Terminplanung fürs Handwerk.
Termine und Aufträge im Griff
Ein Outlook-Kalender kennt Termine, aber keine Aufträge. Er weiß nicht, dass der Montagetermin von der Vorfertigung abhängt und dass die Verschiebung von Dienstag drei andere Sachen kippt.
Terminplanung im Handwerk unterscheidet sich von normaler Kalenderarbeit in einem Punkt: Termine hängen voneinander ab. Das Aufmaß muss vor der Bestellung liegen, die Lieferung vor der Montage, die Montage vor der Abnahme.
Wenn Termine am Auftrag hängen statt im Kalender, ist diese Abhängigkeit sichtbar, und eine Verschiebung zeigt sofort, was sie sonst noch betrifft. Am längsten wird diese Kette dort, wo eigene Fertigung und Einbau vor Ort zusammenkommen, weil Werkstatt und Baustelle unterschiedlich takten und trotzdem am selben Termin hängen.
Welche Termine an einem Auftrag hängen
Termin ist im Handwerk ein dehnbares Wort. An einem einzigen Auftrag hängen meist ein halbes Dutzend Stichtage, beim Kunden im Kalender steht davon genau einer. Ob der hält, entscheiden die anderen. Die meisten dieser Stichtage hängen an einem Arbeitsschritt, und den legst du am Auftrag an, bevor du das erste Datum setzt.
- Aufmaßtermin
Der erste Termin am Objekt und in vielen Betrieben der Flaschenhals: Vor dem Aufmaß lässt sich nichts bestellen und nichts vorfertigen. Was dort gemessen und fotografiert wird, landet über das Aufmaßblatt direkt am Auftrag.
- Liefer- und Wareneingangstermin
Kein Arbeitsschritt für dein Team, aber der Stichtag, an dem die halbe Planung hängt. Steht er am Auftrag und der Lieferant schiebt um zwei Wochen, siehst du sofort, was danach nachrutscht.
- Vorfertigung in der Werkstatt
Der Teil, der in vielen Betrieben gar keinen eigenen Termin bekommt, obwohl er den Montagetermin trägt. Mit der Baustelle verzahnt ihn die Montageplanung.
- Montagetermin
Der Termin, den der Kunde im Kopf hat. Er braucht Leute, Material und eine zugängliche Baustelle gleichzeitig, und fällt genau deshalb am häufigsten um.
- Abnahme
Meistens ein eigener Termin einige Tage nach der Montage, oft mit Restpunkten aus dem Abnahmeprotokoll. Er entscheidet darüber, wann der Auftrag wirklich abgeschlossen ist.
- Fristen und Wiedervorlagen
Kein Arbeitsschritt, trotzdem ein Stichtag: Angebotsbindung, Nachtrag klären, beim Kunden nachfassen, Gewährleistung im Blick behalten. Am Auftrag rutschen sie seltener durch, weil sie in derselben Liste auftauchen wie alles andere.
Vorwärts oder rückwärts terminieren
Ein Termin entsteht auf zwei Wegen, und welcher passt, hängt davon ab, was schon feststeht. Beide Richtungen der Terminierung laufen über dieselbe Kette abhängiger Arbeitsschritte, nur von unterschiedlichen Enden her, und im Alltag brauchst du sie am selben Tag.
- Rückwärts, wenn der Endtermin steht
Die Rückwärtsterminierung geht von der Abnahme über Montage, Fertigung und Lieferzeit zurück bis zum Aufmaß. Am Ende steht ein Datum, an dem spätestens bestellt sein muss. Liegt das in der vergangenen Woche, war der zugesagte Termin schon beim Zusagen keiner.
- Vorwärts, wenn du Luft im Plan hast
Die Vorwärtsterminierung geht ab dem nächstmöglichen Start Schritt für Schritt nach vorn, bis hinten ein Fertigstellungsdatum steht, das du dem Kunden nennen kannst.
Termin und Team hängen zusammen
Ein Termin ohne Leute ist ein Wunsch. Sobald du einem Arbeitsschritt Mitarbeiter zuweist, taucht der Termin in deren Planung auf, und du siehst beim Zuweisen, ob überhaupt jemand kann.
