Arbeitszeitkonto fürs Handwerk.
Soll- und Ist-Stunden im Blick behalten
Jeder im Betrieb hat ein Gefühl dafür, wer gerade viel schiebt und wer hinterherhängt, und auf den Zetteln steht es irgendwo auch. Beides reicht nicht, wenn es um Stunden geht, die deinen Leuten gehören. Das Arbeitszeitkonto macht daraus eine Zahl, die beide Seiten sehen, am selben Tag.
Ein Arbeitszeitkonto ist im Kern eine einfache Rechnung: Auf der einen Seite steht das Soll, also die Stunden, die nach Vertrag anfallen. Auf der anderen Seite das Ist, also die Stunden, die tatsächlich gearbeitet wurden. Die Differenz ist der Saldo, und der wandert als Guthaben oder als Minusstunden in den nächsten Monat.
Die Rechnung kriegt jeder hin. Schwierig sind die beiden Zahlen davor: Das Soll ändert sich mit jedem Monat, das Ist steht auf Zetteln, die erst Wochen später im Büro ankommen. Deshalb bleibt der Kontostand in vielen Betrieben eine Schätzung, und im Büro beginnt am Monatsende das Einsammeln, Nachfragen und Abtippen.
- Die Stunden kommen Wochen später im Büro an.
- Notiert wird im Nachhinein, aus dem Gedächtnis.
- Jeder rechnet sein Soll selbst, das Büro rechnet anders.
- Minusstunden fallen monatelang niemandem auf.
- Soll und Ist stehen nebeneinander, Tag für Tag.
- Der Stand gilt sofort, nicht nach dem Zettel-Rücklauf.
- Der Saldo läuft automatisch in den Folgemonat.
- Jeder sieht seinen eigenen Stand im Stundenzettel.
Ob überhaupt Plusstunden entstehen, entscheidet sich vorher: wie die Woche verteilt ist, wer fehlt und wer die Lücke füllt. Diese Verteilung legst du in der Einsatzplanung fest, das Konto zeigt hinterher, was daraus geworden ist.
Der Kontostand gilt am selben Tag
In Artesa entfällt der Zettel-Rücklauf. Die Buchung entsteht beim Ein- und Ausstempeln, das Konto rechnet sie in derselben Minute mit. Wer am Mittwoch wissen will, wo er steht, schaut am Mittwoch nach, und wenn du am Monatsersten mit der Erfassung anfängst, hast du am Monatsende einen Saldo, der auf gemessenen Zeiten beruht.
Damit das trägt, muss die Erfassung darunter stimmen. Ein Konto, das aus pauschal nachgetragenen Stunden gespeist wird, ist eine Zahl ohne Rückhalt. Wie die Zeiten sauber reinkommen, steht beim digitalen Stundenzettel, und was du dabei dokumentieren musst, unter Arbeitszeiterfassung Pflicht.
Das Soll ist keine feste Zahl
40 Stunden die Woche heißt nicht 160 Stunden im Monat. Der Februar hat 28 Tage, der März 31, im Mai liegen mehrere Feiertage unter der Woche, im Juli keiner. Das Gehalt bleibt jeden Monat gleich, das Soll dahinter schwankt.
Wie gerechnet wird, steht im Arbeitszeitmodell: Soll-Stunden je Wochentag, Standardzeiten, Pausenregeln und der Umgang mit Überstunden. Artesa geht damit durch den Kalender und lässt Wochenenden, Feiertage und genehmigte Abwesenheiten weg. Vollzeit, Teilzeit oder verkürzter Freitag, jedes Modell bringt seine eigenen Regeln mit und jeder Mitarbeiter damit sein eigenes Monatssoll.
Zugeordnet wird ein Modell immer ab einem Datum. Der Wechsel von Vollzeit auf Teilzeit lässt sich damit im Voraus eintragen, ohne dass die abgeschlossenen Monate davor neu gerechnet werden.
