Kauf oder Abo: Was Handwerkersoftware über die Jahre kostet

Marvin FinkGeschäftsführer & Leiter Vertrieb

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13. August 265 Minuten

Softwareauswahl Handwerkersoftware Unternehmensberatung

Gemalte Illustration einer Werkbank: links eine abgedeckte, stillgelegte Bandsäge mit Handbuchstapel und Beleg, rechts dieselbe Maschine im Einsatz mit Spänen

Die Kauflizenz wirkt teuer und dann erledigt, das Abo günstig und dann endlos. Beide Eindrücke stimmen nur halb: Beim Kauf zahlst du weiter, nur an anderer Stelle, und die Software bleibt auf dem Stand stehen, den du bezahlt hast.

Das Wichtigste in Kürze

Der Kauf ist nicht abbezahlt. Wartungsvertrag, Serverbetrieb und irgendwann die neue Version kommen dazu.
Das Abo hat keine Restlaufzeit. Dafür veraltet die Software nicht und Updates sind drin.
Rechne über fünf Jahre, nicht über eins. Darunter sieht der Kauf immer günstiger aus.
Die Lizenzfrage hängt an der Serverfrage. Kauf heißt im Handwerk fast immer eigener Server.

Im Handwerk gibt es beide Modelle nebeneinander. Klassische Branchenlösungen werden gekauft, meist als Einmalzahlung plus jährlichem Wartungsvertrag, moderne Cloud-Anbieter rechnen monatlich ab. Die Entscheidung fällt selten frei, sondern folgt aus der Wahl des Anbieters. Welche Anbietertypen es überhaupt gibt, sortiert der Artikel Handwerkersoftware im Vergleich.

Sie hängt außerdem an einer zweiten Frage: Ein Lizenzkauf heißt im Handwerk fast immer auch eigener Server im Haus. Was das an Betrieb und Betreuung bedeutet, steht im Ratgeber Cloud oder eigener Server. Hier geht es um die Lizenz selbst, also darum, was in drei Jahren auf der Rechnung steht und was die Software dann noch kann.

Kauflizenz

Einmalige Investition
Kann steuerlich als Anlagegut behandelt werden.
Unabhängig vom Anbieter
Die Software läuft weiter, auch ohne laufenden Vertrag.
Wartungsvertrag kommt dazu
Für Updates und Support meist jährlich, oft ein Anteil des Kaufpreises.
Versionssprünge kosten extra
Größere Updates sind häufig nicht enthalten.
Der Stand friert ein
Was beim Kauf gepasst hat, passt drei Jahre später nur noch halb.

Abo

Kein großer Anfangsbetrag
Planbare Monatskosten statt einmaliger Investition.
Updates inklusive
Neue Funktionen kommen laufend, ohne Versionssprung.
Immer der aktuelle Stand
Änderungen an Geräten, Schnittstellen und Vorschriften kommen mit.
Skaliert mit dem Betrieb
Mehr oder weniger Nutzer je nach Bedarf.
Läuft weiter
Endet der Vertrag, endet der Zugriff auf die Software.

Die Rechnung über drei bis fünf Jahre

Das ist der Punkt, der am häufigsten übersehen wird.

Ein Kaufpreis von 6.000 € klingt neben 150 € im Monat nach viel. Über fünf Jahre sind 150 € monatlich aber 9.000 €, und beim Kauf kommt der Wartungsvertrag obendrauf. Je nach Anbieter liegen die Modelle dann näher beieinander, als der erste Blick vermuten lässt.

Rechne deshalb nicht den Einmal-Kauf gegen den Monatspreis, sondern Gesamtkosten über den Zeitraum, in dem du die Software wirklich nutzen willst, inklusive Wartung, Updates, Einrichtung und Schulung.

Die eigentlichen Folgekosten stehen woanders

Bei beiden Modellen kostet nicht die Lizenz am meisten, sondern die Einführung: Datenübernahme, Einrichtung, Schulung und die Zeit, die euer Team braucht, bis es rund läuft. Ein Angebot ohne diese Positionen ist kein günstiges Angebot, sondern ein unvollständiges.

Warum Einmal-Kauf selten einmal bleibt

Software steht nie still, auch wenn sie bezahlt ist.

