Abwesenheiten

Mit Artesa kannst du Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten für dein Unternehmen einfach verwalten. Die Abwesenheitsgründe lassen sich individuell anpassen – Admins können sie direkt in den Einstellungen definieren (eine Anleitung dazu findest du hier). Die Abwesenheitsplanung ist mehr als ein Kalender: Sie unterstützt dich beim Einrichten von Vertretungen und beim Genehmigungsprozess, damit dein Betrieb auch bei Ausfällen reibungslos weiterläuft.

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Auf einen Blick

Nachdem du Abwesenheiten über das Menü geöffnet hast, siehst du einen Kalender mit der aktuellen Monatsansicht. Du kannst den angezeigten Monat ändern durch [button][icon name="fa6-solid:angle-left"][/button] [button][icon name="fa6-solid:angle-right"][/button]. Du kannst auch auf den Monat klicken und den gewünschten Zeitraum auswählen. Mit [button]Jetzt[/button] kommst du in den aktuellen Monat zurück.

Wählst du einen Arbeitsschritt aus, werden dir nur die Abwesenheiten der Mitarbeiter angezeigt, die dem Arbeitsschritt zugewiesen sind. Du kannst den Arbeitsschritt-Filter löschen, indem du mit der Maus drüberfährst und rechts das kleine x klickst. Mit [button][icon name="fa6-solid:filter"][/button] kannst du weitere Filtereinstellungen vornehmen.

Auf der rechten Seite kannst du die Kalenderansicht ändern - Monat ([buttontype="primary"][icon name="fa-solid:calendar-alt"][/button]), Woche ([buttontype="primary"][icon name="fa-solid:calendar-week"][/button]), Liste ([buttontype="primary"][icon name="fa-solid:clipboard-list"][/button]).

Der Kalender zeigt deine eigenen, sowie die Abwesenheiten deiner Mitarbeitenden. Je nach Grund und Status werden sie farblich dargestellt, abgelehnte oder noch nicht genehmigte Abwesenheiten erscheinen transparent.

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Über Mein Jahr gelangst du zur Jahresübersicht. Dort kannst du oben rechts das Jahr wechseln und siehst pro Abwesenheitsgrund die bereits genommenen (schwarz) und die insgesamtverfügbaren Tage (grau).

Mit einem Klick oben auf Tabelle öffnest du eine Listenansicht aller Abwesenheiten. Auch hier können in der oberen Zeile wieder Filtereinstellungen vorgenommen werden. Zum Beispiel nach Grund und/oder Status. Mit [button][icon name="fa-solid:edit"][/button] vor dem Mitarbeiternamen kannst du die Abwesenheit bearbeiten oder genehmigen.

Vorgaben Abwesenheiten

Die Vorgaben helfen dir dabei, den Überblick über zulässige Abwesenheitstage im Betrieb zu behalten. Du kannst für jeden Mitarbeitenden festlegen, wie viele Tage pro Jahr und pro Grund erlaubt sind.

Wenn du die selben Werte für mehrere Mitarbeitende eintragen möchtest, nutze die Suchleiste – dort kannst du gezieltnach Namen und Abwesenheitsgrund filtern und die Eingaben gesammelt vornehmen.

Einzelne Werte kannst du direkt in der Spalte Zulässig bearbeiten. In der Spalte Vom Vorjahr trägstdu Resttage ein, die übernommen werden sollen. Die Spalten Geplant und Übrig aktualisieren sich automatisch, sobald du Abwesenheiten einträgst oder genehmigst.

Abwesenheit erstellen

Um eine Abwesenheit zu erstellen, öffne im Hauptmenü Abwesenheiten. Klicke anschließend oben rechts auf [buttontype="primary"]Abwesenheit[icon name="fa6-solid:calendar-xmark"][/button] oder auf den entsprechenden Tag im Kalender. Eine andere Möglichkeit, eine Abwesenheit anzulegen, ist über den Stundenzettel. Die Option befindet sich dort unter [buttontype="primary"][icon name="fa6-solid:calendar-xmark"][/button].

