Update September 2026: Neue Funktionen in Artesa

Es ist Update-Zeit! Mit Version 4.18.0 geht es vor allem um Fehler, die gar nicht erst entstehen sollen: Eine Doppelbelegung fällt beim Einteilen auf und nicht am Einsatztag. Wiederkehrende Filter richtest du einmal ein statt jedes Mal neu. Und ob sich jemand auf zwei Arbeitsschritte gleichzeitig stempeln darf, entscheidet ihr selbst, statt die Zeiten hinterher im Büro geradezuziehen.

Neue Funktionen im Überblick

• Doppelbelegungen beim Zuweisen: die Auswahlliste zeigt, wer parallel schon eingeplant ist
• Gespeicherte Ansichten für Aufträge, Arbeitsschritte, Kunden und Projekte
• Mitarbeiter-Reihenfolge und Notizen auf der Mitarbeitertafel
• Einstempeln auf mehrere Arbeitsschritte ist jetzt einstellbar
• Einteilung im eigenen Kalender: Aufträge und Abwesenheiten als Feed in Apple, Google oder Outlook
• Anmerkungen zum Kunden, sichtbar für alle am Auftrag
• und viele weitere Verbesserungen

Doppelbelegungen beim Zuweisen

Dass jemand zur selben Zeit an zwei Stellen steht, musste man bisher selbst im Blick behalten, und übersehen war es schnell. Wenn du an einem Arbeitsschritt Mitarbeiter hinzufügst, nennt die Auswahlliste jetzt unter jedem Namen die Arbeitsschritte, auf denen er im Zeitraum dieses Arbeitsschritts schon eingeplant ist.

Wer bereits zugewiesen und parallel woanders eingeplant ist, bekommt zusätzlich einen gestrichelten gelben Balken an seiner Zeile, und sein Profilbild am Arbeitsschritt einen gestrichelten gelben Rahmen. Abwesenheiten behalten dabei Vorrang: Bei Urlaub oder Feiertag bleibt der Rahmen durchgezogen rot oder gelb. So fällt die Doppelbelegung in dem Moment auf, in dem sie entsteht, und nicht erst, wenn einer morgens an zwei Stellen gleichzeitig gebraucht wird.

Gespeicherte Ansichten für deine Listen

Die Listen können viel: filtern, Spalten wählen, sortieren. Nur brauchst du dieselbe Einstellung immer wieder. Die Sonderaufträge. Die Aufträge, die noch abgerechnet werden müssen. Die Baustellen einer Kolonne. Bisher hast du dir das jedes Mal neu zusammengeklickt.

Filter, Spalten und Sortierung einer Liste lassen sich jetzt als eigene Ansicht speichern, in den Listen für Aufträge, Arbeitsschritte, Kunden und Projekte. Ein Klick auf den Seitentitel öffnet deine Ansichten, dort legst du über "Aktuelle Ansicht speichern" eine neue an, mit eigenem Namen und Icon.

Über "Als Menüpunkt anzeigen" legst du eine Ansicht direkt in die Navigation, über "Freigegeben für" gibst du sie für bestimmte Rollen frei und damit dem ganzen Team. Die Reihenfolge im Dropdown bestimmt jeder Mitarbeiter für sich.

Passend dazu hat die Auftragsliste die neue Spalte "Auftragskategorien", die du über die Spaltenauswahl einblendest. Die Statusfilter haben "Kein Status" als ersten Eintrag bekommen und die Filter über den Verantwortlichen das Häkchen "Ohne Verantwortlichen". Damit findest du genau die Aufträge, die noch niemand in die Hand genommen hat.

Eigene Reihenfolge und Notizen auf der Mitarbeitertafel

Nach Namen sortiert will man die Tafel selten. Gedacht wird in Teams, in Fähigkeiten, in Einsatzgebieten: die Montage zusammen, die Werkstatt darunter, die beiden mit dem Kranschein nebeneinander. Alphabetisch steht davon nichts beieinander.

Über "Mitarbeiter-Reihenfolge" im Spaltenkopf ziehst du die Mitarbeiter deshalb in eine eigene Reihenfolge. Dazu kann jeder eine kurze Notiz bekommen, die unter seinem Namen steht und sich dort auch bearbeiten lässt: der fehlende Führerschein, eine befristete Einschränkung, was beim Einteilen eben zählt.

