Trello, Asana und MS Teams im Handwerk: gut für Aufgaben, blind für Kapazität

Marvin FinkGeschäftsführer & Leiter Vertrieb

Behelfslösungen

28. August 267 Minuten

Softwareauswahl Auftragsplanung Digitalisierung

Gemalte Illustration: ein Karteikartenkasten und ein Bürostuhl stehen auf einem Baugerüst, daneben ein Monteur mit Akkuschrauber

Das Werkzeug ist meistens schon da. Microsoft 365 zahlt der Betrieb ohnehin, Trello kennt einer aus einem privaten Projekt, und Asana kommt über den Architekten rein, der seine Aufgabenliste teilt. Also entsteht ein Board pro Baustelle, mit Spalten und Karten, und die ersten vier Wochen läuft es gut.

Danach passiert fast überall dasselbe. Ein Projektmanagement-Tool im Handwerk scheitert selten am Funktionsumfang, sondern an der Frage, die jeden Morgen zuerst kommt: Wer ist heute wo, und geht die Woche überhaupt auf?

Das Wichtigste in Kürze

Aufgaben können sie, Kapazität nicht. Ein Board zeigt, was zu tun ist, nicht, wer wann Zeit hat.
Teams ist der häufigste Fall, weil Microsoft 365 schon bezahlt ist. Planner kennt trotzdem keine Abwesenheiten.
Ohne Stunden am Auftrag kein Nachweis. Abgehakte Karten ergeben keine Nachkalkulation und keine Lohnauswertung.
Für Büroprojekte bleiben die Tools gut. Für die Ausführung in Werkstatt und auf der Baustelle fehlt ihnen die halbe Wirklichkeit.

Warum das Board überhaupt im Betrieb landet

Der Einstieg ist immer derselbe: Es kostet nichts extra, es ist in zehn Minuten eingerichtet, und niemand muss überzeugt werden. Dazu kommt, dass es tatsächlich etwas löst.

Vorher lag der Stand eines Auftrags im Kopf des Vorarbeiters, jetzt steht er in einer Spalte. Das ist ein echter Fortschritt, und deshalb halten sich diese Boards auch so lange.

Der Stand ist sichtbar
Angefragt, beauftragt, in Arbeit, abgerechnet: als Spalten funktioniert das sofort und ohne Schulung.
Zuständigkeit ist eindeutig
An jeder Karte hängt ein Name. Das beendet die Diskussion, wer sich kümmert.
Kommentare hängen am Vorgang
Die Absprache steht an der Aufgabe und nicht in einem Chat, in dem sie untergeht.

Die drei Werkzeuge im Einzelnen

Trello: ein Board pro Baustelle

Trello ist das schlichteste der drei und deshalb das beliebteste. Spalten anlegen, Karten reinziehen, fertig. Als Abbild des Auftragszustands trägt das erstaunlich weit, ähnlich wie der Auftragsstatus im Alltag genutzt wird.

Die Grenze ist die Karte selbst. Sie kennt keinen Mitarbeiter mit einem Arbeitstag. Wenn drei Karten in „in Arbeit“ stehen, sagt das nichts darüber, ob am Donnerstag jemand frei ist, wer davon in der Berufsschule sitzt und ob alle drei Aufträge dieselben zwei Leute brauchen. Fälligkeitsdaten und Kalenderansicht ändern daran nichts: Sie zeigen, wann etwas fertig sein soll, nicht, wer es macht.

Asana: Aufgaben mit Abhängigkeiten

Asana kann mehr. Unteraufgaben, Abhängigkeiten, eine Zeitleiste, mehrere Ansichten auf dieselben Daten. Wer mit einem Architekten oder Generalunternehmer zusammenarbeitet, der so plant, kennt das.

Zwei dieser Funktionen sind für einen Handwerksbetrieb interessant, und beide fallen im Alltag anders aus als erwartet.

Die Abhängigkeiten zuerst. Vom festen Endtermin nach hinten zu rechnen ist im Handwerk genau richtig gedacht, das ist die Rückwärtsterminierung. Ein Netz aus hundert verknüpften Vorgängen hält aber keine zwei Wochen, weil Wetter, Nachträge und ein Kunde, der sich umentscheidet, jede Verschiebung von Hand nachgezogen haben wollen.

