Das Wichtigste zuerst: Die Mitarbeiterauswahl an einem Arbeitsschritt zeigt jetzt, wer zur selben Zeit schon woanders eingeplant ist. Ob sich jemand auf einen zweiten Arbeitsschritt einstempeln darf, während noch einer läuft, entscheidet ihr ab jetzt selbst. Und Filter, Spalten und Sortierung einer Liste lassen sich als eigene Ansicht speichern, einmal eingerichtet und danach einen Klick entfernt.
In diesem Update haben wir die folgenden Änderungen vorgenommen:
- Auftragsakte
- Zeiterfassung
- Listen
- Formulare
- Weitere Neuerungen
- Verbessert: Arbeitsschritte im Ablauf-Diagramm nach Status zusammengeklappt
- Neu: Plantafel nach Auftragskategorien filtern
- Neu: Standard-Status für neue Aufträge
- Neu: Satellitenansicht in allen Karten
- Neu: Rollen sehen Arbeitsschritte "nur bis morgen"
- und viele weitere Verbesserungen
Auftragsakte
Doppelbelegungen beim Zuweisen
Wenn du an einem Arbeitsschritt Mitarbeiter hinzufügst, nennt die Auswahlliste unter jedem Namen die Arbeitsschritte, auf denen er im Zeitraum dieses Arbeitsschritts schon eingeplant ist.
Wer diesem Arbeitsschritt bereits zugewiesen und parallel woanders eingeplant ist, bekommt zusätzlich einen gestrichelten gelben Balken links an seiner Zeile, und sein Profilbild am Arbeitsschritt einen gestrichelten gelben Rahmen. Abwesenheiten behalten Vorrang: Bei Urlaub oder Feiertag bleibt der Rahmen durchgezogen rot oder gelb.
Damit fällt eine Doppelbelegung in dem Moment auf, in dem sie entsteht, statt am Einsatztag.
Gruppen von Arbeitsschritten benennen
Eine "Gruppe" von Arbeitsschritten kann neben ihrem Typ eine frei wählbare "Beschreibung" tragen, die du direkt in der Kopfzeile bearbeitest.
Mehrere Dateien auf einmal
Im Datei-Browser der Auftragsakte und der Auftragskarte startet langes Drücken auf eine Datei den Auswahlmodus. Neben jedem Dateinamen erscheint eine Checkbox. Die ganze Auswahl lässt sich in einen anderen Ordner ziehen, als ZIP herunterladen, über "Kategorie ändern" einsortieren oder löschen. Einzelne Dateien haben im Kontextmenü jetzt "Herunterladen", ohne Umweg über die Vorschau.
Zeiterfassung
Einstempeln auf mehrere Arbeitsschritte
Ob sich jemand auf einen zweiten Arbeitsschritt stempeln kann, während noch einer läuft, entscheidet ihr jetzt selbst. In manchen Gewerken ist paralleles Erfassen Absicht, in anderen ein Fehler, der erst beim Prüfen der Zeiten auffällt. Unter Einstellungen → Arbeitszeiten steht dafür "Einstempeln auf mehrere Arbeitsschritte" mit drei Optionen:
- "Mehrfaches Einstempeln erlauben (kein Hinweis)": das bisherige Verhalten und weiterhin die Voreinstellung.
- "Nachfragen, ob gewechselt werden soll": der Mitarbeiter bekommt den Hinweis "Du bist bereits eingestempelt" und wählt zwischen "Umstempeln" und "Zusätzlich einstempeln".
- "Laufenden Arbeitsschritt automatisch beenden": der bisherige Arbeitsschritt wird beendet, der neue beginnt.
Die Einstellung gilt für den ganzen Betrieb und lässt sich je Arbeitszeitmodell überschreiben. So bekommt die Werkstatt ein anderes Verhalten als die Montage.
Eingereichte Tage sind gesperrt
Ist der Stundenzettel für einen Tag eingereicht oder genehmigt, darf man keine Zeiten mehr eintragen. Man bekommt eine Meldung: "Für heute ist keine Zeiterfassung mehr möglich. Der Stundenzettel muss dafür wieder geöffnet werden." Zum Korrigieren öffnest du den Tag wie gewohnt wieder. Gleichzeitig bekommt man eine Meldung, wenn man einen Stundenzettel einreichen möchte, bei dem noch eine Arbeitszeit läuft. Wenn man bestätigt, wird die Arbeitszeit automatisch beendet.
