Nachkalkulation fürs Handwerk.
Was der Auftrag wirklich gekostet hat
Viele Betriebe wissen, was sie angeboten haben, aber nicht, was der Auftrag am Ende gekostet hat. Damit kalkuliert man den nächsten genauso, und der Fehler wiederholt sich.
Nachkalkulation ist der Blick zurück: Wie viele Stunden waren geplant, wie viele sind tatsächlich angefallen, und wo ist die Differenz entstanden. Genau das meint der Soll-Ist-Vergleich: die geplanten Stunden als Soll, die erfassten als Ist, und dazwischen die Abweichung, die es zu verstehen gilt.
Dafür reichen belastbar erfasste Zeiten am Auftrag. Eine ausgefeilte Kalkulationssoftware braucht es dazu nicht.
Nachkalkulation ist nicht Kalkulation
Artesa ist kein Kalkulationsprogramm. Wer Angebote mit Leistungsverzeichnis, Aufschlagsätzen und GAEB-Austausch rechnen will, braucht dafür weiterhin sein ERP oder seine Kalkulationssoftware. Artesa liefert die Zeiten, mit denen sich prüfen lässt, ob die Kalkulation gestimmt hat, und gibt sie über Schnittstellen weiter.
Bei dem Auftrag haben wir glaube ich draufgezahlt.
Mit erfassten Zeiten am Auftrag ist es keine Vermutung mehr:
- Geplante und tatsächliche Stunden nebeneinander.
- Sichtbar, welcher Arbeitsschritt aus dem Ruder lief.
- Vergleichbar über mehrere Aufträge desselben Typs.
- Grundlage für das nächste Angebot.
Der Soll-Ist-Vergleich, während der Auftrag läuft
Im Betrieb gilt Nachkalkulation meistens als Rückblick: Schlussrechnung raus, dann irgendwann die Zahlen anschauen. Für den nächsten Auftrag ist das viel wert, für den laufenden kommt es zu spät.
Weil die Stunden täglich auf den Arbeitsschritt gebucht werden, steht der Soll-Ist-Stand in der Auftragsakte aber schon, während der Auftrag läuft. Ist die Hälfte der Schritte abgehakt und zwei Drittel der Stunden verbraucht, lässt sich noch nachbesetzen, die Reihenfolge drehen oder der Mehraufwand ansprechen. Acht Wochen später bleibt nur die Feststellung. Wer den Betrieb führt, liest den Zwischenstand als Margenfrage.
Die Datenqualität entscheidet
Eine Nachkalkulation ist nur so gut wie die Zeiterfassung darunter. Werden Stunden pauschal am Monatsende eingetragen, ist die Auswertung wertlos.
Deshalb bucht Artesa jede Zeit direkt auf den Auftrag, im Moment der Arbeit. Aus denselben Buchungen entsteht nebenbei der digitale Stundenzettel für den Lohn.
Weiter ins ERP
Für die kaufmännische Auswertung gehen die Zeiten dorthin, wo bei dir gerechnet wird. Dafür gibt es Export, Schnittstellen und eine REST-API.
Wer daraus betriebsweite Kennzahlen bauen will, zieht sich die Zeiten auf demselben Weg in sein Auswertungswerkzeug.
Excel-Tabelle oder erfasste Zeiten
In vielen Betrieben liegt eine Nachkalkulations-Tabelle in Excel, selbst gebaut und über Jahre gewachsen. An der Rechnung ist nichts falsch, das Problem ist eine einzige Spalte: das Ist. Die Stunden kommen aus Zetteln, werden Wochen später abgetippt und nur auf Tagesebene, und die Tabelle rechnet mit einer Schätzung weiter.
Diese Spalte füllt Artesa: gebucht im Moment der Arbeit, auf Auftrag und Arbeitsschritt, per App oder am Terminal in der Werkstatt, siehe Projektzeiterfassung. Deine Tabelle kannst du behalten, sie bekommt die Stunden über Export und Schnittstellen geliefert.
Woran die Stunden verloren gehen
Dass ein Auftrag über Plan liegt, ist die halbe Information. Interessant wird die Frage, wo die Stunden geblieben sind. In der Praxis sind es fast immer dieselben Verlustquellen.
- Fahrt- und Rüstzeiten
Nie eingeplant, aber jede Woche da: Anfahrt, Material laden, Baustelle einrichten, aufräumen. In Artesa hängen Fahrt und Werkstattzeit als eigene Positionen am Arbeitsschritt, statt in der Montage zu verschwinden. Ob solche Zeiten in der Kapazität mitzählen, beantwortet die Kapazitätsplanung.
- Warten auf Vorgewerk oder Material
Die Kolonne steht, weil der Estrich noch nicht trocken oder die Lieferung nicht da ist. Solche Behinderungen hältst du im Bautagesbericht fest, dann hat die Abweichung später einen Beleg.
- Nacharbeit
Zweite Anfahrt wegen einer Kleinigkeit, Nachbessern nach der Abnahme. Diese Stunden stehen selten im Angebot, landen aber immer auf dem Auftrag. Was auf Zuruf dazukam, hältst du im Regiebericht fest und lässt ihn vor Ort unterschreiben.
