Baustellendokumentation fürs Handwerk.
Der ganze Bauablauf an einem Ort
Eine Baustelle läuft Wochen oder Monate. Was in dieser Zeit passiert ist, liegt am Ende verteilt auf Handys, in WhatsApp-Gruppen, in Ordnern auf dem Bürorechner und in Köpfen. Baustellendokumentation heißt, dass all das an einer Stelle zusammenläuft.
Baustellendokumentation ist mehr als ein paar Fotos. Sie ist die fortlaufende Aufzeichnung dessen, was auf der Baustelle passiert ist: wer wann da war, welche Leistung erbracht wurde, welcher Zustand beim Antreffen vorlag, was mit dem Bauherrn abgesprochen wurde und woran es gehakt hat.
Der Zweck dahinter ist nüchtern: Wenn Monate später jemand fragt, warum die Bauzeit überschritten wurde oder wer den Schaden an der Fassade verursacht hat, entscheidet nicht die Erinnerung, sondern das, was dokumentiert wurde.
Damit das trägt, muss es an einem Vorgang hängen, den es ohnehin gibt: Arbeitsschritte, Zeitraum und Besetzung kommen aus der Baustellenplanung, die Dokumentation füllt denselben Auftrag über die Bauzeit.
- Fotos liegen auf dem privaten Handy des Monteurs.
- Absprachen stehen in einer WhatsApp-Gruppe.
- Der Bautagesbericht liegt als Papierstapel im Auto.
- Beim Rückblick fehlt genau der eine Tag.
- Fotos landen mit Datum am richtigen Auftrag.
- Absprachen stehen im Auftragschat, für alle sichtbar.
- Berichte und Protokolle hängen am selben Vorgang.
- Der Verlauf ist am Stück nachvollziehbar.
Wer den Betrieb führt, hat dabei eine andere Frage im Kopf: Auskunft geben zu können, ohne selbst auf jeder Baustelle gewesen zu sein.
Der Unterschied zur reinen Fotodokumentation ist der Zeitraum. Fotos halten einen Moment fest, meist den kritischen: verdeckte Leitungen vor dem Verschließen, ein Schaden bei Antritt, der fertige Einbau. Baustellendokumentation ist der Vorgang über die gesamte Laufzeit, in dem diese Fotos nur ein Bestandteil sind. Dazu kommen der tägliche Bautagesbericht, das Abnahmeprotokoll am Ende und alles, was zwischendurch besprochen wurde.
Fotos, die auffindbar bleiben
Fotos werden aus der App am Auftrag abgelegt, mit Zeitpunkt und dem Bauvorhaben zugeordnet. Ein Arbeitsschritt lässt sich so einstellen, dass er ohne Fotos nicht fertig wird, was bei der Kolonne draußen zuerst nach Kontrolle klingt.
Absprachen bleiben beim Vorgang
Im Auftragschat steht die Absprache am Vorgang statt in einer WhatsApp-Gruppe, in der sie zwei Wochen später keiner mehr findet.
Berichte und Protokolle im selben Vorgang
Bautagesbericht, Regiebericht, Aufmaß und Abnahme werden als digitale Formulare vor Ort ausgefüllt und hängen danach am selben Auftrag wie die Fotos.
Wer wann da war, steht schon drin
Weil deine Leute per Handwerker-App auf den Auftrag stempeln, zeigt die Projektzeiterfassung je Bauvorhaben, wer wann wie lange dort war. Dieselben Zahlen nutzt am Ende die Nachkalkulation.
Im Streitfall zählt, was dokumentiert ist
14 Tage selbst testen oder vorher mit uns telefonieren
Du hast eine Baustelle, bei der du im Nachhinein nicht mehr belegen konntest, was wann passiert ist? Erzähl uns, wie ihr heute dokumentiert. Wir sagen dir, welcher Teil davon sich in Artesa abbilden lässt und welcher nicht.
Das sagen Betriebe, die damit arbeiten
Häufig gestellte Fragen
Üblich sind: Anwesenheit und Besetzung, erbrachte Leistung je Tag, Wetter, Materiallieferungen, Behinderungen und Besonderheiten, Fotos vom Zustand und vom Fortschritt sowie die Absprachen mit Bauherr und anderen Gewerken. Am Ende kommen Aufmaß und Abnahme dazu. Was in deinem Fall vertraglich gefordert ist, steht im Bauvertrag.
Fotodokumentation ist ein Teil davon. Sie hält einzelne Zustände im Bild fest, typischerweise vor dem Verschließen oder bei der Übergabe. Baustellendokumentation ist der gesamte Vorgang über die Bauzeit, also Fotos plus Berichte, Formulare, Absprachen und Zeiten. Beides liegt in Artesa am selben Auftrag.
Für den kurzen Zuruf funktioniert es, als Dokumentation nicht. Chats sind an Telefonnummern gebunden, nicht an den Auftrag. Wer nicht in der Gruppe war, sieht nichts, und beim Handywechsel sind die Bilder weg. Die Unterschiede haben wir unter WhatsApp im Betrieb aufgeschrieben.
Nein. Ein terminierter Bauzeitenplan mit Vorgängen, Abhängigkeiten und kritischem Pfad gehört in eine Bauzeitenplanungs- oder Projektsoftware. Artesa plant den Personaleinsatz über die Laufzeit, siehe Baustellenplanung, und dokumentiert, was daraus tatsächlich geworden ist. Daten lassen sich über Schnittstellen weitergeben.
Die Dokumentation bleibt am Auftrag liegen, solange der Auftrag im System ist, auch nach dem Abschluss. Das ist der praktische Unterschied zum Ordner auf dem Bürorechner: Du suchst nicht nach dem Projekt, sondern öffnest es. Für die Ablage außerhalb von Artesa lassen sich Dateien exportieren. Was am abgeschlossenen Auftrag alles beieinander liegt, zeigt die Auftragsakte.
Das hängt an der Rolle. Ein Monteur sieht die Aufträge und Arbeitsschritte, auf denen er eingeplant ist, Bauleitung und Büro sehen den ganzen Vorgang. Damit ist die Doku für die zugänglich, die sie brauchen, ohne dass jeder alles sieht. Die Rollen sind im Handbuch beschrieben.
Die Unterlagen liegen als Dateien am Auftrag und lassen sich herunterladen, Formulare als ausgefülltes PDF. Es gibt keinen Gastzugang, über den ein Bauherr selbst in Artesa mitlesen könnte, du gibst also gezielt heraus, was herausgehen soll.
Über die Abschluss-Bedingungen am Arbeitsschritt. Du legst fest, was vorliegen muss, bevor ein Schritt auf fertig gehen darf: eine Mindestzahl an Fotos, ausgefüllte Pflicht-Formulare oder abgehakte Aufgaben. Das verlagert die Doku vom guten Willen in den Ablauf.
Das hängt weniger an der Mannschaftsstärke als daran, ob du selbst auf der Baustelle stehst. Wer jeden Tag dort ist, hat den Ablauf im Kopf und braucht ihn selten schriftlich. Der Einschnitt liegt dort, wo an zwei Orten gleichzeitig gearbeitet wird: Dann kennt niemand mehr den ganzen Verlauf.