Dann die Stunden. Karten abhaken erzeugt keine Zeiten auf dem Auftrag. Ohne sie gibt es keine Projektzeiterfassung, keine Nachkalkulation und keine Grundlage für den Lohn, und die Erfassung läuft weiter auf Zetteln neben dem Tool.

Microsoft Teams: Kanäle plus Planner

Der häufigste Fall von allen, weil Microsoft 365 im Betrieb ohnehin läuft. Ein Kanal je Baustelle, ein Planner-Board dazu, die Dateien in SharePoint. Es kostet keine zusätzliche Lizenz, und genau das macht es so attraktiv.

Die Kanalstruktur wächst schneller, als sie gepflegt wird. Nach einem Jahr stehen dreißig Kanäle abgeschlossener Baustellen da, und niemand traut sich, sie zu archivieren.
Planner kennt keine Auslastung und keine Abwesenheit. Ein Bucket ist eine Spalte, kein Mitarbeiter mit einer Woche.
Shifts plant Schichten in einer Filiale, keine Aufträge mit Terminen beim Kunden. Für Früh- und Spätdienst ist es gebaut, nicht für Montage und Werkstatt.

Für den Chat gilt dasselbe wie auf dem privaten Handy: Was in einem Kanal geschrieben wird, ist Wochen später schwer wiederzufinden. Warum das besonders bei Baustellenfotos teuer wird, steht in WhatsApp im Betrieb.

Was jedem Projektmanagement-Tool im Handwerk fehlt: die Kapazitätsachse

Alle drei Werkzeuge ordnen Aufgaben. Die Handwerksplanung ordnet Menschen über Zeit. Das sind nicht zwei Varianten desselben Problems, sondern zwei verschiedene Achsen.

Was ein Board beantwortet

Was ist zu tun?
Wer ist zuständig?
In welchem Zustand ist es?
Bis wann soll es fertig sein?

Was der Betrieb fragt

Wer ist heute wo?
Wer ist krank, im Urlaub oder in der Berufsschule?
Geht die nächste Woche noch auf?
Wenn ich hier verschiebe, was kippt dann?

Der Unterschied klingt theoretisch, bis der Erste ausfällt. Dann hilft dir keine Spalte weiter, sondern nur der Blick auf die Woche: Wer hat Luft, wer ist ohnehin auf derselben Baustelle, und welcher Auftrag verträgt zwei Tage später.

Dieselbe Woche, aber über die Mitarbeiter gelesen: Berufsschule und Krankmeldung stehen in derselben Ansicht wie die Aufträge.

Deshalb steht in der Mitarbeiterplanung nicht die Aufgabe im Mittelpunkt, sondern der Mitarbeiter über die Woche. Eingespielte Trupps planst du als Einheit statt Person für Person, das ist die Kolonnenplanung. Und weil mehrere Vorhaben um dieselben Leute konkurrieren, hängt der Gesamtstand am Projektmanagement und nicht an einem Board pro Baustelle.

Das zweite System, das nach drei Monaten keiner mehr pflegt

Was dann passiert, ist keine Katastrophe, sondern ein langsames Auslaufen. Weil das Board die Morgenfrage nicht beantwortet, wird daneben weiter telefoniert, umgesteckt und auf Zettel geschrieben. Das Board bildet ab, was ohnehin entschieden ist, und wird damit zur Doppelarbeit.

Woran du Doppelpflege früh erkennst

Wenn jemand einen Termin zuerst im Board ändert und danach trotzdem anruft, ist das Board keine Planung, sondern eine Zweitschrift. Zweitschriften werden gepflegt, solange jemand darauf achtet, und danach nicht mehr. Der Test dauert eine Minute: Frag, wann zuletzt eine Karte verschoben wurde, ohne dass hinterher noch telefoniert wurde.

Bei Objekteinrichtung Hengelhaupt war genau das der Punkt. Planung gab es, sie war nur nicht dort gebündelt, wo sie täglich gebraucht wurde: zwischen Büro, Fertigung und Montage. Diese Kombination macht die Sache schwer. Bei Schreinern und Tischlern und im Metallbau entsteht das Produkt in der Werkstatt und wird beim Kunden montiert, und beide Hälften greifen auf dieselben Leute zu. Ein Board pro Baustelle sieht diese Konkurrenz nicht, weil jedes Board nur seine eigene Baustelle kennt.

