Handwerkersoftware wechseln, ohne dass der Betrieb stillsteht

Marvin FinkGeschäftsführer & Leiter Vertrieb

Software auswählen

17. August 266 Minuten

Softwareauswahl Prozessoptimierung Digitalisierung

Gemalte Illustration eines Werkstattbüros im Umzug: eine offene Umzugskiste mit Ordnern vor einem alten Aktenschrank mit ausgezogenen Schubladen

Die meisten Betriebe bleiben zu lange bei einer Software, die nicht mehr passt. Nicht weil sie zufrieden sind, sondern weil der Wechsel nach Chaos aussieht. Beherrschbar wird er, wenn man ihn nicht als Stichtag plant.

Das Wichtigste in Kürze

Nicht alle Daten müssen mit. Laufende Aufträge und Stammdaten ja, das Archiv meistens nicht.
Der alte Zugang bleibt, bis der neue trägt. Parallelbetrieb ist kein Umweg, sondern die Absicherung.
Der beste Zeitpunkt ist eine ruhige Phase, nicht der Jahreswechsel.
Prüf den Vertrag, bevor du kündigst: Kündigungsfristen laufen oft über ein volles Jahr.

Ein Wechsel scheitert selten an der Technik. Er scheitert daran, dass mitten in der Umstellung Aufträge laufen, Stunden erfasst werden müssen und niemand Zeit hat, sich einzuarbeiten.

Deshalb ist die wichtigste Entscheidung nicht die Software, sondern der Zuschnitt: Was muss zum Start funktionieren, und was kann warten?

Erst die Frage, ob überhaupt

Ein Wechsel lohnt sich, wenn das Problem strukturell ist und nicht an Gewöhnung liegt. Gute Gründe:

Die Software kann etwas grundsätzlich nicht
Zum Beispiel keine mobile Nutzung, keine echte Planung, keine Schnittstellen.
Der Betrieb ist herausgewachsen
Was mit fünf Leuten funktioniert hat, trägt bei fünfzehn nicht mehr.
Ihr arbeitet daran vorbei
Wenn die halbe Belegschaft parallel Excel-Listen führt, ist das eine Antwort.
Kein guter Grund
Eine einzelne fehlende Funktion oder Unmut über die Oberfläche. Dafür lohnt der Aufwand nicht.

Der alte Vertrag bestimmt den Kalender

Bevor irgendein Zeitplan entsteht, gehört der bestehende Vertrag auf den Tisch. Nicht wegen der Kosten, sondern weil er das einzige Datum enthält, das ihr nicht verschieben könnt.

Im Geschäftsverkehr sind Laufzeiten von zwölf Monaten üblich, oft mit automatischer Verlängerung um ein weiteres Jahr und drei Monaten Kündigungsfrist. Die Verbraucherregeln zur monatlichen Kündbarkeit greifen zwischen Betrieben nicht. Wer die Frist um zwei Wochen verpasst, zahlt ein volles Jahr für eine Software, die niemand mehr öffnet.

Dazu kommt, dass bei klassischen Branchenlösungen häufig zwei Verträge nebeneinander laufen: die Lizenz und der Wartungsvertrag. Die haben nicht zwangsläufig dieselbe Laufzeit und nicht zwangsläufig dieselbe Frist.

Kündigen ist der letzte Schritt, nicht der erste

Erst wenn das neue System trägt und die Daten drin sind, geht die Kündigung raus. Wer zuerst kündigt und dann anfängt, plant den Umstieg gegen eine Frist statt gegen den Betrieb, und in der Hochsaison gewinnt immer der Betrieb.

Drei Punkte gehören geklärt, bevor die Kündigung geschrieben wird:

Wann könnt ihr raus?
Laufzeitende und Frist stehen im Vertrag, nicht im Kopf des Vertrieblers. Von diesem Datum rechnet ihr rückwärts, so wie bei jedem Termin mit festem Ende. Das ist Rückwärtsterminierung, nur eben für ein Projekt.
Wie kommt ihr an eure Daten?
In welchen Formaten, bis wann und zu welchem Preis. Manche Anbieter liefern CSV auf Knopfdruck, andere stellen einen Export in Rechnung. Das gehört vor die Kündigung, nicht danach.
Wie lange bleibt der Lesezugriff?
Wenn ihr das Archiv nicht mitnehmt, braucht ihr eine Weile noch Zugriff darauf. Manche Anbieter bieten dafür einen günstigen Lesetarif, bei anderen ist mit dem letzten Tag Schluss.

Nicht alles auf einmal

Der verlässlichste Weg ist der schrittweise: ein Bereich zuerst, meist die Zeiterfassung, weil sie täglich genutzt wird und schnell Nutzen zeigt. Dann kommt die Planung dazu, dann die Dokumentation.

Laufende Aufträge bleiben dabei bewusst im alten System, neue starten im neuen. Das erzeugt für ein paar Wochen zwei Orte, ist aber deutlich weniger schmerzhaft als eine Migration aller offenen Vorgänge an einem Stichtag.

In der Reihenfolge sieht das meistens so aus:

1
Vertrag prüfen
Laufzeitende, Frist, Exportbedingungen. Danach steht fest, wie viel Zeit ihr habt.
2
Zuschnitt festlegen
Ein Bereich zum Start, der Rest kommt später. Wer alles gleichzeitig umstellt, stellt nichts richtig um.
3
Stammdaten übernehmen
Kunden, Mitarbeiter, laufende Aufträge. Und einmal durchsehen, bevor der alte Datenmüll in die neue Lösung wandert.
4
Echt loslegen, alt läuft weiter
Der neue Bereich wird produktiv genutzt, der alte Zugang bleibt bestehen. Das ist die Absicherung, kein Umweg.
5
Nachziehen und abschalten
Erst wenn der erste Bereich rund läuft, kommt der nächste. Gekündigt wird am Ende.

