Abwesenheitsplanung fürs Handwerk.
Wer fehlt, steht im Plan
Urlaub liegt in der einen Liste, die Krankmeldung kommt per WhatsApp, die Berufsschulwoche steht im Kopf des Meisters. Und die Einsatzplanung rechnet trotzdem mit dem ganzen Team.
Abwesenheitsplanung heißt: alle Gründe, aus denen jemand nicht auf der Baustelle oder in der Werkstatt steht, an einer Stelle führen. Urlaub, Krankheit, Schulung, Sonderurlaub, Elternzeit, Berufsschule. Nicht, weil es ordentlicher aussieht, sondern weil die Planung sonst mit Leuten rechnet, die es an dem Tag gar nicht gibt.
Der Unterschied zur reinen Urlaubsverwaltung ist genau das: Urlaub wird meist Monate vorher beantragt, Krankheit erfährst du um 6:40 Uhr. Beides muss trotzdem am selben Ort landen, sonst hast du zwei Wahrheiten über dieselbe Woche. Was nach so einem Anruf passiert, regelt die Krankmeldung.
- Urlaub und Resturlaub aus dem Vorjahr.
- Krankmeldungen, auch die von heute Morgen.
- Berufsschule, Lehrgänge und Schulungen.
- Sonderurlaub, Elternzeit, unbezahlte Freistellung.
- Der Urlaubsantrag ist der Prozess davor, also Beantragen und Genehmigen.
- Der Abwesenheitskalender ist nur die Ansicht darauf.
- Die Urlaubsplanung deckt einen von vielen Gründen ab.
- Der Dienstplan sagt, wer arbeitet, nicht wer fehlt.
Antrag, Kalender und Planung sind also drei Schichten desselben Themas. In Artesa hängen sie zusammen: Der Antrag läuft durch die Genehmigung, landet danach im Kalender und ist von dort aus in der Plantafel und in der Einsatzplanung sichtbar.
Für die Disposition ist das der eigentliche Nutzen: Der Ausfall steht im Plan, bevor die Kolonne losfährt, und die Umbesetzung erreicht die Betroffenen ohne Rundruf.
Eigene Gründe statt Urlaub oder nicht Urlaub
Welche Abwesenheitsgründe es bei dir gibt, legst du selbst fest. Ein Betrieb mit vielen Azubis führt Berufsschule getrennt, ein anderer trennt Lehrgang und Messe, wieder ein anderer kommt mit vier Gründen aus.
Der Nutzen zeigt sich später bei der Auswertung: Wenn Schulung als eigener Grund läuft, siehst du am Jahresende, wie viele Tage dafür draufgingen, statt sie irgendwo unter Sonstiges zu suchen. Wo du die Gründe anlegst, steht im Handbuch unter Abwesenheiten.
Sichtbar da, wo geplant wird
Eine Abwesenheit, die nur im Kalender steht, hilft niemandem. Deshalb ist sie in der Planung mit drin: Weist du jemandem einen Arbeitsschritt zu, siehst du sofort, ob die Person in dem Zeitraum überhaupt da ist.
Damit wird aus der Abwesenheitsliste eine Planungsgrundlage. Wie viel du in einer Woche wirklich zusagen kannst, hängt genau daran, siehe Kapazitätsplanung.
Was übrig ist, steht daneben
Je Mitarbeiter und Grund ist hinterlegt, wie viele Tage zustehen. In der Jahresübersicht siehst du Anspruch, Übertrag aus dem Vorjahr, genehmigt, geplant und übrig, ohne dass jemand nachzählt.
Die Tabelle aller Abwesenheiten lässt sich filtern und als CSV exportieren, etwa für die Lohnabrechnung. Gerechnet wird der Lohn woanders: Artesa liefert die Tage und gibt sie über Schnittstellen weiter. Damit liegt die Vorarbeit für die Lohnabrechnung am Monatsende in einer Tabelle statt in einem Stapel Zettel.
Alle Abwesenheiten an einer Stelle
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Bei dir liegen Urlaub, Krankmeldungen und Schulungstermine noch an drei verschiedenen Orten? Leg dir die Abwesenheitsgründe an, die bei euch wirklich vorkommen, und plan eine Woche damit durch. Danach weißt du, ob das die drei Orte ersetzt oder ein vierter wird.
Das sagen Betriebe, die damit arbeiten
Häufig gestellte Fragen
Die Planung aller Zeiten, in denen Mitarbeiter nicht zur Verfügung stehen: Urlaub, Krankheit, Schulung, Sonderurlaub und alles, was du sonst noch führen willst. Sie geht damit über die reine Urlaubsplanung hinaus, die nur einen dieser Gründe abdeckt.
Der Kalender ist die Ansicht, die Planung ist der Zweck. Im Abwesenheitskalender siehst du, wer wann fehlt. Von Planung sprichst du erst, wenn diese Information in die Einsatz- und Auftragsplanung einfließt und du daran erkennst, ob eine Woche noch trägt.
Nein, der Antrag ist der Schritt davor. Ein Mitarbeiter beantragt Urlaub, Vertretung und Vorgesetzter bestätigen oder lehnen ab, alle Beteiligten bekommen eine Benachrichtigung. Erst die genehmigte Abwesenheit ist für die Planung verbindlich.
Als ganz normale Abwesenheit, eingetragen im Kalender oder direkt im Stundenzettel. Sie ist sofort in der Planung sichtbar, sodass du siehst, welche Einsätze des Tages jetzt neu besetzt werden müssen. Was du tust, wenn es mehrere gleichzeitig erwischt, steht im Blog Wenn die halbe Mannschaft ausfällt.
Ja. Abwesenheiten lassen sich für ganze Tage oder stundenweise eintragen, etwa für einen Arzttermin am Vormittag. Im Stundenzettel wird das anhand des hinterlegten Arbeitszeitmodells berücksichtigt.
Ja, auf Basis der Regeln, die du je Mitarbeiter und Grund hinterlegst, inklusive anteiliger Berechnung bei unterjährigem Eintritt und Übertrag ins Folgejahr. Den Übertragswert kannst du von Hand überschreiben, wenn ihr das anders handhabt.