Mitarbeiter mit Outlook planen: wo der Kalender aufhört

Marvin FinkGeschäftsführer & Leiter Vertrieb

Behelfslösungen

21. August 265 Minuten

Mitarbeiterplanung Kapazitätsplanung Auftragsplanung

Gemalte Illustration: sechs kleine Wandfächer, in jedem ein Kalenderblatt hinter einem eigenen Vorhängeschloss, davor ein Disponent mit einem Schlüsselbund

In vielen Betrieben hat jeder Monteur einen eigenen Outlook-Kalender, und geplant wird per Termineinladung. Das ist kein schlechter Einstieg. Es hat nur eine Grenze, die man erst merkt, wenn man drüber ist.

Outlook ist da, jeder kennt es, und für die reine Frage „wer hat wann Zeit“ funktioniert es. Deshalb wächst so eine Planung organisch: erst ein gemeinsamer Kalender, dann ein Ressourcenpostfach je Fahrzeug, dann eine Kategorie je Baustelle.

Der Bruch kommt nicht beim Planen. Er kommt beim Ändern und beim Nachvollziehen. Woran der Termin stattdessen hängen sollte, zeigt die Auftragsplanung.

Das Wichtigste in Kürze

Für reine Terminabsprachen reicht Outlook. Wer klein ist und wenige Baustellen parallel fährt, ist damit pragmatischer unterwegs als mit einer Software daneben.
Ein Termin kennt keinen Auftrag. Aufmaß, Fotos und Stunden liegen woanders, der Kalendereintrag weiß davon nichts.
Der Bruch kommt beim Ändern. Verschiebst du die Montage, verschiebt Outlook einen Eintrag, nicht die Kette dahinter.
Auslastung ist nicht ablesbar. Ein Kalender zeigt belegt oder frei, aber nicht, ob die nächsten drei Wochen aufgehen.

Was Outlook gut kann und wo es aufhört

Das kann Outlook gut

Ist schon da und kostet nichts extra
Jeder kann es bedienen
Termine landen auf jedem Gerät
Für reine Terminabsprachen völlig ausreichend

Da kommt es an Grenzen

Ein Termin kennt keinen Auftragsstand
Kein Bezug zu Aufmaß, Fotos oder Stunden
Auslastung ist nicht ablesbar
Urlaub steht in einem anderen System
Bei Verschiebungen kippt die Kette unbemerkt

Termine hängen voneinander ab, ein Kalender weiß davon nichts

Der Kernpunkt ist der letzte. Im Handwerk hängen Termine voneinander ab: Aufmaß vor Bestellung, Lieferung vor Montage, Montage vor Abnahme. Ein Kalender weiß davon nichts. Wenn du den Montagetermin verschiebst, verschiebt sich im Kalender genau ein Eintrag. Was dadurch sonst noch kippt, steht weiter im Kopf des Disponenten.

Dazu kommt die Auslastungsfrage: Ein Kalender zeigt, dass jemand belegt ist. Er zeigt nicht, ob die nächsten drei Wochen insgesamt aufgehen. Genau das leistet Kapazitätsplanung.

Die Wochenansicht zeigt nicht nur, wer belegt ist, sondern ob die Woche insgesamt aufgeht.

Früher

Ich hab dir den Termin verschoben, schau mal in den Kalender.

Büro

Und die Baustelle von Donnerstag? Die stand da auch drin.

Monteur

Heute

Mit auftragsbezogener Planung hängt der Termin an etwas:

Der Termin gehört zu einem Arbeitsschritt, nicht zu einem Kalendereintrag.
Verschiebst du ihn, ist sichtbar, was davon abhängt.
Aufmaß, Fotos und Stunden hängen am selben Auftrag.
Abwesenheiten sind in der Planung schon eingerechnet.

Woran du merkst, dass der Kalender nicht mehr reicht

Der Übergang ist selten ein Ereignis. Er zeigt sich an Kleinigkeiten, die sich häufen:

Jede Verschiebung kostet Anrufe
Der Termin ist in zehn Sekunden verschoben. Danach telefonierst du zwanzig Minuten, damit alle Betroffenen es auch mitbekommen.
Niemand kann sagen, ob die Woche aufgeht
Auf die Frage, ob nächste Woche noch ein Notdienst dazwischen passt, antwortet niemand aus dem Kalender, sondern aus dem Bauchgefühl.
Zum Termin fehlen ständig Informationen
Wer beim Kunden steht, ruft im Büro an, weil Aufmaß, Zugangscode oder die Absprache von letzter Woche nicht im Kalendereintrag stehen.
Hinterher weiß keiner mehr, was geplant war
Ein verschobener Termin hinterlässt keine Spur. Kommt sechs Wochen später eine Reklamation, ist der ursprüngliche Plan nicht mehr rekonstruierbar.