Auf dem Handy steht der Tag
Was du im Büro planst, hat der Monteur morgens in der App: welcher Auftrag, welche Adresse, wer der Ansprechpartner ist, was heute dran ist. Verschiebst du den Termin um zwei Tage, ist die Änderung auf seinem Gerät. Kein ausgedruckter Wochenplan, keine Terminansagen in der WhatsApp-Gruppe.
Rückfragen zum Termin landen im Auftragschat und damit am Auftrag, wo sie auch der Kollege noch findet, der erst nächste Woche einsteigt.
Termine zusagen, die halten
Bevor ein Termin verschoben wird, wurde er zugesagt. Die meisten Verschiebungen entstehen drei Wochen vor dem Montagetag am Telefon, wenn jemand aus dem Bauch heraus eine Kalenderwoche nennt.
In diesem Moment brauchst du drei Auskünfte: Wer ist in der Woche da, was liegt dort schon an Arbeitsschritten, und wer hat Urlaub. Wie voll die kommenden Wochen sind, zeigt die Kapazitätsplanung, Urlaub und Schulungen laufen über den Abwesenheitskalender in dieselbe Ansicht.
Dazu kommt der Puffer. Zwei Tage Luft zwischen Vorfertigung und Montage sehen auf der Tafel nach verschenkter Zeit aus und sind der Grund, warum der Montagetermin steht. Betriebe, die auf Kante planen, geben jede kleine Störung direkt an den Kunden weiter.
Wenn ein Termin platzt: umplanen statt telefonieren
Das ist der Normalfall, nicht die Ausnahme, und die Auslöser wiederholen sich: Die Lieferung kommt später, das Vorgewerk ist nicht durch, der Kunde sagt zwei Tage vorher ab, jemand meldet sich morgens um sechs krank.
Im Kalender bedeutet jeder dieser Fälle eine Runde Telefonate. Am Auftrag verschiebst du den Arbeitsschritt, was daran hängt wird mitgesetzt, die eingeplanten Leute sehen die neue Zeit, und der frei gewordene Tag lässt sich sofort füllen. Aus der Runde Telefonate wird für die Bauleitung ein Vorgang von zwei Minuten, und am Ende bleibt der Kunde der Einzige, den du wirklich anrufen musst. Kippt kurzfristig der ganze Tag, sortierst du ihn in der Disposition in einem Zug neu.
Umplanen ohne Telefonrunde
14 Tage selbst testen oder vorher mit uns telefonieren
Zähl einmal mit, wie viele Anrufe bei euch eine einzige Terminverschiebung auslöst. Genau diese Kette gehen wir am Telefon durch, und danach weißt du, welcher Teil davon bleibt.
Das sagen Betriebe, die damit arbeiten
Häufig gestellte Fragen
Ja. Wer dem Arbeitsschritt zugewiesen ist, bekommt eine Benachrichtigung in Artesa, auf Wunsch zusätzlich als Push-Nachricht auf dem Handy. Welche Benachrichtigungen ankommen, stellt jeder in seinem Profil selbst ein. Unabhängig davon steht die neue Zeit in der Planung des Monteurs, sobald du sie gesetzt hast.
Die Abwesenheit liegt in derselben Ansicht wie die Termine. Du siehst also sofort, welche Arbeitsschritte in dieser Zeit auf die Person laufen, und kannst sie umverteilen oder verschieben. Eine Krankmeldung landet auf demselben Weg dort.
Am Anfang aus Erfahrung, danach aus den eigenen Zahlen. Sobald die Leute ihre Stunden auf die Arbeitsschritte buchen, steht neben dem geplanten Aufwand der tatsächliche. Beim nächsten Auftrag derselben Art zeigt die Nachkalkulation, wie lange Vorfertigung und Montage beim letzten Mal wirklich gebraucht haben.
Eine automatische Serie, die dir jedes Jahr von allein neue Termine erzeugt, gibt es nicht. Du legst die Wartung als Auftrag an und duplizierst sie für den nächsten Turnus. Kunde, Objekt und Arbeitsschritte kommen mit, Termin und Leute setzt du neu. Wiederkehrende Einsätze dieser Art planst du als Serviceauftrag.
Ja, über die Kalender-Schnittstelle lassen sich Termine in dein gewohntes Programm übernehmen. Die Planung selbst bleibt am Auftrag, damit es nur eine Wahrheit gibt.
Nicht automatisch. Was der Kunde bekommt, entscheidest du, etwa über ein Formular oder eine Terminbestätigung aus dem Auftrag heraus.