Digitale oder analoge Plantafel? Was die Magnettafel kann und wo sie aufhört

Marvin FinkGeschäftsführer & Leiter Vertrieb

Behelfslösungen

24. August 265 Minuten

Mitarbeiterplanung Kapazitätsplanung Auftragsplanung

Gemalte Illustration: an einer Steckkartentafel ist eine Karte umgesteckt, von ihr führen drei verknotete Telefonschnüre zu Hörern auf der Werkbank, im Transporter und auf dem Boden

Die Magnettafel im Büro hat einen schlechten Ruf, den sie nicht verdient. Sie ist schnell, jeder versteht sie sofort, und sie fällt nie aus. Trotzdem wechseln Betriebe irgendwann. Hier steht, woran das liegt.

Steckkartensystem, Magnettafel, Whiteboard mit Klebestreifen: Die analoge Plantafel gibt es in vielen Varianten, und in vielen Betrieben funktioniert sie seit Jahrzehnten. Wer sie ersetzen will, sollte deshalb erst verstehen, warum sie so gut funktioniert.

Sie ist nämlich in genau einem Punkt jeder Software überlegen: Sie ist sofort da, ohne Login, ohne Ladezeit, und jeder im Betrieb kann sie bedienen.

Das Wichtigste in Kürze

Die analoge Tafel ist schnell und ausfallsicher. Kein Login, keine Ladezeit, und jeder im Betrieb kann sie bedienen.
Sie hilft nur dem, der davor steht. Wer direkt zur Baustelle fährt, sieht sie nie.
Der Aufwand steckt nicht im Planen, sondern im Weitersagen. Jede Umsteckung kostet Anrufe.
Ab etwa zehn Mitarbeitern und sobald Werkstatt und Baustelle parallel laufen, rechnet sich der Wechsel.

Was die analoge Tafel gut kann und wo sie aufhört

Das kann die Tafel gut

Ein Blick im Vorbeigehen, ohne Gerät
Jeder versteht sie ohne Schulung
Umstecken dauert zwei Sekunden
Fällt nie aus und braucht kein Netz

Da kommt sie an Grenzen

Sie hängt an genau einer Wand
Wer draußen ist, sieht sie nicht
Umgesteckt ist nirgends dokumentiert
Urlaub und Krankheit stehen woanders
Vergangene Wochen sind weg

Die Tafel hilft dem, der im Büro steht

Der entscheidende Punkt ist der zweite: Die Tafel hilft dem, der im Büro steht, und niemandem sonst. Solange das Team morgens am Hof startet und dort auf die Tafel schaut, fällt das nicht auf. Sobald Leute direkt zur Baustelle fahren, wird die Tafel zur Informationsquelle, die die Hälfte des Betriebs nie sieht.

Bei Ammann Treppenbau hing an der Tafel zusätzlich pro Auftrag eine Mappe zum Einhängen, dazu ausgedruckte Formulare in der Fertigung. Damit war nicht nur die Planung an einen Ort gebunden, sondern auch alles, was zum Auftrag gehört.

Dann beginnt das, was den eigentlichen Aufwand macht: das Telefonieren.

Früher

Ich hab dich für morgen auf die Schmidt-Baustelle gesteckt.

Büro, per Anruf um 18 Uhr

Und die Halle? Da war ich doch eingeteilt.

Monteur

Heute

Die digitale Tafel löst nicht das Planen, sondern das Weitersagen:

Die Änderung ist sofort auf dem Gerät der Betroffenen.
Der verschobene Einsatz bleibt sichtbar statt zu verschwinden.
Abwesenheiten sind schon eingerechnet.
Später ist nachvollziehbar, was wann geplant war.

Dieselbe Einteilung wie an der Wand, nur auch für die sichtbar, die direkt zur Baustelle fahren.

Was von der Tafel bleiben sollte

Der häufigste Fehler beim Umstellen ist, die Stärken der Tafel mit wegzugeben, weil man ohnehin alles ändert. Zwei davon sind es wert, verteidigt zu werden.

Der Blick im Vorbeigehen. Eine Planung, für die man sich anmelden und durch drei Menüs klicken muss, schaut morgens keiner mehr an. Deshalb hängt in vielen Betrieben ein Tablet oder ein Monitor genau dort, wo vorher die Tafel hing, mit der digitalen Plantafel in der Wochenansicht. Der gewohnte Blick bleibt, nur sehen ihn jetzt auch die, die nicht am Hof vorbeikommen.

Umstecken in zwei Sekunden. Eine Änderung darf kein Formular sein. Wenn das Verschieben eines Einsatzes länger dauert als das Umstecken einer Karte, planen die Leute wieder auf Papier und tragen es abends nach, wenn überhaupt.

