Was kostet eine Handwerkersoftware – und was spart sie wirklich?

„Und was kostet das Ganze?" Die Frage kommt in fast jedem Gespräch, meistens ziemlich früh. Sie ist berechtigt, und sie bekommt trotzdem selten eine klare Antwort. Auf vielen Anbieterseiten steht „auf Anfrage", in Vergleichsportalen stehen Spannen von 6 bis 200 Euro, und die Beispielrechnungen, die man im Netz findet, kommen erstaunlich oft auf dreistellige Beträge.

Deshalb hier beide Seiten der Rechnung: was eine Handwerkersoftware wirklich kostet, was sie zurückgibt, und wie du das für deinen Betrieb selbst durchrechnest. Mit unseren echten Preisen, nicht mit Spannen.

Warum die Kostenfrage so selten beantwortet wird

Die Bitkom-Studie „Digitalisierung des Handwerks" (2025) hat 504 Betriebe gefragt, was die Digitalisierung im Handwerk am stärksten bremst. Auf Platz zwei, direkt hinter den Bedenken zu IT-Sicherheit: die Kosten.

Dazu kommt eine zweite Zahl aus derselben Studie, die noch mehr über das Bauchgefühl verrät: 59 Prozent der Betriebe glauben, digitale Anwendungen lohnen sich nur für größere Handwerksunternehmen. Das ist eine Vermutung, keine Erfahrung, denn die meisten haben es nie durchgerechnet.

Das liegt nicht an den Betrieben. Es liegt daran, dass die Zahlen schwer zu bekommen sind. Wer keine Preise findet, kann nicht rechnen. Und wer nicht rechnen kann, entscheidet aus dem Bauch.

Die Kostenseite: was wirklich anfällt

Eine Software kostet mehr als ihren Listenpreis. Die vier Positionen, die zusammen das Budget ergeben:

• 1
  Lizenzkosten

  Der laufende Posten, meistens je Mitarbeiter und Monat. Im Markt liegen die Preise grob zwischen 15 und 50 Euro netto, je nach Funktionsumfang. Wichtig ist, ob wirklich jeder eine volle Lizenz braucht oder ob es günstigere Zugänge für die gewerblichen Mitarbeiter gibt.

• 2
  Einrichtung und Schulung

  Einmalig, im Markt üblich sind 200 bis 1.000 Euro. Manche Anbieter rechnen das ab, andere legen es in den Lizenzpreis. Beides ist in Ordnung, du solltest es beim Vergleich nur nicht übersehen.

• 3
  Interne Zeit

  Die Position, die in fast jeder Rechnung fehlt und trotzdem die teuerste sein kann. Jemand muss Stammdaten pflegen, Abläufe festlegen und im Team erklären, wie es künftig läuft. Das sind je nach Betriebsgröße einige Tage, verteilt über ein paar Wochen.

• 4
  Doppelte Gleise in der Übergangszeit

  In den ersten Wochen läuft beides parallel, das alte Verfahren und das neue. Diese Zeit kostet, bevor sie etwas spart. Wer damit rechnet, wird nicht überrascht.

Hardware taucht bewusst nicht in der Liste auf. Die meisten Betriebe haben Smartphones längst im Einsatz, und eine Web-App läuft auf dem, was da ist. Wenn Tablets für die Baustelle dazukommen sollen, ist das eine eigene Entscheidung, die mehr mit dem Arbeitsalltag als mit der Software zu tun hat. Wie du bei der Auswahl vorgehst, steht im Beitrag Handwerkersoftware im Vergleich.

Die Ersparnisseite: was zurückkommt

Hier wird es interessant, denn die Bitkom-Studie fragt auch nach dem Nutzen. Und die Antworten sind ehrlicher, als es die meisten Werbetexte sind.

80 Prozent der Betriebe nennen eine flexiblere Arbeitsorganisation als wichtigsten Vorteil digitaler Anwendungen, 76 Prozent die Zeitersparnis. Geringere Kosten stehen dagegen weit hinten: nur 44 Prozent nennen sie überhaupt.

Die Zeit kommt dabei nicht aus einer großen Sache, sondern aus vielen kleinen, die sich jeden Tag wiederholen:

• Stundenzettel

  Zeiten werden einmal erfasst statt erst auf Papier notiert und später im Büro abgetippt. Das ist bei den meisten Betrieben der größte einzelne Posten.

• Rückfragen

  Wer ist wo, was war abgesprochen, wo ist das Foto vom Schaden? Wenn alles am Auftrag hängt, fallen diese Anrufe weg.

