Update Oktober 2026: Neue Funktionen in Artesa

Marvin FinkGeschäftsführer & Leiter Vertrieb

Produkt-Updates

28. Oktober 266 Minuten

Update Oktober 2026: Neue Funktionen in Artesa

Update-Zeit! Mit Version 4.19.0 kommt Artesa dorthin, wo bisher das Netz fehlte: in den Keller, ins Funkloch, auf die Baustelle am Ortsrand. Dazu gibt es Serien für wiederkehrende Termine, Chats ohne Auftragsbezug und getippte Hinweise auf Plänen. Und jeder Eintrag in Artesa bekommt eine neue ID, was Lesezeichen und angebundene Systeme betrifft.

Neue Funktionen im Überblick

Offline arbeiten (Open Beta): Stempeln, Stundenzettel, Formulare, Fotos und Auftrags-Chat ohne Empfang
Arbeitsschritte als Serie: die Wartung jede Woche einmal geplant
Ansprechpartner als Kontakte: Hausverwaltung, Planer oder Hausmeister am Auftrag
Direkt- und Gruppenchats mit angehefteten Nachrichten
Text schreiben im PDF, als echter Text im heruntergeladenen Plan
Vordefinierte Pausen im Arbeitszeitmodell
und viele weitere Verbesserungen

Offline arbeiten (Open Beta)

Im Keller eines Altbaus oder in der Halle mit Blechdach war Artesa bisher eine Ladeanzeige. Ab diesem Update gehen Stempeln, Aufgaben, Formulare, Fotos und der Auftrags-Chat auch ohne Internetverbindung. Im Stundenzettel trägst du offline Zeiten, Pausen und Abwesenheiten ein und reichst einzelne Tage ein.

Ohne Netz einstempeln, Fotos hochladen, dem Büro schreiben

Gesendet wird von selbst, sobald wieder Empfang da ist. Was noch wartet, siehst du im Mitarbeiterprofil. Dort schaltest du den Offline-Modus auch ein, je Gerät, also auf dem Handy für die Baustelle und nicht auf dem Büro-PC.

Der Offline-Modus ist eine Open Beta und steht jedem Unternehmen zur Verfügung.

Wiederkehrende Arbeitsschritte als Serie

Die Wartung jeden Mittwoch, die Baubesprechung jeden Montag: Solche Termine hast du bisher Woche für Woche neu angelegt. Jetzt legst du einen Arbeitsschritt einmal als Serie an, täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich, ohne Ende, bis zu einem Datum oder für eine feste Anzahl Termine.

Rhythmus und Ende festlegen, Artesa legt die Termine an

Jeder Termin der Serie ist ein normaler Arbeitsschritt mit Mitarbeitern, Kolonnen, Aufgaben und Formularen und trägt auf der Plantafel ein Wiederholungs-Symbol. Änderst du einen Termin, fragt Artesa, ob die Änderung nur für ihn oder auch für alle folgenden gelten soll. Endet eine Serie, bleiben die Termine erhalten, an denen schon gearbeitet wurde. Für Serviceaufträge mit festem Rhythmus fällt damit das wöchentliche Anlegen weg.

Eigene Ansprechpartner statt fester Felder

Bauleiter und Architekt als feste Felder passten nicht zu jedem Gewerk und nicht zu jedem Kunden. Ab jetzt legt ihr eigene Kontakttypen an, etwa Hausverwaltung, Planer oder Hausmeister, und gebt jedem Auftrag genau die Ansprechpartner, die er hat.

Jeder Kontakt liegt im gemeinsamen Adressbuch und gilt auf allen Aufträgen. Ändert sich eine Telefonnummer, ändert sie sich überall auf einmal. In der Auftragsliste filterst du nach jedem Kontakttyp, und beim Kunden siehst du auch die Aufträge, an denen jemand als Ansprechpartner beteiligt ist.

Die bisher eingetragenen Bauleiter und Architekten werden beim Update als Kontakte übernommen. Gleich geschriebene Namen werden dabei zu einem Kontakt zusammengefasst.

Direkt- und Gruppenchats

Chats gibt es nicht mehr nur zu Aufträgen. Du schreibst einem Kollegen direkt oder einer festen Runde wie der Werkstatt oder einer Kolonne. Die Absprache ohne Auftragsbezug landet damit nicht mehr in irgendeinem Auftrags-Chat oder in WhatsApp. Chats stehen jetzt allen Rollen offen, auch den Handwerkern.

Was alle brauchen, etwa den Schlüssel beim Nachbarn oder die Lieferadresse, heftest du an. Bis zu drei angeheftete Nachrichten stehen oben im Chat und rutschen nicht mit jeder neuen Nachricht aus dem Blick. Fotos, Dateien und Links eines Chats sammelt das Fenster „Medien, Dateien & Links", das Foto von letzter Woche findest du dort ohne Scrollen.

Was alle im Chat brauchen, steht oben

Neu ist außerdem ein farbiger Punkt am Profilbild: grün, wenn jemand eingestempelt ist oder die App offen hat, gelb in der Pause, rot während einer genehmigten Abwesenheit. Im Direkt-Chat steht dazu, seit wann, etwa „Eingestempelt seit 07:12".

Hinweise ins PDF tippen

Auf dem Handy mit dem Finger „1,5 cm aus dem Lot" auf ein Aufmaßblatt zu schreiben, ergibt selten etwas Lesbares. Mit dem Werkzeug „Text schreiben" tippst du auf eine Stelle im Plan und schreibst per Tastatur los. Auf vollen Plänen bekommt die Textbox auf Wunsch einen weißen oder gelben Hintergrund. Im heruntergeladenen PDF steht der Hinweis als echter Text, den man durchsuchen und kopieren kann.

