E-Rechnungen im Handwerk: Pflicht und Chance

Empfangen musst du E-Rechnungen schon länger. Der Teil, der jetzt näher rückt, ist der Versand: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz elektronisch fakturieren, ab 2028 alle anderen auch. Wer bis dahin noch Rechnungen als PDF verschickt, muss umstellen.

Die gute Nachricht: Der Aufwand steckt fast nie in der Technik, sondern in der Frage, wo die Daten für die Rechnung eigentlich herkommen.

Die Fristen im Überblick

Die Pflicht kommt nicht auf einen Schlag, sondern in drei Stufen. Entscheidend ist, in welcher du gerade stehst.

• 1
  Seit 1. Januar 2025: empfangen und archivieren

  Jeder inländische Betrieb muss E-Rechnungen entgegennehmen können, ohne dass der Absender vorher fragt. Eine Übergangsfrist gibt es hier nicht. In der Praxis reicht dafür ein Postfach, das die Datei annimmt, plus eine Ablage, die sie unverändert aufbewahrt.

• 2
  Ab 1. Januar 2027: versenden ab 800.000 Euro Umsatz

  Liegt dein Vorjahresumsatz darüber, musst du deine Rechnungen im B2B-Geschäft strukturiert ausstellen. Das betrifft im Handwerk vor allem Betriebe ab etwa zehn bis fünfzehn Mitarbeitern.

• 3
  Ab 1. Januar 2028: versenden für alle

  Danach gilt die Versandpflicht unabhängig vom Umsatz. Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG bleiben ausgenommen, empfangen müssen aber auch sie.

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gilt die Pflicht ohnehin schon länger. Wer für Kommunen, Schulen oder Landesbetriebe arbeitet, kennt die XRechnung deshalb meist bereits.

Ein PDF ist keine E-Rechnung

Das ist der Punkt, an dem die meisten Betriebe hängen. Eine Rechnung, die du als PDF per Mail verschickst, ist rechtlich eine sonstige Rechnung, kein elektronischer Beleg im Sinne des Gesetzes. Auch dann nicht, wenn sie hübsch aussieht und digital entstanden ist.

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den eine Software direkt auslesen kann, ohne dass jemand Zahlen abtippt. Zwei Formate sind in Deutschland relevant:

• XRechnung

  Reines XML, also nur Daten, keine Optik. Standard bei öffentlichen Auftraggebern. Ohne Programm kann ein Mensch damit wenig anfangen.

• ZUGFeRD

  Ein PDF, in dem der strukturierte Datensatz zusätzlich eingebettet ist. Du siehst die gewohnte Rechnung, die Buchhaltungssoftware liest die Daten dahinter. Für den Alltag im Handwerk meist die angenehmere Variante.

Beide erfüllen die Anforderungen. Welches Format dein Kunde erwartet, klärst du am besten einmal vorab, statt es beim ersten Zahlungsverzug herauszufinden.

Acht Jahre, im Originalformat

Seit Anfang 2025 musst du Rechnungen acht Jahre aufbewahren statt der früheren zehn. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Wichtiger als die Zahl ist das Wie: Der strukturierte Datensatz muss unverändert im Originalformat erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder ein Screenshot reicht nicht, auch kein neu erzeugtes PDF. Die GoBD verlangen, dass der Beleg über die gesamte Frist revisionssicher und unveränderbar vorliegt.

Praxislösung: Lexware Office und Artesa

Die eigentliche Arbeit an einer Rechnung passiert vor der Rechnung: Stunden erfassen, Material zuordnen, wissen, was auf der Baustelle tatsächlich passiert ist. Genau da setzt Artesa an, während das Schreiben und Versenden in der Buchhaltungssoftware bleibt.

Weil Lexware Office in vielen Handwerksbetrieben ohnehin läuft, greifen beide Systeme ineinander:

• Kundendaten werden synchronisiert und sind auf beiden Seiten aktuell
• Angebote und Auftragsbestätigungen lassen sich in Artesa zu einem Auftrag machen
• Aus der Auftragsakte springst du direkt zum passenden Vorgang in Lexware Office

Was am Ende zählt: Die Zeiten aus der digitalen Zeiterfassung und die Nachweise aus der Dokumentation stehen fertig bereit, wenn die Rechnung geschrieben wird. Das spart mehr Zeit als jedes Rechnungsformat.

So gehst du die Umstellung an

• 1
  Empfang prüfen

  Bevor du an den Versand denkst: Kann dein Betrieb heute eine XRechnung annehmen und richtig ablegen? Diese Pflicht läuft seit 2025 und wird oft übersehen, weil bisher wenige Lieferanten strukturiert fakturieren.

• 2
  Umsatz einordnen

  Lag dein Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, ist der 1. Januar 2027 dein Stichtag. Darunter hast du bis 2028 Zeit, solltest die Zeit aber nutzen statt sie abzuwarten.

• 3
  Mit dem Steuerberater sprechen

  Er sieht deine Belege ohnehin und weiß, welches Format bei deinen Kunden ankommt. Ein Telefonat ersetzt hier viel Recherche.

• 4
  Datenquellen aufräumen

  Eine E-Rechnung ist nur so gut wie die Daten dahinter. Wenn Stunden noch auf Zetteln stehen und Material im Kopf des Monteurs, verlagerst du den Aufwand nur nach hinten. Der häufigste erste Schritt ist die Arbeitszeiterfassung, die ohnehin eine eigene Pflicht mitbringt. Wie du das insgesamt schrittweise angehst, steht im Ratgeber Software schrittweise einführen.

• 5
  Testlauf machen

  Schick ein paar Rechnungen im neuen Format raus und frag nach, ob sie sauber angekommen sind. Fehler fallen so vor dem Stichtag auf und nicht danach.

Fazit: Die Pflicht ist der Anlass, nicht das Ziel

Die E-Rechnung allein bringt deinem Betrieb wenig. Sie ist ein Format, kein Prozess. Interessant wird sie erst, wenn die Daten davor stimmen: erfasste Zeiten, zugeordnetes Material, dokumentierte Leistung. Dann schreibt sich die Rechnung fast von selbst, und die Pflicht ist nebenbei erfüllt.

Wer den Stichtag als Anlass nimmt, den Weg von der Baustelle bis zur Rechnung einmal geradezuziehen, hat hinterher mehr davon als nur ein neues Dateiformat.