Schritt für Schritt: So führst du Handwerkersoftware im Betrieb ein

Der Einsatz einer speziellen Software für deinen Handwerksbetrieb kann Arbeitsabläufe optimieren, die Verwaltung vereinfachen, die Kommunikation verbessern und somit letztendlich die Produktivität steigern. Oft beginnt die Herausforderung aber bereits bei der Einführung einer Software. Auch wenn du direkt komplett loslegen und positive Ergebnisse sehen möchtest: Eine sehr schnelle und sofort allumfassende Softwareeinführung ist für die meisten Unternehmen nicht der beste Weg.

Wir von Artesa haben bereits zahlreiche Erfahrungen dahingehend gesammelt, wie eine Einführung gut oder auch nicht so gut ablaufen kann. Deshalb empfehlen wir Betrieben, die Softwareeinführung immer schrittweise vorzunehmen. So entsteht Vertrauen innerhalb des Teams und jeder kann sich Stück für Stück an das System gewöhnen. Außerdem hilft es, nicht sofort alle Prozesse in der Software abbilden zu wollen, sondern sich kleine Ziele zu setzen. Stell dir vor, du kaufst dir eine neue moderne Maschine für die Werkstatt oder Baustelle. Was du damit machen möchtest und welche Knöpfe du drücken musst, weißt du ungefähr, aber richtig gearbeitet hast du mit so einem Maschinentyp noch nie. Wie eine solche Schritt-für-Schritt-Einführung aussehen kann, haben wir im folgenden Beitrag für dich zusammengefasst.

Wie lange dauert das eigentlich?

Die Frage kommt fast immer erst zum Schluss, dabei entscheidet sie oft über das Ja oder Nein. Die ehrliche Antwort: Von der Entscheidung bis zu dem Punkt, an dem alle im Betrieb selbstverständlich mit der Software arbeiten, vergehen sechs bis zwölf Wochen. Nicht sechs bis zwölf Wochen Vollzeit, sondern sechs bis zwölf Wochen, in denen immer wieder ein paar Stunden anfallen.

Wer dir sagt, es geht an einem Nachmittag, meint das Anlegen des Zugangs. Wer von einem halben Jahr spricht, meint ein ERP mit Kalkulation und Buchhaltung. Für eine Software, die Planung, Zeiten und Dokumentation abdeckt, liegt die Wahrheit dazwischen.

• 1
  Grundgerüst anlegen: 2 bis 4 Stunden

  Mitarbeiter, Rollen, Auftragsarten, ein erster Standardablauf. Das ist Tipparbeit und lässt sich an einem Vormittag erledigen, wenn die Angaben vorliegen.

• 2
  Prozesse festlegen: der eigentliche Aufwand

  Nicht die Software kostet Zeit, sondern die Frage dahinter: Wer darf Aufträge anlegen? Wann gilt ein Arbeitsschritt als fertig? Wer gibt Zeiten frei? Diese Punkte sind in vielen Betrieben nie ausgesprochen worden.

• 3
  Team schulen: 60 bis 90 Minuten je Gruppe

  Büro und Baustelle brauchen unterschiedliche Termine, weil sie unterschiedliche Dinge tun. Für die Leute draußen reicht meist eine kurze Einweisung.

• 4
  Parallelbetrieb: 2 bis 4 Wochen

  Die Phase, in der alte und neue Wege nebeneinanderlaufen. Sie fühlt sich nach doppelter Arbeit an und ist trotzdem der Grund, warum eine Einführung gelingt.

Für die verantwortliche Person im Betrieb sind das über den gesamten Zeitraum realistisch zehn bis zwanzig Stunden, verteilt auf viele kurze Abschnitte. Für die Leute draußen bleibt es bei der Einweisung von rund einer Stunde.

Drei Rollen, nicht drei Personen

In kleineren Betrieben fallen diese Rollen auf zwei Köpfe zusammen. Wichtig ist, dass sie besetzt sind.

Jemand entscheidet. Wenn unklar ist, wie ein Ablauf künftig aussehen soll, muss das jemand festlegen können. Ohne diese Rolle versandet die Einführung in Diskussionen.

Jemand richtet ein. Die Person, die tatsächlich klickt, Stammdaten pflegt und Fragen sammelt. Häufig die Verwaltung oder ein technikaffiner Vorarbeiter.

Jemand von draußen. Ein Monteur, der früh mitprobiert. Er merkt binnen einer Woche, was auf der Baustelle nicht funktioniert, und was er absegnet, akzeptiert der Rest der Mannschaft leichter.