• Umplanen

  Fällt jemand aus, ist der Plan in Minuten angepasst und alle sehen es sofort, statt dass jemand die Runde telefoniert.

• Nachweise

  Fotos, Formulare und Berichte liegen beim Auftrag statt in einem Handy-Ordner. Das spart die Suche, wenn es später Diskussionen gibt.

Bei Objekteinrichtungen Hengelhaupt sind daraus nach eigener Aussage klare Abläufe und mehrere Stunden Zeitersparnis geworden. PEHA hat Notizbücher und Zettel gegen eine zentrale Plantafel getauscht, auf die alle zugreifen. Welche Zeitfresser bei dir am schwersten wiegen, kannst du im Beitrag Zeitfresser im Handwerk durchgehen.

Wie du Zeit ehrlich in Euro umrechnest

Jetzt kommt die Stelle, an der die meisten Beispielrechnungen im Netz kippen. Sie nehmen die eingesparten Stunden und multiplizieren sie mit dem Stundenverrechnungssatz. Damit rechnet man sich reich.

Der Stundenverrechnungssatz ist der Preis, den du beim Kunden aufrufst. Er enthält Lohn, Gemeinkosten und deinen Gewinnaufschlag. Eine Stunde Büroarbeit, die wegfällt, verkaufst du aber nicht an einen Kunden. Sie ist Aufwand, kein Umsatz. Deshalb gehören zwei verschiedene Sätze in die Rechnung:

Zur Größenordnung beim Verrechnungssatz: Der Preisatlas Handwerk 2026 kommt im Bundesdurchschnitt auf rund 64 Euro für die Gesellenstunde und 73 Euro für die Meisterstunde, mit deutlichen Unterschieden zwischen Gewerken und Regionen. Die Erhebung beruht auf 573 Betrieben und ist nicht repräsentativ, als Hausnummer taugt sie aber.

Wenn du nur eine Zahl im Kopf behalten willst: Rechne konservativ mit der Bürozeit und lass die verrechenbare Zeit erst mal außen vor. Wenn sich die Software schon so trägt, ist die Entscheidung leicht.

Rechne es für deinen Betrieb durch

Die Regler stehen auf einem Betrieb mit 12 Mitarbeitern. Stell sie am besten auf deine Mitarbeiterzahl ein, um ein praxisnahes Ergebnis zu erhalten.

Die Kostenseite ist die einfache: Lizenzen mal Köpfe, dazu einmalig die Umstellung. Die Ersparnisseite rechnet nicht mit einer Pauschale, sondern mit Minuten pro Person und Woche. Das Planen und Umplanen ist immer dabei, das ist der Kern der Software. Alles andere schaltest du unter „Erweitert" dazu oder weg, je nachdem, was es bei dir wirklich gibt. Dort stellst du auch die Personalvollkosten ein, mit denen jede gesparte Minute bewertet wird.

Die Minutenansätze sind bewusst vorsichtig gewählt. Wir haben zu genau dieser Frage vor einigen Jahren eine Masterarbeit geschrieben und dafür in einem Betrieb die Abläufe vor und nach der Einführung gemessen. Die Zeitersparnis lag dort deutlich über dem, was hier voreingestellt ist. Wir bleiben trotzdem darunter, damit die Rechnung eher zu niedrig als zu hoch ausfällt.

Eine Modellrechnung mit echten Preisen

Nehmen wir einen Betrieb mit 12 Mitarbeitern: zwei im Büro, zehn in Werkstatt und auf Montage. Gerechnet mit den Artesa-Preisen bei jährlicher Zahlung.

Sechs Stunden klingen nach viel, sind bei zwölf Leuten aber 30 Minuten pro Person und Woche, verteilt auf Planen, Zeiten erfassen, Rückfragen und die Suche nach Nachweisen. Eine Zusage ist das trotzdem nicht: Wie viel Zeit wirklich frei wird, hängt daran, wie konsequent das Team mitzieht. Und manche Schritte dauern mit Software dauerhaft länger, einen Auftrag sauber anzulegen zum Beispiel. Genau die Minuten sind die Ursache dafür, dass Nachkalkulation und Rückfragen später schneller gehen.

Was in dieser Rechnung fehlt

Der Rechner bewertet nur Zeit, die heute anfällt und wegfällt. Drei Dinge lassen sich nicht seriös beziffern und kommen trotzdem obendrauf:

• Die Frage, die keiner stellt

  Wer für ein Detail extra anrufen müsste, macht es nach Gefühl. Hängt die Info am Auftrag, schaut er einfach nach.