Reihenfolge und Notizen gelten für alle. "Reihenfolge zurücksetzen" stellt die alphabetische Sortierung wieder her, die Notizen bleiben dabei erhalten. Außerdem lässt sich die digitale Plantafel über "Aufträge filtern" auf einzelne Auftragskategorien eingrenzen.

Einstempeln auf mehrere Arbeitsschritte

Wer vergisst auszustempeln und den nächsten Arbeitsschritt startet, hat zwei Zeiten parallel laufen. Auffallen wird das erst im Büro, beim Prüfen der Stundenzettel, und die Korrektur ist dann Handarbeit. In manchen Gewerken ist paralleles Erfassen aber Absicht. Deshalb entscheidet ihr unter Einstellungen → Arbeitszeiten ab jetzt selbst, mit drei Optionen:

• Mehrfaches Einstempeln erlauben (kein Hinweis): das bisherige Verhalten und weiterhin die Voreinstellung
• Nachfragen, ob gewechselt werden soll: der Mitarbeiter wählt zwischen "Umstempeln" und "Zusätzlich einstempeln"
• Laufenden Arbeitsschritt automatisch beenden: der bisherige Arbeitsschritt endet, der neue beginnt

Die Einstellung gilt für den ganzen Betrieb und lässt sich je Arbeitszeitmodell überschreiben. So bekommt die Werkstatt ein anderes Verhalten als die Montage.

In dieselbe Richtung gehen zwei weitere Änderungen: Eingereichte und genehmigte Tage sind für die Zeiterfassung gesperrt, mit einer Meldung statt eines stillen Fehlers. Und Arbeitszeiten unter 20 Sekunden zählen nicht mehr mit, ein versehentliches Ein- und sofort wieder Ausstempeln muss also niemand mehr von Hand aufräumen.

Einteilung im eigenen Kalender

Wer abends wissen wollte, wo er morgen früh anfängt, musste dafür bisher Artesa öffnen. Im Mitarbeiterprofil gibt es jetzt den Tab iCal-Feed: Über "Feed erstellen" entsteht eine persönliche Feed-URL, die sich per Klick in Apple Kalender, Google Kalender, Outlook 365 oder Outlook.com abonnieren lässt. Je Feed stellst du über "Aufträge einbeziehen" und "Abwesenheiten einbeziehen" ein, was darin landet, und je nach Berechtigung, ob es die eigenen Termine sind oder alle.

Was du in der Mitarbeiterplanung einteilst, steht damit im selben Kalender wie der Zahnarzttermin und der Elternabend. Und wird im Büro umgeplant, zieht der Kalender nach.

Anmerkungen zum Kunden

Ein Kunde hat unter den Kontaktdaten das Freitextfeld Anmerkungen. Dort steht, was für alle seine Aufträge gilt: "Einfahrt nur bis 3,5 Tonnen" oder "Hund im Hof". Sichtbar ist das für alle Mitarbeiter über die Auftragsakte, die Erfassung und das Tagewerk, also auch für den, der morgens hinfährt.

Und vieles mehr

• Satellitenansicht in allen Karten, von der Plantafel über die Auftragsakte bis zur Zeiterfassung
• GPS in der Arbeitszeitauswertung: Karten-Button in beiden Tabellen, Koordinaten im CSV-Export
• PDF-Spalte und Sammel-Download in der Formular-Liste, mehrere Protokolle als ZIP
• Mehrere Dateien auf einmal: langes Drücken startet den Auswahlmodus, danach verschieben, herunterladen oder löschen
• Arbeitsschritte nur bis morgen als neue Option der Rollen-Einstellung, dazu ein Standard-Status für neue Aufträge

Die vollständige Liste mit allen Screenshots findest du in der Release-Note zu 4.18.0.

Fazit

Mit 4.18.0 entstehen weniger Fehler, die später jemand im Büro geradeziehen muss: Die Doppelbelegung fällt beim Einteilen auf, die parallele Stempelung lässt sich abstellen, und der Filter, den du jede Woche brauchst, ist nach einmal Einrichten einen Klick entfernt.