Schritt 1: Herausforderungen gemeinsam erkennen und Ziele definieren

Bevor du dich für eine Software entscheidest, ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen deines Betriebs zu betrachten und anschließend entsprechende Ziele zu formulieren, die mit der Softwareeinführung erreicht werden sollen. Dabei können unter anderem folgende Fragestellungen helfen:

• Welche Prozesse können allgemein verbessert werden?
• An welchen Stellen im Arbeitsablauf kommt es immer wieder zu Schwierigkeiten?
• Welche Funktionen sind für deinen Betrieb unerlässlich?

Stellen wir uns folgendes Szenario vor: Deine Mitarbeiter schreiben ihre monatlichen Arbeitszeiten auf Zettel und legen dir diese am Monatsende auf den Schreibtisch. Du oder die Verantwortlichen im Büro überprüfen daraufhin alles. Meist kommt es zu Unstimmigkeiten und ihr müsst mit dem jeweiligen Mitarbeiter Rücksprache halten. Wenn dann alles geklärt ist, werden die Zeiten in eine Excel-Tabelle übertragen und für die weitere Verwaltung genutzt. Dieses Vorgehen kostet dich viel Zeit, was du gerne ändern möchtest. Eine Software zur Zeiterfassung erscheint demnach eine sinnvolle Investition zu sein.

Eine gründliche Analyse deiner Prozesse ist deshalb wichtig, weil du und dein Softwareanbieter so am besten geeignete Einstiegspunkte auswählen könnt und ihr auch neben der Software ein gemeinsames Verständnis dafür entwickelt, wie die internen Abläufe momentan aussehen oder zukünftig aussehen sollen. Basierend auf der gemeinsam erarbeiteten Zielsetzung und den unbedingt erforderlichen Funktionen können weitere Schritte besprochen werden.

Schritt 2: Technische Voraussetzungen abklären

Um eine Software überhaupt nutzen zu können, braucht es selbstverständlich auch die entsprechenden Geräte. Zusammen sollte daher zunächst geklärt werden, wie das Programm im Team verwendet werden soll. Hierbei sollte auch die Betriebsgröße berücksichtigt werden. Sollen deine Mitarbeiter jederzeit mit der Software arbeiten oder sie nur zu Arbeitsbeginn bzw. -ende nutzen? Benötigen sie auch von unterwegs Zugriff auf die Anwendung?

Anschließend kann ermittelt werden, welche technische Ausstattung dafür benötigt wird oder sogar bereits vorhanden ist. Gibt es beispielsweise genügend Dienst-Smartphones für alle Mitarbeiter oder sollen spezielle Monitore in der Werkstatt angebracht werden? Bekommen die Projektleiter Tablets, mit denen sie die Verwaltung für das gesamte Team übernehmen können?

Schritt 3: Bereiche für die Einführungsphase festlegen

Bevor du die Softwarenutzung vollständig auf deinen gesamten Betrieb ausrollst, solltest du mit einer Einführungsphase starten. Lege dafür von Beginn an fest, dass erstmal nur ausgewählte Mitarbeiter einer Abteilung die Software verwenden. Dies können beispielsweise deine Angestellten aus dem Büro sein, bevor dann nach und nach auch Kollegen aus anderen Bereichen dazukommen.

Es empfiehlt sich auch, Testaufträge zu erstellen und diese als Probe durch mehrere Abteilungen laufen zu lassen. So üben deine Mitarbeiter den Umgang mit der Software und gleichzeitig kann herausgefunden werden, an welchen Stellen es noch zu Schwierigkeiten kommt. Ebenso solltest du dir regelmäßig Feedback von den Kollegen einholen, die die Software bereits nutzen. Darauf basierend können Anpassungen vorgenommen werden, um sicherzustellen, dass die Software optimal genutzt wird.

Schritt 4: Regeltermine mit dem Softwareanbieter vereinbaren

Im nächsten Schritt zur optimalen Softwareeinführung steht die Vereinbarung von Regelterminen mit dem Anbieter im Fokus. Die Einführung findet im Normalfall während des laufenden Tagesgeschäfts statt, darf aber nicht einfach zwischen Tür und Angel durchgeführt werden. Hierbei sollten in einem regelmäßigen Turnus Termine festgelegt werden – anfangs häufiger und mit längerer Nutzung der Software in größeren Abständen. Diese Termine geben dir geregelte Gelegenheiten, Fragen zu stellen und Probleme anzusprechen, um Anpassungen vorzunehmen und so das volle Potenzial der Software auszuschöpfen.

Durch die festgelegten Regeltermine wird eine effiziente und reibungslose Integration der Software in deinen Betriebsablauf gewährleistet, damit du dich wieder voll und ganz auf dein Handwerk konzentrieren kannst.

Bei uns sind diese Regeltermine Teil der Einrichtungspakete: je 30 Minuten, anfangs häufiger, später in größeren Abständen. Was in welchem Paket steckt, findest du bei Einführung und Schulung.