- Andere Besetzung als geplant
Ein Schritt war mit zwei Mann kalkuliert und ist mit drei gefahren worden. Die Dauer stimmt dann sogar, die Stunden nicht. Deshalb hinterlegst du je Arbeitsschritt beides: Dauer und Personenanzahl.
Ein Beispiel in Stunden
16 Stunden über Plan, gut 20 Prozent. Der entscheidende Punkt steht nicht in der Summenzeile: Werkstatt und Vorbereitung liegen punktgenau, die gesamte Abweichung steckt in einem Schritt.
Aus der Summe allein folgt beim nächsten Angebot ein pauschaler Aufschlag über alles, und die Werkstatt wird gleich mit falsch angesetzt. Je Schritt bleiben die Werkstattzeiten, wie sie sind, und nur der Montageblock wird neu angesetzt. Dass Hallen- und Montagestunden getrennt lesbar bleiben, entscheidet bei Betrieben mit eigener Fertigung und Einbau vor Ort über den Wert der Auswertung.
Gerechnet wird in Stunden, nicht in Euro. Darauf setzt Objekteinrichtung Hengelhaupt, wo die Zeiten auf dem Arbeitsschritt landen und die Grundlage nebenbei entsteht.
Was die Auswertung für den nächsten Auftrag ändert
Eine Nachkalkulation, die nur zur Kenntnis genommen wird, ist eine Fleißaufgabe. Der Nutzen entsteht, wenn die Zahlen zurück in die Planung laufen: Zeigen die erfassten Zeiten über mehrere Aufträge desselben Typs, dass die Montage regelmäßig 15 Stunden länger dauert, änderst du den Wert im Standardablauf, und die nächste Planung startet realistischer.
Ein einzelner Ausreißer sagt wenig. Dreimal hintereinander 20 Prozent über Plan ist ein Kalkulationsproblem und kein Pech. Die Angebotsseite bleibt im ERP, Artesa liefert die Erfahrungswerte dazu. Die Schritte selbst entstehen in der Auftragsplanung, und mit der korrigierten Dauer trägt auch die Terminplanung wieder.
Hat sich der Auftrag gerechnet?
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Du hast einen Auftrag, bei dem du bis heute nicht weißt, ob er sich gerechnet hat? Erzähl uns, wie er aufgebaut war. Wir gehen ihn mit dir durch: welche Arbeitsschritte er hätte haben müssen, wo die Stunden gebucht worden wären und was am Ende in der Auswertung stünde.
Das sagen Betriebe, die damit arbeiten
Häufig gestellte Fragen
Der Abgleich zwischen kalkulierten und tatsächlich angefallenen Kosten eines Auftrags, im Handwerk vor allem bei den Lohnstunden. Sie zeigt, ob die Kalkulation getragen hat, und liefert die Erfahrungswerte für die nächste.
Die Vorkalkulation schätzt vor dem Auftrag, was er kosten wird. Die Nachkalkulation prüft danach, was er gekostet hat. Die Vorkalkulation macht Artesa nicht: Angebote mit Leistungsverzeichnis, Zuschlagsätzen und GAEB gehören ins ERP oder in eine Kalkulationslösung. Artesa liefert die Ist-Zeiten, mit denen die nächste Vorkalkulation besser wird.
Im Handwerk meint beides dasselbe. Der Soll-Ist-Vergleich beschreibt die Gegenüberstellung von geplanten und erfassten Stunden, die Nachkalkulation die Auswertung, die daraus folgt. In Artesa ist es dieselbe Ansicht in der Auftragsakte.
Zeiten, die auf den Auftrag gebucht sind statt pauschal auf den Tag, und idealerweise eine Aufteilung in Arbeitsschritte. Ohne das lässt sich zwar sagen, dass ein Auftrag zu lange gedauert hat, aber nicht warum.
Der Vergleich läuft zwischen Plan und Auftrag. Wer auf einen Arbeitsschritt gebucht hat, steht zwar in den Zeiten, ein Ranking oder eine Leistungskennzahl je Kopf entsteht daraus aber nicht. Genau das ist der Einwand, mit dem die Mannschaft draußen zuerst kommt.
Nicht als Jahresprojekt, sondern nach jedem größeren Auftrag und regelmäßig für die Auftragstypen, die sich bei dir wiederholen. Weil die Zeiten laufend gebucht werden, muss die Auswertung nicht erst erstellt werden. Sie ist schon da, du musst sie nur aufmachen.
Nein. Es gibt keine bewertete Materialgegenüberstellung und keine Lagerverwaltung. Verbrauchtes Material lässt sich am Auftrag festhalten, etwa im Regiebericht oder auf dem Rapportzettel. Bewertet wird es im ERP oder in der Buchhaltung.
Nein. Ein Katalog mit Montage- oder Richtzeiten je Leistung gehört in eine Kalkulationslösung oder ein Branchen-ERP. Das Soll in Artesa sind die Stunden, die du für einen Arbeitsschritt einplanst. Der Wert entsteht dadurch, dass diese Planung anhand der erfassten Zeiten über viele Aufträge hinweg realistischer wird.
Gerade da. Ein falsch kalkulierter Auftragstyp schlägt bei zehn Aufträgen im Jahr stärker durch als bei hundert. Nötig ist dafür nur, dass die Stunden je Auftrag gebucht werden. Ein Kennzahlensystem braucht es dazu nicht.