Digitale Unterschrift fürs Handwerk.
Unterschrieben, bevor ihr vom Hof fahrt
Die Unterschrift ist der Moment, in dem aus einer Notiz ein Beleg wird. Passiert sie nicht vor Ort, passiert sie oft gar nicht.
Fast jedes Formular im Handwerk endet mit einem Feld für die Unterschrift: das Abnahmeprotokoll, der Regiebericht, der Rapportzettel. Auf Papier heißt das Zettel knicken, im Transporter ablegen und im Büro hoffentlich wiederfinden.
Elektronisch zeichnet der Kunde mit dem Finger auf Handy oder Tablet, das Dokument ist bestätigt und hängt sofort am Auftrag. Der Weg vom Kunden ins Büro entfällt.
- Leistungsnachweise und Rapporte.
- Regieberichte und Stundenbestätigungen.
- Abnahmeprotokolle nach Werkvertrag.
- Übergaben, Einweisungen, Materialempfang.
- Gesetzliche Schriftform, etwa bei Bürgschaften.
- Verträge mit ausdrücklich vereinbarter Schriftform.
- Kündigungen von Arbeitsverhältnissen.
- Alles, wo ausdrücklich ein Original verlangt wird.
So läuft das auf der Baustelle
- 1Formular am Auftrag öffnen
Aus euren Vorlagen das passende wählen. Auftrag und Arbeitsschritt hängen von Anfang an daran, ändern lässt sich die Zuordnung auch später noch.
- 2Ausfüllen, während gearbeitet wird
Text, Zahlen, Datum, Auswahl aus der Mitarbeiterliste, dazu Skizzen und Fotos. Zwischenstände liegen als Entwurf, das Formular muss nicht in einem Zug fertig werden.
- 3Dem Kunden das Gerät hinhalten
Er liest, was drinsteht, und zeichnet mit dem Finger ins Unterschriftsfeld. Beide haben in diesem Moment denselben Stand vor Augen.
- 4Abschließen
Danach liegt das Formular am Auftrag und geht als PDF an den Kunden oder ins Büro. Die Bedienung im Einzelnen steht im Handbuch unter Formulare.
Unterschrieben, solange alle da sind
Der Kunde zeichnet direkt im Formular auf dem Gerät. Kein Ausdruck, kein Nachreichen, keine Mail mit der Bitte um Rückmeldung.
Das ist der eigentliche Gewinn: Nicht die Unterschrift an sich, sondern dass sie im richtigen Moment passiert und nicht drei Wochen später niemand mehr genau weiß, worum es ging. Was der Kunde bestätigt, steht da schon drin: Leistung, Stunden und Fotos, die im Lauf des Einsatzes über die Baustellendokumentation entstanden sind.
Das Dokument bleibt am Auftrag
Das unterschriebene Formular liegt beim Auftrag, zusammen mit Fotos, Notizen und dem übrigen Verlauf. Wer später nachsieht, findet Unterschrift und Zusammenhang an derselben Stelle, auch Jahre später noch in der Auftragsakte.
Weiter dorthin, wo abgerechnet wird
Das fertige Formular geht als PDF weiter, an den Kunden oder in dein System. Rechnungen und Angebote schreibt Artesa nicht, dafür bleibt dein ERP oder deine Bürosoftware zuständig. Die unterschriebenen Nachweise dorthin zu bekommen, ist Sache der Schnittstellen.
Zwei Unterschriften auf demselben Blatt
Ein Unterschriftsfeld ist ein Feld wie jedes andere, und ein Formular kann mehrere davon tragen. Auf dem Regiebericht zeichnet der Polier des Auftraggebers, darunter der eigene Vorarbeiter. Beim Abnahmeprotokoll unterschreiben Kunde und Bauleitung nebeneinander, bei einer Einweisung jeder, der dabei war.
Wer das Formular ausgefüllt hat, kommt aus der Mitarbeiterliste ins Dokument, ohne dass jemand seinen Namen tippt. Auf dem Nachweis steht damit, wer draußen war, und die Stunden dazu hängen ohnehin schon am selben Arbeitsschritt, weil dort gestempelt wurde. Ob sich der Einsatz gerechnet hat, beantwortet später die Nachkalkulation.