Abwesenheiten rechnen mit
Urlaub, Krankheit und Feiertage sind keine Lücken im Konto. Je Abwesenheitsart legst du fest, ob sie arbeitszeitrelevant ist, dann passt sich das Konto automatisch an und der Tag zieht das Soll nicht ins Minus. Die Feiertage pflegst du einmal im Kalender der Einstellungen, Betriebsferien kommen auf demselben Weg dazu. Wie ein einzelner Urlaubstag überhaupt ins Konto kommt, zeigt der Urlaubsantrag.
Auch der Abbau läuft darüber: Stundenweise Abwesenheiten decken den Nachmittag ab, an dem jemand Überstunden abfeiert. Urlaub, Krankheit und Berufsschule laufen in der Abwesenheitsplanung zusammen.
Auswertung über alle Mitarbeiter
In der Übersicht siehst du die Stundenzettel aller Mitarbeiter nebeneinander, wahlweise für Tag, Woche oder Monat. Welche Spalten dabeistehen, stellst du selbst ein: Ist, Soll, Differenz, der Übertrag aus dem Vormonat und der Stand zum Monatsende.
Dazu kommen Hinweise je Tag, etwa fehlende Erfassung an einem Soll-Arbeitstag. So schaust du nur dort genauer hin, wo etwas nicht zusammenpasst.
Gleitzeit, Übertrag, eure Regeln
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Du willst wissen, ob sich dein Arbeitszeitmodell mit Artesa abbilden lässt, samt Gleitzeitrahmen und Übertrag? Sag uns, nach welchen Regeln bei euch gerechnet wird. Wir sagen dir, was davon sich einstellen lässt und was nicht.
Das sagen Betriebe, die damit arbeiten
Häufig gestellte Fragen
Überstunden sind die einzelnen Stunden über dem Soll, das Arbeitszeitkonto ist der Rahmen, in dem sie verrechnet werden. Ohne Konto ist jede Überstunde ein Einzelfall, mit Konto ergeben sie einen Saldo, der sich auch wieder abbauen lässt. Den operativen Alltag dazu findest du unter Überstunden.
Der Weg über den Stick fällt weg. Gestempelt wird am Handy, am Tablet oder am Terminal in der Werkstatt, und die Buchung liegt sofort im Stundenzettel. Damit verschwindet die Woche, in der niemand weiß, wo das Konto steht: Der Mitarbeiter sieht seinen Stand unterwegs, das Büro sieht ihn ohne Einlesetermin.
Ja. Im Arbeitszeitmodell hinterlegst du entweder feste Zeiten für Beginn und Ende oder ein Zeitfenster mit frühestem und spätestem Arbeitsbeginn. Entscheidend fürs Konto bleibt die Tagessumme gegen das Soll, nicht die Uhrzeit, zu der jemand angefangen hat.
Das Konto rechnet monatlich ab und trägt den Saldo in den Folgemonat, damit läuft es über das Jahr durch. Saisonale Schwankungen bildest du so ab. Ein Langzeit- oder Lebensarbeitszeitkonto mit Wertguthaben und Insolvenzsicherung ist etwas anderes, das gehört zur Lohnabrechnung und nicht in die Einsatzplanung.
Wenn du im Arbeitszeitmodell eine Obergrenze für den Übertrag setzt, wird alles darüber als verfallen ausgewiesen und ist im Stundenzettel sichtbar. Ob eine solche Grenze bei dir zulässig ist, richtet sich nach Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag; den rechtlichen Rahmen der Zeiterfassung haben wir im Blog unter Zeiterfassung im Handwerk zusammengefasst.
Nein. Zuschlagssätze, Auszahlung und Lohnlauf gehören ins Lohnprogramm. Artesa liefert die Stunden und den Kontostand und gibt beides per Export oder über Schnittstellen weiter.
Ja, jeder sieht sein Konto im eigenen Stundenzettel, inklusive Übertrag aus dem Vormonat. Genau das nimmt die meiste Diskussion raus, weil die Monteure nicht mehr auf eine Abrechnung warten müssen, um zu wissen, wo sie stehen.
Ein sauberes Konto zahlt sich zweimal aus: Es hält den Frieden bei der Abrechnung, und es zeigt dir, ob du dauerhaft über deiner Kapazität planst. Wenn der Saldo im ganzen Team steigt, ist das kein Zeitproblem, sondern ein Thema für die Kapazitätsplanung und die Nachkalkulation.