Bei beiden Optionen öffnet sich ein Dialogfenster in dem du folgende Angaben gemacht werden müssen:

– Mitarbeiter
– Art der Abwesenheit
– Zeitraum

Zusätzlich muss gegebenenfalls eine Vertretung und ein verantwortlicher Vorgesetzter zur Bestätigung der Abwesenheit eingetragen werden. Anschließend findest du ein Feld für Anmerkungen.

Die Abwesenheit oder Vertretung kann direkt durch [button][icon name="fa-solid:check"][/button] bestätigt oder mit [button][icon name="fa-solid:times"][/button] abgelehnt werden. Die Änderung wird gespeichert und dokumentiert.

Hast du alles eingetragen? Dann klick unten rechts auf Speichern. Das Fenster schließt sich automatisch, und alle Beteiligten – also Vertretung und Vorgesetzter – bekommen eine Benachrichtigung.

Du wirst auch informiert, sobald deine Abwesenheit bestätigt oder abgelehnt wurde.

Abwesenheit bearbeiten/löschen

Eine bereist eingetragene Abwesenheit kann durch einen Klick auf die entsprechende Abwesenheit im Kalender oder der Tabelle geändert werden. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem dann die Änderungen vorgenommen werden können.Anschließend musst du die Änderungen unten rechts Speichern. Das Dialogfenster schließt automatisch.

Eventuell musst du jetzt auf eine erneute Genehmigung durch den Vorgesetzten und/oder der Vertretung warten. Die Mitarbeiter werden aber über diesen Schritt beanchrichtigt.

Um eine Abwesenheit zu löschen, rufe das Dialogfenster wieder auf. Du findest unten links Löschen. Nach Klick kommt eineW arnmeldung. Bestätige diese mit Löschen, um die Abwesenheit endgültig zu löschen. Das Dialogfenster schließt automatisch und die Abwesenheit wurde ausgetragen.

Abwesenheit bestätigen/ablehnen

Du bekommst eine Benachrichtigung, wenn eine neue Abwesenheitsanfrage eingegangen ist, die du als Vertretung oder Vorgesetzter genehmigen musst. Gehe über das Hauptmenü zu Abwesenheiten. Im Kalender siehst du jetzt einen transparenten Eintrag mit Mitarbeitername und Grund. In der Tabellenansicht siehst du anhand des Status Offen, dass dieser noch nicht genehmigt wurde.

Um eine Abwesenheit zu bestätigen oder abzulehnen, öffne das Dialogfenster. Entweder indem du auf die Abwesenheit im Kalender klickst oder auf das Stift-Symbol in der Tabelle.

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Du kannst die Abwesenheit durch [button][icon name="fa-solid:check"][/button] bestätigen oder mit [button][icon name="fa-solid:times"][/button] ablehnen. Dies wird dokumentiert und der Status wird geändert. Anschließend musst du die Änderungen unten rechts Speichern. Das Dialogfenster schließt automatisch.

Der Mitarbeiter wird über die Statusänderung informiert.

Vertretung bestätigen/ablehnen

Du erhältst eine Benachrichtigung, wenn ein Kollege dich als Vertretung angegeben hat. Gehe über das Hauptmenü zu Abwesenheiten. Im Kalender siehst du jetzt einen transparenten Eintrag mit folgendem Text: ❗Vertretung für: Name.

Klicke auf den Eintrag. Es öffnet sich ein Dialogfenster und du kannst die Vertretung durch [button][icon name="fa-solid:check"][/button] bestätigen oder mit [button][icon name="fa-solid:times"][/button] ablehnen. Anschließend musst du die Änderungen unten rechts Speichern. Das Dialogfenster schließt automatisch.

Der Mitarbeiter wird über die Statusänderung benachrichtigt.