Du willst wissen, ob euer Board schon eine Zweitschrift ist? Im Erstgespräch gehen wir es zusammen mit einer typischen Woche durch, dann siehst du, welche Karten eine Planung sind und welche nur nacherzählen, was schon telefoniert wurde. Oder du probierst es direkt selbst aus.

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Fazit: wofür die Tools richtig bleiben

Für alles, was im Büro passiert und nicht an einem Auftrag hängt, sind Trello, Asana und Planner weiterhin gute Werkzeuge: die neue Werkstatt einrichten, die Website erneuern, Angebote nachfassen, eine Zertifizierung vorbereiten. Solche Vorhaben haben wenige Beteiligte, keine Kapazitätsfrage und keine Stunden, die auf einen Auftrag müssen.

Bei der Ausführung ist die Frage nicht, wie viele Funktionen ein Tool hat, sondern ob es Werkstatt und Baustelle überhaupt abbildet. Läuft neben dem Board zusätzlich eine Tabelle oder ein Kalender mit, lohnt der Blick auf Excel im Handwerk und auf die Planung über Outlook, denn die Grenze liegt jedes Mal an derselben Stelle. Wer stattdessen vom Board zurück an die Wand denkt: Die Magnettafel beantwortet die Kapazitätsfrage tatsächlich, dafür sieht sie niemand von unterwegs. Das ist der Vergleich unter digitale oder analoge Plantafel.

Umgekehrt gilt die Ehrlichkeit auch für uns: Bauzeitenpläne mit kritischem Pfad und Budgetcontrolling macht Artesa nicht. Dafür gibt es Bausoftware, und die Zahlen gehen über Schnittstellen dorthin, wo bei dir gerechnet wird. Wie die Kategorien im Markt zusammenhängen, steht in Handwerkersoftware im Vergleich, für Betriebe mit eigener Fertigung zusätzlich in PPS, MES oder Plantafel.

Häufig gestellte Fragen

Für den Auftragsstatus ja, für die Einsatzplanung nicht. Ein Trello-Board zeigt, in welchem Zustand ein Auftrag ist, aber nicht, wer in welcher Woche verfügbar ist. Sobald mehrere Baustellen um dieselben Leute konkurrieren, fehlt die Achse, auf der Handwerksplanung stattfindet, und die Abstimmung läuft weiter per Telefon.

Für Kommunikation und Dateien reicht es. Für die Planung fehlen Auslastung, Abwesenheiten und Zeiten am Auftrag, und ein Kanal je Baustelle wird nach einem Jahr unübersichtlich. Die Lizenzfrage ist deshalb die falsche Rechnung: Nicht bezahlt wird das Tool, sondern die Zeit, die daneben in Rückfragen geht.

Planner ist eine Aufgabenverwaltung ohne Kapazitätsplanung: Buckets sind Spalten, keine Mitarbeiter mit einer Arbeitswoche. Shifts ist für Schichtbetriebe gebaut, in denen Leute Früh- oder Spätdienst haben. Im Handwerk gibt es keine Schichten, sondern Aufträge mit Terminen beim Kunden, dazu Werkstattarbeit und Abwesenheiten.

Nein. Artesa ersetzt keine Mail, keine Office-Programme und keinen Firmenchat, sondern die Planung und die auftragsbezogene Dokumentation. Teams kann bleiben, wofür es gut ist.

Eine Einsatzplanung, in der beides dieselbe Struktur ist: der Auftrag mit seinen Arbeitsschritten und die Mitarbeiter mit ihrer Woche. In Artesa planst du auf der Plantafel Werkstatt und Montage in einer Ansicht, mit Abwesenheiten und Auftragsständen darin. Damit fällt beim Planen auf, wenn zwei Aufträge auf denselben Mitarbeiter zeigen, und nicht am Morgen danach.

Indem die Planung dort entsteht, wo auch Zeiten und Dokumentation entstehen, und nicht daneben. Sobald etwas zweimal gepflegt werden muss, gewinnt immer der schnellere Weg, und das ist das Telefon. In Artesa hängen Auftragsverwaltung, Zeiterfassung und Doku am selben Vorgang, deshalb gibt es nur einen Stand.

Ja, je nach Bundesland und Vorhaben gibt es Zuschüsse und Beratungsförderung, die auch die Einführung einer Einsatzplanung abdecken. Welche Programme aktuell laufen, steht im Überblick zu den Förderprogrammen.