Wenn niemand da ist, der unterschreiben kann
Der häufigste Grund für eine fehlende Unterschrift ist banal: Es war niemand da. Das Formular bleibt dann als Entwurf liegen, erfasst ist der Inhalt trotzdem. Stunden, Fotos und Aufmaß hängen am Auftrag, unabhängig davon, ob schon jemand gezeichnet hat. Nachgeholt wird beim nächsten Termin, oder das PDF geht vorher raus.
Im Büro fällt das in der Formularliste auf: Dort steht, welche Formulare abgeschlossen sind und welche noch offen liegen. Auf Papier sieht ein nicht unterschriebener Zettel genauso aus wie ein unterschriebener, und der Unterschied fällt erst beim Rechnungsschreiben auf.
Unterschrift ohne den Weg ins Büro
14 Tage selbst testen oder vorher mit uns telefonieren
Bei dir hängen Nachweise daran, dass jemand den Zettel mitbringt? Nimm dein wichtigstes Formular, häng ein Unterschriftsfeld darunter und lass es einmal auf dem Handy ausfüllen und unterschreiben. Ob das für euren Nachweis reicht, siehst du an diesem einen Durchgang.
Das sagen Betriebe, die damit arbeiten
Häufig gestellte Fragen
Für die allermeisten Dokumente im Betriebsalltag ja. Leistungsnachweise, Rapporte, Regieberichte und Abnahmeprotokolle unterliegen keiner gesetzlichen Schriftform, hier ist die einfache elektronische Unterschrift üblich und anerkannt. Anders sieht es aus, wo das Gesetz oder der Vertrag ausdrücklich Schriftform verlangt.
Das sind die drei Stufen aus der eIDAS-Verordnung. Die einfache elektronische Signatur ist die Unterschrift auf dem Gerät. Die fortgeschrittene ordnet sie technisch eindeutig einer Person zu, die qualifizierte kommt zusätzlich von einem zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter und ersetzt die gesetzliche Schriftform. Artesa deckt die erste Stufe ab, die im Handwerk der Normalfall ist.
Ja, genau das ist der Punkt. Das unterschriebene Formular ist als PDF das Dokument, es existiert kein Papieroriginal, das noch irgendwo abgeheftet werden müsste. Damit entfällt auch der Umweg über das abfotografierte Blatt im Gruppenchat, warum der im Betrieb Probleme macht, zeigen wir im Blog „WhatsApp im Betrieb". Wenn ein Kunde trotzdem ein Blatt in der Hand haben will, druckst du es aus oder schickst es ihm.
Die Artesa-App braucht aktuell eine aktive Internetverbindung. An einer Offline-Variante arbeiten wir. Bis dahin gilt der übliche Weg: Wo kein Empfang ist, wird das Formular unterschrieben, sobald das Gerät wieder Netz hat, in aller Regel noch am selben Einsatz. Diesen Einwand und die vier anderen, die aus der Mannschaft kommen, beantwortet die Seite für Monteure und Kolonnen.
Grundsätzlich jedes, das ihr digital abbildet. Ihr legt eure eigenen Vorlagen an, vom Bautagesbericht über das Aufmaßblatt bis zum Übergabeprotokoll. Einen Überblick über die Vorlagen gibt es unter Digitale Formulare.
Technisch ja, ein abgeschlossenes Formular lässt sich bearbeiten. Sinnvoll ist es nicht: Die Unterschrift bezieht sich auf den Stand von diesem Moment, und ein nachträglich umgeschriebener Nachweis ist im Streitfall keiner mehr. Der saubere Weg ist ein zweites Formular, das auf das erste Bezug nimmt und den Nachtrag beschreibt. Bei der Nachabnahme läuft es genauso, siehe Abnahmeprotokoll.
Erzwingen lässt sich eine Unterschrift nicht, wertlos ist der Nachweis ohne sie aber auch nicht. Was gemacht wurde, steht mit Datum, Stunden und Fotos am Auftrag, und die Verweigerung selbst gehört als Bemerkung ins Formular. Bei strittigen Regiearbeiten ist dieser Eintrag oft der wichtigere, mehr dazu beim Regiebericht.