Schritt 5: Softwareeinführung schrittweise auf weitere Bereiche ausweiten

Wenn du das bisherige Feedback deiner Mitarbeiter berücksichtigt hast und erste Anpassungen im Umgang mit dem System vorgenommen wurden, kannst du die Einführung auf weitere Bereiche ausweiten. Doch denke immer an die Devise: Nicht zu schnell zu viel wollen. Sprich rechtzeitig mit weiteren Mitarbeitern, lass sie wissen, wer bereits mit der Software arbeitet, und sichere auch ihnen Unterstützung zu. Behalte dabei auch die Verfügbarkeiten deiner Kollegen im Blick. Befinden sich vielleicht wichtige Ansprechpartner im Urlaub? Haben deine Mitarbeiter ohnehin schon viel Stress, weil ihr gerade ein neues Großprojekt angenommen habt?

Wie das aussieht, wenn ein Betrieb es konsequent so macht, zeigt Ammann Treppenbau: Dort kam ein Formular nach dem anderen dazu, und mit jedem wanderte ein Stück Papier aus der Auftragsmappe in den digitalen Auftrag. Die Planung selbst zog erst danach von der analogen Tafel um.

So kannst du Schritt für Schritt alle Mitarbeiter überzeugen – auch die, die vielleicht immer ein wenig skeptisch waren. Wenn sie sehen, dass die Software immer mehr Anklang in der Firma findet und sich erste Abläufe verbessern, wollen auch sie die Software nutzen.

Ein wichtiger Hinweis unsererseits: Solltet ihr im Betrieb vorher schon eine andere Software genutzt haben, behalte diese zunächst noch im Einsatz. Lasst beide Systeme anfangs parallel laufen und nutzt das neue System erst einmal nur als Ergänzung, bis es vollständig integriert ist.

Schritt 6: Einstellungen regelmäßig überdenken und anpassen

Die Software wächst durch ihre Verwendung, denn manche Abläufe werden so erst richtig eindeutig: Dementsprechend sind Fragen, Anmerkungen und Ideen wichtig, um Anpassungen vornehmen zu können. Wenn du die Leistung der Software beobachtest und die Anwendung kontinuierlich optimierst, stellst du sicher, dass das Programm weiterhin den Anforderungen deines Handwerksbetriebs gerecht wird. Gib dem ganzen Prozess also ein wenig Zeit.

Schritt 7: Fortlaufende Schulungen und Support anbieten

Die erfolgreiche Einführung einer Software erfordert die Zusammenarbeit aller Mitarbeiter. Biete deinem Team deshalb fortlaufend Unterstützung an und lasse es regelmäßig an Schulungen teilnehmen. Auf diese Art gewährleistest du, dass deine Mitarbeiter das neue digitale Werkzeug effektiv nutzen können und stets auf dem neuesten Stand sind. Ein zuverlässiger Support ist ebenfalls entscheidend, um eventuell auftretende Probleme zeitnah lösen zu können.

Bei uns läuft das über Einführung und Schulung: begleitete Termine für Büro und Baustelle, dazu Handbuch, Einführungsvideos und kostenlose Live-Webinare für alle, die später dazukommen.

Aus der Praxis

Schrittweise über mehrere Jahre

Treppenbau ~60 Mitarbeiter

Erfolgsgeschichte

Treppenbau Plath

Wie Treppenbau Plath aus Wismar seit 2017 mit dem Fraunhofer IGP und Artesa die Planung für Fertigung und Montage digitalisiert hat.

Zur Erfolgsgeschichte

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Fazit: Die optimale Softwareeinführung für nachhaltigen Erfolg

Die Einführung einer Software in einem Handwerksbetrieb erfordert eine gut durchdachte Herangehensweise. Bei Artesa empfehlen wir eine schrittweise Implementierung, beginnend mit der klaren Betrachtung von Herausforderungen und Zielen. Die Analyse der technischen Voraussetzungen sowie die Festlegung einer Einführungsphase und regelmäßigen Terminen zum Austausch sind entscheidend. Die stetige Anpassung und Erweiterung, unterstützt durch gezielte Schulungen und fortlaufenden Support, sorgen für einen nachhaltigen Erfolg sowie eine reibungslose Integration in die betrieblichen Abläufe.

Dieser Beitrag beschreibt den Weg in die erste Software. Wenn du bereits ein System im Einsatz hast und darüber nachdenkst, es abzulösen, ist die Ausgangslage eine andere: Was dabei mit den Altdaten passiert und wie der Umstieg ohne Stillstand läuft, steht im Ratgeber Handwerkersoftware wechseln. Wie du vorher die Auswahl eingrenzt, zeigt der Handwerker-Blog.