Am deutlichsten wird es in Betrieben, in denen Werkstatt und Montage dieselben Leute brauchen. Wer vormittags vorarbeitet und nachmittags aufs Objekt fährt, steht in zwei Planungen, die im Kalender nichts voneinander wissen. Bei Schreinern und Tischlern ist das der Normalfall, nicht die Ausnahme, und genau deshalb liegen Werkstatt- und Montagetermine in der Mitarbeiterplanung in derselben Ansicht.

Wie sich das in einem Betrieb dieser Größe auswirkt, steht in der Erfolgsgeschichte von Objekteinrichtung Hengelhaupt. Dort war nicht ein großer Fehler das Problem, sondern dass Abstimmung zur täglichen Aufgabe geworden war: Planung gab es, nur nicht gebündelt zwischen Büro, Fertigung und Montage.

Du willst wissen, ob ihr über der Kalender-Grenze seid? Zeig uns im Erstgespräch eine typische Woche aus deinem Outlook, dann sagen wir dir ehrlich, wo ein Wechsel etwas bringt und wo nicht, oder du probierst es direkt selbst aus.

Fazit: wann Outlook reicht und wann nicht

Wenn ihr klein seid, wenige parallele Baustellen habt und die Planung ohnehin eine Person macht, ist Outlook das pragmatischere Werkzeug. Eine Software daneben zu stellen, nur um dieselben Termine noch einmal zu pflegen, macht die Sache schlechter, nicht besser.

Interessant wird der Wechsel, wenn Termine regelmäßig verschoben werden, wenn niemand mehr sicher sagen kann, ob die nächste Woche aufgeht, oder wenn zum Termin ständig Informationen fehlen, die woanders liegen.

Outlook muss nicht weg

Der Kalender bleibt oft im Einsatz, nur nicht mehr als Planungsgrundlage. Über die Kalender-Schnittstelle landen Artesa-Termine weiter in dem Kalender, den dein Team gewohnt ist. Geplant wird am Auftrag, angezeigt wird, wo es passt.

Der Kalender ist dabei selten der einzige Behelf. Der zweite verbreitete ist die Tabelle: warum Excel im Handwerk an Grenzen kommt, steht in einem eigenen Beitrag. Und wenn die Abstimmung überwiegend im Chat läuft, lohnt der Blick auf WhatsApp im Betrieb. Wer den Kalender schon gegen ein Aufgaben-Board getauscht hat, findet die Kapazitätsfrage dort unverändert wieder: Trello, Asana und MS Teams.

Hängt neben dem Kalender noch die Magnettafel im Büro, kommt eine zweite Grenze dazu: Der Kalender erreicht die Leute wenigstens, die Tafel nur den, der davorsteht. Der Vergleich steht unter digitale oder analoge Plantafel.

Jetzt testen Termin buchen

Häufig gestellte Fragen

Ja, über die Kalender-Schnittstelle. Die Planung bleibt in Artesa, damit es nur eine Wahrheit gibt, die Anzeige kann weiter im gewohnten Kalender laufen.

In Artesa planst du Personen und Aufträge. Fahrzeuge und Geräte lassen sich über die Struktur eurer Arbeitsbereiche abbilden, aber es ist keine dedizierte Geräteverwaltung. Wenn das bei euch ein Kernthema ist, gehört es vor die Entscheidung, nicht danach.

Ein geteilter Kalender zeigt Termine. Eine Plantafel zeigt Termine plus Auftragsstand, Auslastung und Abwesenheiten in derselben Ansicht. Der Unterschied wird erst bei mehreren Kolonnen spürbar, und genau dafür ist die digitale Plantafel gebaut.

Nein. Artesa ersetzt keine Mail und keine Office-Programme, sondern die Planung im Kalender.

Eine Einsatzplanung, die beide Orte in einer Ansicht führt, statt Werkstatt in einer Liste und Montage im Kalender. In Artesa liegen Werkstatt- und Montagetermine auf derselben Plantafel, mit denselben Leuten und denselben Abwesenheiten. Wer vormittags vorarbeitet und nachmittags aufs Objekt fährt, taucht damit nur einmal auf, und Doppelbelegungen fallen beim Planen auf statt am Morgen danach.

Ja, abhängig von Bundesland und Vorhaben gibt es dafür Programme, teils als Zuschuss, teils als Beratungsförderung. Welche aktuell laufen, steht im Überblick zu den Förderprogrammen.