Wie so eine Einführung im Detail abläuft, steht im Blog: Software schrittweise einführen. Wenn du das nicht allein machen willst: Reihenfolge, Datenübernahme und Schulung begleiten wir auf Wunsch, siehe Einführung und Schulung.

Was mitkommt und was bleiben darf

Der häufigste Fehler ist der Versuch, die komplette Historie zu übernehmen. Das macht aus einem überschaubaren Umstieg ein Datenprojekt, und am Ende liegen fünf Jahre Altbestand in einer Software, in der sie nie jemand sucht.

Das muss mit

Kunden mit Adressen und Ansprechpartnern
Mitarbeiter, Stundensätze, Urlaubsansprüche
Laufende und schon beauftragte Aufträge
Artikel und Preise, falls ihr damit kalkuliert

Das darf bleiben

Abgeschlossene Aufträge aus den Vorjahren
Alte Angebote und Rechnungen, die ohnehin in der Buchhaltung liegen
Chatverläufe, Notizen, Zwischenstände
Alles, was ihr im letzten Jahr kein einziges Mal gesucht habt

Die Frage vor jedem Datensatz ist nicht, ob man ihn irgendwann brauchen könnte, sondern wann ihr ihn zuletzt gebraucht habt. Für den Rest ist das Altsystem im Lesezugriff meist billiger und sicherer als eine vollständige Migration.

Stammdaten laufen in der Regel per CSV, laufende Systeme über Schnittstellen oder die REST-API. Der Aufwand steckt selten im Import, sondern im Aufräumen davor: doppelte Kunden, ausgeschiedene Mitarbeiter, Preise von 2019.

Das Team: woran Einführungen im Alltag scheitern

Eine Umstellung, die im Büro beschlossen und auf der Baustelle verkündet wird, scheitert. Nicht aus Bosheit, sondern weil für die Leute draußen zunächst nur Aufwand dazukommt.

Was hilft: Der Nutzen muss für sie selbst spürbar sein. Den eigenen Einsatz aufs Handy statt Anruf am Sonntagabend, Stempeln in Sekunden statt Zettel am Monatsende. Mehr dazu im Blog: Mitarbeiter überzeugen.

Wenn der Wechsel steht, geht es weiter mit Software einführen. Wie ein Betrieb die Umstellung über Jahre begleitet hat, zeigt Treppenbau Plath.

Zwei Fragen gehören außerdem vor die Entscheidung und nicht danach: ob die neue Lösung gekauft oder im Abo läuft und ob sie in der Cloud oder auf eurem Server liegt. Beides ändert nichts am Ablauf des Wechsels, aber einiges daran, wie oft ihr ihn noch macht.

Du willst wissen, was bei euch wirklich mit müsste? Im Erstgespräch gehen wir deinen Altbestand durch und sagen dir, welche Daten ihr im alten System lassen könnt, oder du probierst es direkt selbst aus.

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Häufig gestellte Fragen

Das hängt vom Umfang und von der Datenqualität ab. Eine seriöse Zahl bekommst du erst, wenn jemand euren Betrieb kennt. Wer dir vorher eine Pauschaldauer nennt, rät.

Stammdaten wie Kunden, Mitarbeiter und Projekte lassen sich in der Regel per CSV importieren. Für laufende Systeme gibt es je nach Anbieter Schnittstellen und eine REST-API.

Ja, und meistens ist das der bessere Weg. Wichtig ist nur, dass für jeden Bereich klar ist, welches System führt. Zwei Systeme ohne klare Zuständigkeit sind schlimmer als ein altes.

Dann startet ihr mit einem kleinen Bereich oder wartet. Eine Umstellung in der Hochsaison mit vollem Funktionsumfang ist der klassische Weg, wie ein Projekt scheitert und die Software danach den schlechten Ruf hat.

Wenn das neue System trägt, nicht vorher. Praktisch heißt das: Kündigungsfrist im Vertrag nachlesen, dieses Datum als Endpunkt setzen und von dort rückwärts planen. Ist die nächste Frist zu knapp, ist der Umstieg trotzdem nicht blockiert, dann läuft der alte Vertrag eben noch eine Runde mit. Das ist ärgerlich, aber billiger als eine Umstellung unter Zeitdruck.

Für ein paar Wochen meistens ja, und das ist eingepreist. Der Parallelbetrieb ist genau der Puffer, der einen Wechsel beherrschbar macht. Wer ihn wegspart, spart an der falschen Stelle: Ein Stichtag ohne Rückweg kostet im Zweifel eine Woche Betriebsablauf, und die ist teurer als zwei Monatsbeiträge.

Dann steht meist im Vertrag, was ihr bekommt und in welcher Form. Fragt schriftlich und früh, nicht erst nach der Kündigung. Wo ein Export teuer oder unvollständig ist, ist der pragmatische Weg oft der Lesezugriff auf das Altsystem für eine Übergangszeit statt eine erzwungene Migration.

Die Lizenzkosten sind der kleinere Teil. Dazu kommen die Zeit für Datenübernahme und Schulung, ein paar Wochen Parallelbetrieb und die Einarbeitung im Team. Wer den Umstieg begleitet haben will, findet die Pakete unter Einführung und Schulung, die Lizenzpreise stehen auf der Preisseite.