Was die Tafel dagegen nie konnte, ist die zweite Planung im Betrieb: die Werkstatt. Vorfertigung und Montage konkurrieren um dieselben Leute, hängen aber meist an getrennten Tafeln oder Listen. In Artesa liegen Werkstattplanung und Montage in einer Ansicht, damit auffällt, wenn beides gleichzeitig auf denselben Mitarbeiter zeigt. Wie dieser Weg in der Praxis aussieht, steht in der Erfolgsgeschichte von Treppenbau Plath: Dort wurde die Montage jahrelang an einer Tafel mit handbeschrifteten Steckkärtchen geklärt, ergänzt durch Excel-Listen und Notizzettel, und der Überblick war nur dort, wo die Tafel hing.

Du überlegst, ob eure Tafel schon an der Grenze ist? Im Erstgespräch gehen wir eine typische Woche von deiner Tafel durch und rechnen die Anrufe mit, oder du siehst dir die digitale Tafel direkt selbst an.

Fazit: wann sich der Wechsel lohnt

Nicht jeder Betrieb braucht eine digitale Plantafel. Wenn ihr zu fünft seid, alle morgens am Hof startet und der Chef die Woche im Kopf hat, ist die Magnettafel schlicht das effizientere Werkzeug. Eine Software würde daran nichts verbessern.

Interessant wird der Wechsel typischerweise, wenn mehrere dieser Punkte zutreffen:

Ab etwa zehn Mitarbeitern
Ab da passt die Woche nicht mehr zuverlässig in einen Kopf. Was sich in dieser Größe ändert, sammeln wir für wachsende Betriebe ab zehn Mitarbeitern.
Leute fahren direkt zur Baustelle
Wer nicht am Hof vorbeikommt, sieht die Tafel nie.
Werkstatt und Baustelle parallel
Zwei Welten, die dieselben Leute brauchen, typisch bei Schreinern und Tischlern oder im Metallbau.
Viel Abstimmung per Telefon
Wenn jede Änderung drei Anrufe kostet, ist das der eigentliche Aufwand.

Die Tafel steht in den meisten Betrieben nicht allein. Daneben liegt eine Excel-Liste für die Stunden, im Outlook stehen die Kundentermine, und die Absprachen laufen über WhatsApp. Jedes dieser Werkzeuge hört an derselben Stelle auf wie die Tafel, nur an einer anderen Kante: Excel im Handwerk, Mitarbeiter mit Outlook planen, WhatsApp im Betrieb und, wenn schon ein Board im Spiel ist, Trello, Asana und MS Teams.

In Artesa ist das die digitale Plantafel, und geplant wird darauf über die Auftragsplanung.

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Häufig gestellte Fragen

Eine Plantafel, bei der Aufträge und Mitarbeiter als Karten in Schienen gesteckt werden, meist farbig nach Gewerk oder Kolonne. Sie ist die verbreitetste analoge Form der Einsatzplanung im Handwerk und funktioniert nach demselben Prinzip wie eine Magnettafel.

Kann man, wir raten aber ab. Zwei Planungen bedeuten zwei Stände, und irgendwann weiß niemand, welcher gilt. Wenn ihr den gewohnten Blick an der Wand behalten wollt, hängt lieber ein Tablet mit der digitalen Plantafel an dieselbe Stelle.

Meist besser als erwartet, wenn zwei Dinge stimmen: Die Leute bekommen etwas davon (ihren eigenen Plan aufs Handy statt Anrufe am Abend), und das Erfassen dauert Sekunden, nicht Minuten. Woran Einführungen sonst scheitern, steht im Blog Mitarbeiter überzeugen.

Der ehrlichste Nachteil gegenüber der Magnettafel. Artesa läuft in der Cloud und braucht eine Verbindung. In der Praxis reicht das Mobilfunknetz, aber es ist ein echter Unterschied zur Tafel an der Wand.

Über eine Planung, die Einsätze, Abwesenheiten und Auftragsstände in einer Ansicht zeigt, statt Tafel plus Urlaubsliste plus Kalender. In der Mitarbeiterplanung siehst du die ganze Woche für Werkstatt und Montage, Urlaub und Krankheit inklusive. Wer betroffen ist, bekommt seinen Plan aufs Handy, ohne dass abends jemand herumtelefoniert.

Ja, je nach Bundesland und Vorhaben gibt es Zuschüsse und Beratungsförderung, die auch eine Einsatzplanung abdecken können. Welche Programme aktuell laufen, steht im Überblick zu den Förderprogrammen.