Ein Terminkalender voller Aufträge? Besser könnte es doch gar nicht laufen! Jedoch gestaltet sich die Planung mit steigender Auftragszahl immer schwieriger – insbesondere die zur Verfügung stehenden Mitarbeitenden muss man dabei im Blick behalten. Mit der Kapazitätsplanung in der Artesa App kannst du in Nullkommanichts herausfinden, welcher Kollege mit welchen Qualifikationen verfügbar ist, und deine Einsatzplanung erledigt sich quasi wie von selbst.
Die Vorteile der Kapazitätsplanung auf einen Blick:
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Optimierung der Ressourcenplanung
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Verbesserte Effizienz
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Schnelle Reaktionen auf Planänderungen
Warum ist die Kapazitätsplanung nahezu unerlässlich bei der Auftragsverwaltung?
Vor allem in Zeiten von Fachkräftemangel und sehr guter Auftragslage ist eine effektive Planung das A und O. Schließlich will man allen gerecht werden – den Kundinnen und Kunden sowie den Mitarbeitenden. Mit einer Kapazitätenplanung-Software kommst du diesem Anspruch einen Schritt näher. Doch was ist mit Kapazitätsplanung eigentlich gemeint?
Unterschied zwischen Ressourcen- und Kapazitätsplanung
Beide Begriffe werden im alltäglichen Sprachgebrauch häufig synonym verwendet, strenggenommen handelt es sich aber um verschiedene Strategien der Projektplanung. Genauer bedeutet das: Bei der Ressourcenplanung stehen – wie der Name schon sagt – die verfügbaren Ressourcen im Vordergrund. Es geht darum, wie diese möglichst effektiv verteilt werden können.
Die Kapazitätsplanung hingegen betrachtet Angebot und Nachfrage deiner Ressourcen. Hierbei steht die Frage im Vordergrund, wann es zu einer erhöhten Nachfrage deiner Mittel kommt, um entsprechend darauf reagieren zu können.
Wer nun denkt: “Irgendwie mache ich aber beides in einem.” – Es gibt eine Kombination beider Methoden: Die Ressourcen-Kapazitätsplanung prognostiziert den bevorstehenden Bedarf deiner Ressourcen, seien es materielle oder personelle Mittel.
Aber man muss es ja nicht komplizierter machen, als es ist: In der Handwerker Software von Artesa konzentrieren wir uns bei der Kapazitätsplanung auf die Verfügbarkeit der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.
So funktioniert die Kapazitätsplanung
In der digitalen Plantafel von Artesa haben wir unter der Kalenderansicht ein Balkendiagramm integriert, was die Auslastung der Kapazitäten anzeigt. Zudem ist mit Hilfe der Prozentanzeige am jeweiligen Arbeitstag schnell ersichtlich, wie die Auslastung deiner Mitarbeitenden aussieht.
Die Prozentzahl setzt sich wie folgt zusammen: Du hast in der Artesa Handwerkersoftware verschiedene Arbeitsschritte für deine Aufträge festgelegt. Für jeden Arbeitsschritt planst du eine gewisse Zeit ein, in der dein Mitarbeiter oder deine Mitarbeiterin die jeweilige Arbeit erledigt haben muss. Diese Arbeitszeit deiner Angestellten ist die Ressource, mit der du kalkulierst. Somit wird in Prozent angezeigt, wie hoch der Personalaufwand ist.
Die Kapazitätsplanung anhand eines Beispiels
Um die Kapazitätsplanung –, welche übrigens auch gerne mit Kapa-Planung abgekürzt wird – anschaulicher zu machen, stellen wir uns folgendes Szenario vor: Ein Treppenbau-Betrieb hat vier Mitarbeitende. Für die Montage einer neuen Treppe (Arbeitsschritt eines Auftrags) werden am Dienstag zwei Angestellte für einen ganzen Arbeitstag benötigt. Demnach würde in der Plantafel eine Auslastung von 50% angezeigt werden.
Der Projektplaner sieht nun auf den ersten Blick, dass an diesem Dienstag noch weitere 50% Kapazitäten zur Verfügung stehen, welche er verplanen kann. Würde er eine weitere Treppenmontage am Dienstag eintragen, für die wiederum zwei Mitarbeiter benötigt wird, und zusätzlich einen Aufmaß-Termin auf den Tag legen, würde er die 100% Kapazität überschreiten. Der Balken im Kapazitätsgebirge würde als rot dargestellt werden und dient als Hinweis, dass die maximale Auslastung erreicht bzw. überschritten wurde.