Ein Buch ist fertig, wenn es gedruckt ist. Du stellst es in den Schrank, holst es zehn Jahre später raus, und es steht immer noch dasselbe drin. Software wird nie fertig, weil sich um sie herum laufend etwas ändert: Diensthandys und Betriebssysteme kommen in neuen Generationen, Browser auch, Schnittstellen zur Buchhaltung werden angepasst, und Vorschriften kommen dazu. Die Arbeitszeiterfassung und die E-Rechnung sind zwei Beispiele aus den letzten Jahren. Eine Software, die vorher gekauft wurde, kennt sie nicht.

Nach zwei oder drei Jahren merkt man das zuerst an Kleinigkeiten. Auf dem neuen Handy läuft etwas nicht mehr, ein Export passt nicht mehr, für eine Funktion gibt es einen Umweg, den nur einer im Büro kennt. Bei den alten Branchenlösungen im Handwerk sieht man, wo das endet: Sie laufen noch, aber sie fühlen sich an wie 2012.

Das kennt jeder von der Software auf dem eigenen Rechner. Ein Word von vor zehn Jahren würde freiwillig keiner mehr aufmachen, Windows kommt alle paar Jahre neu, und irgendwann läuft das Alte auf dem Neuen nicht mehr. Selbst Microsoft verkauft Office deshalb vor allem als Abo.

Wartungsvertrag heißt nicht aktueller Stand

Der Vertrag gibt dir den Anspruch auf Updates, eingespielt sind sie damit nicht. Das braucht einen Termin mit dem Dienstleister. Kommen über die Jahre viele Individualisierungen dazu, fällt der Betrieb irgendwann aus dem Standard, und jeder Versionssprung wird zum eigenen Projekt mit eigenem Angebot.

Wann was passt

Kauf passt, wenn
die Software ein abgeschlossenes Werkzeug ist, das sich nicht verändern muss, im Haus bleibt und ohne Zugriff von unterwegs auskommt.
Abo passt, wenn
die Software mit dem Betrieb, den Geräten und den Vorschriften mitgehen muss. Bei allem, was täglich im Einsatz ist, ist das der Normalfall.

Artesa gibt es nur im Abo. Das ist keine Preisstrategie, sondern folgt aus der Bauweise: Es gibt keine Version, die wir einmal ausliefern und die danach stehen bleibt, sondern einen Stand, der laufend weitergeht. Was das kostet, steht auf der Preisseite, inklusive der Einrichtungspakete, weil die zur ehrlichen Rechnung dazugehören.

Was in der Praxis auf der Rechnung steht, rechnet der Artikel Was kostet eine Handwerkersoftware an einem Beispiel durch. Wie Artesa abrechnet, steht auf der Preisseite.

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Häufig gestellte Fragen

Nein. Artesa läuft als Web-App in der Cloud und wird laufend weiterentwickelt. Ein Einmal-Kauf würde bedeuten, dir den Stand von heute zu verkaufen, der nach dem nächsten Update nicht mehr der aktuelle ist. Wer zwingend kaufen und selbst hosten muss, ist bei uns falsch, und das sagen wir lieber vorher als hinterher.

Das ist die wichtigste Frage bei jedem Abo-Anbieter, und sie gehört vor Vertragsschluss geklärt: In welchen Formaten kommst du an deine Daten, wie lange hast du dafür Zeit, und kostet der Export etwas. Bei Artesa exportierst du Stammdaten und Zeiten jederzeit selbst, unter anderem als CSV und über die REST-API.

Meist Fehlerbehebungen und kleinere Verbesserungen, größere Versionssprünge häufig nicht. Frag vor dem Kauf konkret nach: Was ist enthalten, was kostet der nächste Versionssprung, wer spielt ihn ein, und was passiert dabei mit euren Individualisierungen.

Das hängt von eurer Situation ab. Eine Kauflizenz wird in der Regel aktiviert und abgeschrieben, Abo-Gebühren sind laufender Betriebsaufwand. Was für euch günstiger ist, sagt euer Steuerberater, nicht der Softwareanbieter.

Bei den meisten Cloud-Anbietern ja, aber die Bedingungen unterscheiden sich deutlich. Frag konkret nach: Wann kannst du reduzieren, ab wann greift die Änderung, und gibt es eine Mindestlaufzeit. Für Betriebe mit Saisonspitzen ist das ein wichtiger Punkt.

Dann steht ein Wechsel an, und der ist beherrschbar, wenn er vorbereitet ist. Wie das abläuft, steht im Ratgeber Software wechseln.