem Urlaubsanspruch nichts zu tun. Ansprüche hinterlegst du je Mitarbeiter und Grund, für Schultage brauchst du in der Regel gar keinen, weil sie nicht kontingentiert sind.
Die Abwesenheitsplanung ist die Übersicht über alle Ausfallgründe zusammen. Diese Seite behandelt den Sonderfall, der lange vorher feststeht und trotzdem selten in der Planung landet: Schule, Lehrgang, Schulung.
Ja. Jeder Mitarbeiter sieht die eigenen Abwesenheiten und die des Teams in seiner Ansicht, auf dem Handy genauso wie am Rechner. Wer Einträge anlegen, ändern oder genehmigen darf, steuerst du über die Rollen.
Ja. Beim Anlegen einer Abwesenheit lassen sich eine Vertretung und ein verantwortlicher Vorgesetzter eintragen. Beide werden benachrichtigt und bestätigen die Vertretung selbst, damit die Zusage nicht nur mündlich existiert.
Ja, sofern Schule, Lehrgang und Schulung als eigene Gründe geführt werden. In der Übersicht siehst du je Mitarbeiter und Jahr die Tage je Grund. Führt ihr alles unter Sonstiges, lässt sich das später nicht mehr trennen.