Ein Hinweis auf dem Aufmaßblatt, getippt statt gekritzelt

Neben dem PDF listet die Leiste „Anmerkungen" alle Anmerkungen im Plan nach Tagen, mit Name und Uhrzeit. Eine gelöschte Anmerkung bleibt dort durchgestrichen stehen und lässt sich wiederherstellen.

Mit Version 4.20 entfernen wir den alten PDF-Viewer. Arbeitet ihr noch damit, wechselt am besten schon jetzt über „Zum neuen PDF-Viewer wechseln".

Feste Pausen im Arbeitszeitmodell

Wer von 8 bis 16 Uhr durchstempelt und die Mittagspause vergisst, hatte bisher eine Stunde zu viel auf dem Zettel. Im Arbeitszeitmodell legt ihr jetzt je Wochentag feste Pausen fest, etwa 12:00 bis 12:30. Sobald an einem Tag etwas erfasst wird, stehen sie als echte Pausen im Stundenzettel und werden von der Arbeitszeit abgezogen.

Eine verbindliche Pause liegt fest. Eine nicht verbindliche ist ein Vorschlag, den der Mitarbeiter dorthin schiebt, wo die Pause tatsächlich lag. Auftrags- und Verteilzeiten werden um dieselben Pausen bereinigt.

Dazu kürzen die Pausenregeln nicht mehr ungefragt: Eine zu lange Pause bleibt stehen, wie sie erfasst wurde, und der Stundenzettel zeigt einen Hinweis. Ob eine zu kurze Pause auf das Minimum angehoben oder nur gemeldet wird, stellt ihr am Arbeitszeitmodell ein.

Neue IDs für alle Einträge

Hinter den Kulissen hat jeder Eintrag in Artesa eine neue ID bekommen, vom Auftrag über den Kunden bis zur Datei. Du siehst das an einer Stelle: In der Adresszeile steht statt einer kurzen Nummer eine lange Zeichenfolge. Alte Lesezeichen und Links leiten vorerst weiter, auch auf Dateien und Downloads. Habt ihr Links auf Aufträge in Excel-Listen, E-Mails oder einem anderen Programm gespeichert, öffnet sie einmal und ersetzt sie durch die neue Adresse.

Für angebundene Systeme gibt es die Schnittstelle jetzt in Version 2. Mit ihr kommen Webhooks: Artesa meldet einem ERP oder einer Buchhaltung jede Änderung innerhalb weniger Sekunden, das System muss nicht mehr ständig nachfragen. Version 1 läuft weiter.

Und vieles mehr

Status für viele Aufträge auf einmal setzen: Zeilen in der Auftrags- oder Arbeitsschrittliste markieren, den Status in einer davon ändern, er gilt für alle markierten
Listen nach leeren Zellen filtern: Der Filter jeder Spalte, die leer sein kann, bietet „Leer“ und „Gefüllt“, etwa für Aufträge ohne Kunde
Alle Dateien als Liste: die Dateien aller Aufträge in einer Tabelle, mehrere gesammelt als ZIP
Offene Abwesenheiten werden mitgenehmigt, wenn du den Stundenzettel aus demselben Zeitraum genehmigst
Arbeit während einer Abwesenheit meldet die Stundenzettel Übersicht mit den betroffenen Minuten
Verbesserte Benutzerfreundlichkeit auf Smartphones: Menüs, Auswahl, Datum und Farbe öffnen sich vom unteren Bildschirmrand, mit großen Tippflächen
Auftragstyp anlegen, ohne das Formular zu verlassen: Fehlt in einer Auswahl der passende Auftragstyp, Mitarbeiter oder Auftrag, legst du ihn über das Plus neben der Suche an, ohne in die Einstellungen zu wechseln

Die vollständige Liste mit allen Screenshots findest du in der Release-Note zu 4.19.0.

Fazit

Mit 4.19.0 hängt weniger am Empfang und weniger an Wiederholung: Die Zeiten kommen aus dem Funkloch nach, der wöchentliche Termin ist einmal geplant, und die Absprache mit der Werkstatt hat einen eigenen Chat.

Der Offline-Modus steht jedem Unternehmen zur Verfügung. Jeder Mitarbeiter schaltet ihn auf seinem Handy oder Tablet selbst ein, im Reiter „Offline“ seines Mitarbeiterprofils. Im Offline-Modus stempeln deine Leute dann auch dort, wo das Handy keinen Balken zeigt.

Ja. Lesezeichen und Links mit den bisherigen Nummern leiten auf die neuen Adressen weiter, auch Links auf Dateien. Das bleibt eine Weile so, aber nicht für immer. Bevor die alten Nummern wegfallen, sagen wir rechtzeitig Bescheid.

Sie werden beim Update als Kontakte übernommen. Gleich geschriebene Namen landen dabei in einem Kontakt. Unterschiedlich geschriebene Namen derselben Person bleiben getrennt und lassen sich im Auftrag dem richtigen Kontakt zuordnen.

Nur in einem Modell, dem noch keine Mitarbeiter zugeordnet sind. Für ein laufendes Modell legst du eine Kopie mit den Pausenzeiten an und ordnest die Mitarbeiter ab einem Stichtag neu zu. Die Pausen stehen danach als eigene Zeitabschnitte im Stundenzettel.

Nein. Version 1 läuft mit den alten Nummern weiter und liefert zu jedem Datensatz zusätzlich seine neue ID, so lässt sich der Umstieg in Ruhe vorbereiten. Webhooks gibt es nur mit v2. Die REST-API verbindet Artesa mit ERP und Buchhaltung, jeden Unterschied zwischen v1 und v2 listet die Umstiegsanleitung.