Auftragschat fürs Handwerk.
Die Nachricht hängt am Auftrag
In der WhatsApp-Gruppe laufen alle Baustellen durcheinander. Im Auftragschat gehört jede Nachricht zu genau einem Auftrag, und da liegt sie auch noch, wenn drei Monate später jemand fragt, was damals abgesprochen war.
In Artesa sind Chats nach Aufträgen sortiert statt nach Personen. Zu jedem Auftrag entsteht automatisch einer, den das ganze Team sehen und nutzen kann.
Damit fällt die Frage weg, in welcher Gruppe eine Information steht. Es gibt nur einen Ort, an dem sie stehen kann. Welcher Auftrag heute für wen ansteht, kommt aus der Einsatzplanung, der zugehörige Chat hängt schon daran.
- Drei Baustellen in einem Verlauf.
- Das Foto von letzter Woche ist weggescrollt.
- Wer neu dazukommt, sieht die Vorgeschichte nicht.
- Beim Ausscheiden geht der Verlauf mit.
- Ein Chat je Auftrag, automatisch angelegt.
- Dateien landen direkt in der Auftragsakte.
- Neue Kollegen lesen nach, was war.
- Der Verlauf bleibt im Betrieb.
Bedienen lässt sich das wie ein gewohnter Messenger: Nachricht tippen, Bild anhängen, fertig. Genau so ist der Chat aufgebaut, damit niemand im Team etwas Neues lernen muss.
Im großen Bild gehört der Chat zu Dokumentation und Kommunikation.
Datenschutz kurz eingeordnet
Läuft die Baustellenkommunikation über private WhatsApp-Konten, werden Kundennamen, Adressen und Fotos in einem Kanal verarbeitet, der dem Betrieb nicht gehört. Im Auftragschat liegen diese Daten in Artesa, auf Servern in Deutschland, und der Betrieb behält den Zugriff.
Rückfragen dort, wo sie hingehören
Fehlteil auf der Baustelle, andere Wandsituation als geplant, Kunde will eine Änderung: Das sind Nachrichten, die zum Auftrag gehören und nicht in einen allgemeinen Verlauf.
Das Büro sieht die Frage am Auftrag und antwortet dort. Wer später den Auftrag öffnet, sieht die Absprache mit, ohne dass sie jemand weitergeben musste. Führt die Änderung zu Mehraufwand, ist die Absprache im Chat der halbe Nachweis für den Regiebericht. Für den, der die Woche disponiert, ist das der Unterschied zwischen einem Rundruf und einem Satz am Auftrag.
Fotos landen in der Auftragsakte
Alles, was im Chat verschickt wird, wird in der digitalen Auftragsakte gespeichert. Ein Baustellenfoto ist damit nicht nur verschickt, sondern abgelegt.
Bei der Abnahme oder bei einer Reklamation ist das der Unterschied zwischen einem Beleg und einer Erinnerung. Wie viel eine saubere Fotodokumentation am Ende wert ist, zeigt sich genau dort.
Fotos, bevor der Schritt fertig ist
Du kannst festlegen, dass ein Arbeitsschritt erst abgeschlossen werden kann, wenn Dateien hochgeladen wurden. Das Hochladen passiert im Chat, also da, wo dein Team ohnehin ist.
Damit entsteht Dokumentation nebenbei statt als Aufgabe für den Freitagnachmittag. Für strukturierte Nachweise gibt es zusätzlich die digitalen Formulare.
Der Chat sitzt da, wo gearbeitet wird
Für dein Team ist der Chat keine App, die zusätzlich aufgemacht wird. Er ist ein Reiter im Arbeitsschritt, direkt neben Auftrag und Dateien. Wer morgens auf der Baustelle sein Handy rausholt, hat damit in einem Fenster beieinander, was er für den Tag braucht.