• Die Antwort, die sofort kommt

  „Wie ist der Stand?" ist sonst ein Rückruf, irgendwann. Mit Plantafel und Auftragsfortschritt eine Antwort im laufenden Gespräch.

• Die Entscheidung mit Zahlen statt Gefühl

  Wenn sichtbar ist, wie viele Stunden wirklich drin waren, kalkulierst du den nächsten Auftrag anders.

Wann es sich nicht rechnet

Der ehrlichste Satz zuerst: Unter etwa fünf Mitarbeitern trägt sich eine Handwerkersoftware finanziell kaum. Die fünf sind aber nur eine Hausnummer für das, worauf es wirklich ankommt, nämlich den Abstimmungsaufwand. Wer zu viert drei Baustellen parallel fährt, ist über der Schwelle. Wer zu acht jeden Morgen gemeinsam losfährt, eher darunter.

• Sehr kleine Betriebe ohne Koordinationsaufwand

  Wer zu zweit oder zu dritt ohnehin den ganzen Tag zusammen arbeitet, hat wenig Abstimmung, die eine Software abnehmen könnte. Der Rechner oben setzt bei kleinen Teams die Minuten pro Kopf deshalb deutlich niedriger an: Bei drei Leuten ist die Umstellung erst nach rund einem Jahr wieder drin, bei zwölf nach drei Monaten.

• Wenn im Team niemand mitzieht

  Eine halb gepflegte Planung ist schlechter als eine Magnettafel, der alle vertrauen. Wie du das Team an Bord holst, steht im Beitrag Mitarbeiter von einer Software überzeugen.

• Wenn nur das Werkzeug wechselt

  Wer denselben unklaren Ablauf digital abbildet, hat ihn danach digital und unklar.

• Wenn die frei gewordene Zeit nirgends hinfließt

  Zeit wird erst zu Geld, wenn du sie in Aufträge steckst oder Überstunden abbaust.

Förderung senkt den Einstieg

Je nach Bundesland und Vorhaben lassen sich Teile der Digitalisierungskosten fördern, oft 30 bis 50 Prozent der förderfähigen Summe. Viele Programme setzen allerdings eine Mindestinvestition voraus. Den Überblick über alle 16 Bundesländer gibt der Beitrag Förderprogramme für Digitalisierung im Handwerk.

Was Artesa konkret kostet

Wir nennen unsere Preise offen, damit du genau diese Rechnung aufmachen kannst. Alle Preise netto, je Mitarbeiter und Monat:

Die Handwerker-Lizenz für Werkstatt, Baustelle und Außendienst kostet 14,90 € bei jährlicher und 19,90 € bei monatlicher Zahlung. Sie enthält Zeiterfassung, Fotodokumentation und den Auftragsfortschritt. Die Büro-Lizenz für Verwaltung, Arbeitsvorbereitung und Meister kostet 39,90 € jährlich und 49,90 € monatlich und bringt zusätzlich die Auftragsverwaltung und die Mitarbeiterplanung mit.

Der Standard-Support ist enthalten, es gibt keine Mindestlaufzeit über die gewählte Abrechnungsperiode hinaus, und du kannst Lizenzen jederzeit nachbuchen. Die vollständige Übersicht steht auf der Preisseite.

Einrichtungspakete gibt es ab 500 € und sie sind optional. Was sie eigentlich verkürzen, ist die Anlaufphase: Wer schneller im Vollbetrieb ist, lässt weniger Ersparnis liegen. Bei drei Leuten im Betrieb fährst du mit Selbst-Einrichten besser, im Rechner oben kannst du beides vergleichen. Und testen kannst du ohnehin 14 Tage kostenlos, mit vollem Funktionsumfang und ohne Kreditkarte.

Fazit

Die Kosten einer Handwerkersoftware sind gut kalkulierbar, sobald ein Anbieter seine Preise nennt: Lizenzen, Einrichtung, interne Zeit und ein paar Wochen Übergang. Die Ersparnis ist schwerer zu fassen, weil sie aus vielen kleinen Minuten besteht. Deshalb ist die ehrlichste Antwort auf die Frage nach der Rendite kein Prozentsatz, sondern eine Rechnung mit deinen eigenen Zahlen. Fang konservativ an, nimm nur die Bürozeit, und schau, ob es sich trägt.