Was schon dasteht, bevor jemand fragt
Im Reiter Auftrag stehen die Anmerkungen aus dem Büro, die Adresse mit Karte, die zugewiesenen Kollegen und der komplette Ablauf mit allen Arbeitsschritten. Welches Holz, welches Maß, welcher Ansprechpartner: Das steht da, ohne dass jemand danach fragen muss.
Damit bleibt für den Chat übrig, was wirklich unterwegs entsteht. Die Schritte und Termine selbst entstehen in der Auftragsplanung, wiederkehrende Abläufe legst du einmal als Standardablauf an.
Einstempeln und fertig melden im selben Fenster
Auf derselben Seite stempelt dein Team ein, auf Fahrt, Arbeit oder eine andere Tätigkeit, die ihr im Betrieb festlegt. Die Zeit hängt am Arbeitsschritt und damit am Auftrag: Sie läuft in den Stundenzettel für den Lohn und gleichzeitig in die Projektzeiterfassung für die Nachkalkulation.
Ist der Schritt erledigt, drückt der Kollege auf Abschließen. Diese Fertigmeldung ist die Information, für die im Betrieb sonst abends telefoniert wird: Das Büro sieht auf der digitalen Plantafel, was durch ist und wo es hakt.
So sieht der Auftragschat in Artesa aus
Das Video kommt aus unserem Handbuch. Neue Mitarbeiter arbeiten sich damit selbst ein, ohne dass du danebenstehen musst. Alle Videos im Handbuch
Absprachen, die auffindbar bleiben
14 Tage selbst testen oder vorher mit uns telefonieren
Bei euch hängen die halben Baustellenabsprachen in einer WhatsApp-Gruppe und im Büro fehlt trotzdem die Hälfte? Nimm einen laufenden Auftrag und führt die Absprachen dazu zwei Wochen lang am Auftrag statt in der Gruppe. Danach weißt du, was davon wirklich dorthin gehört und was in WhatsApp bleiben darf.
Das sagen Betriebe, die damit arbeiten
Häufig gestellte Fragen
Ein Chat, der zu einem Auftrag gehört statt zu einer Personengruppe. Zu jedem Auftrag wird automatisch einer angelegt, das Team schreibt dort Nachrichten und lädt Dateien hoch, und alles bleibt beim Auftrag gespeichert.
Ehrlich: nein. Für „bin zehn Minuten später“ bleibt der private Chat das schnellere Werkzeug. Das realistische Ziel ist, dass alles, was zum Auftrag gehört, am Auftrag landet. Warum das so ist, steht ausführlicher unter WhatsApp im Betrieb.
Ja. Ein roter Punkt zeigt neue Nachrichten im Chat an, und zusätzlich lassen sich Push-Benachrichtigungen aktivieren. Der Unterschied zur Gruppe ist nicht die Geschwindigkeit, sondern dass die Nachricht danach einen festen Ort hat.
Ja. Artesa läuft als Web-App auf dem Smartphone, dort hat der Chat einen eigenen Reiter im Auftrag. Wie sich das Gerät draußen sonst schlägt, zeigt die Handwerker-App.
Ja, beides liegt im selben Fenster. Der Chat ist ein Reiter im Arbeitsschritt, daneben stehen die Auftragsinfos und die Stempeluhr. Gebucht wird über die Zeiterfassung.
Über Abschließen im Arbeitsschritt. Ist eingestellt, dass vorher Dateien hochgeladen werden müssen, geht der Knopf erst, wenn die Fotos im Chat liegen. Danach ist der Stand für alle sichtbar, im Büro und auf der Baustelle, Schritt für Schritt ablesbar am Auftragsstatus.
Nein, der Chat ist für dein Team gedacht. Die Kundenkommunikation läuft weiter über die gewohnten Wege, mit dem Vorteil, dass du für Rückfragen den dokumentierten Stand parat hast. Ideen dazu findest du im Blog Kundenkommunikation.
Der Chat selbst bleibt in Artesa. Auftrags- und Zeitdaten gehen über Schnittstellen und die REST-API in dein System, die Kommunikation dazu bleibt an der Auftragsakte.