GPS in der Arbeitszeitauswertung
Beide Tabellen der Arbeitszeitauswertung, "Auftragszeiten" und "Verteilzeiten", haben eine Spalte "GPS" mit dem Karten-Button aus dem Stundenzettel: Ein Klick öffnet die Karte mit Start- und Endpunkt. Die CSV-Exporte beider Tabs enthalten zusätzlich Breiten- und Längengrad, sodass sich die Koordinaten weiterverarbeiten lassen, etwa für eine Prüfung gegen die Baustellenadresse.
Hinweis: Nur für Unternehmen mit aktivierter Standorterfassung. Ohne sie bleiben Spalte und CSV-Felder ausgeblendet.
Kurze Fehlstempelungen
Gestempelte Arbeitszeiten unter 20 Sekunden werden im Stundenzettel und in der Arbeitszeitauswertung nicht mehr angezeigt und nicht mitgerechnet. Wer sich versehentlich ein- und sofort wieder ausstempelt, muss den Eintrag also nicht mehr von Hand löschen.
Listen
Gespeicherte Ansichten
Filter, Spalten und Sortierung einer Liste lassen sich jetzt als eigene Ansicht speichern, in den Listen für Aufträge, Arbeitsschritte, Kunden und Projekte. Ein Klick auf den Seitentitel öffnet deine Ansichten, dort legst du über "Aktuelle Ansicht speichern" eine neue an, mit "Benutzerdefinierter Name" und einem Icon.
Über "Als Menüpunkt anzeigen" legst du eine Ansicht direkt in die Navigation, über "Freigegeben für" gibst du sie für bestimmte Rollen frei und damit dem ganzen Team. Die Reihenfolge im Dropdown bestimmt jeder Mitarbeiter für sich.
Auftragskategorien in der Auftragsliste
Dieselben Kategorien gibt es jetzt auch in der Auftragsliste, als Spalte "Auftragskategorien". Sie zeigt die Kategorien eines Auftrags als farbige Tags, die als wichtig markierten fett, und lässt sich im Spaltenkopf nach einer oder mehreren Kategorien filtern. Im CSV-Export sind sie mit dabei. Die Spalte ist zunächst ausgeblendet, du blendest sie über die Spaltenauswahl ein.
"Kein Status" und "Ohne Verantwortlichen"
Die Statusfilter in den Aufträgen, in den Arbeitsschritten und in der Plantafel haben "Kein Status" als ersten Eintrag, die Filter über den Verantwortlichen in den Aufträgen und Arbeitsschritten das Häkchen "Ohne Verantwortlichen". Damit findest du genau die Aufträge, die noch niemand in die Hand genommen hat, und das ist meist die größte Gruppe. Zusammen mit konkreten Status oder Mitarbeitern gewählt, zeigt die Liste beide Mengen.
Formulare
PDF-Spalte und Sammel-Download
Die Formular-Liste hat eine Spalte "PDF": ein grünes Kürzel, wenn ein PDF vorliegt, ein Klick darauf öffnet es in der Vorschau. Solange es noch erzeugt wird, steht dort "wird erstellt". Über "Mehrfachauswahl" hakst du mehrere Formulare an und lädst sie unter "Aktionen" → "PDFs herunterladen" in einem Rutsch als ZIP herunter, etwa alle Protokolle eines Monats für einen Kunden.
Hinweis: Wenn du die Formular-Liste schon einmal geöffnet hattest, musst du die neue Spalte "PDF" einmalig über "Spalten bearbeiten" einschalten. Deine übrigen Spalten-Einstellungen bleiben, wie sie sind.
Abgeschlossene Formulare sind schreibgeschützt
Ist ein Formular abgeschlossen, sind seine Felder für Mitarbeiter mit einer Rolle vom Typ "Handwerker" inaktiv: Es lässt sich nur noch lesen und schließen. Wer bisher auf einem abgeschlossenen Formular weitergetippt hat, konnte das zwar, verlor die Eingaben aber beim Schließen ohne Hinweis. Formulare im Status "Entwurf" bleiben unverändert bearbeitbar, und für Admins ist auch ein abgeschlossenes Formular weiterhin änderbar.
Weitere Neuerungen
Arbeitsschritte im Ablauf-Diagramm
Im Ablauf-Diagramm der Auftragskarte werden Arbeitsschritte nach Status zusammengeklappt. Ein zugeklappter Block nennt hinter seinem Namen die Zahl der verborgenen Schritte und zeigt sie per Klick. Bei langen Aufträgen bleibt damit im Blick, was noch offen ist.
Plantafel nach Auftragskategorien filtern
Der Filter "Aufträge filtern" auf der Plantafel hat ein Feld "Auftragskategorien". Du kannst mehrere Kategorien gleichzeitig wählen, die Tafel zeigt dann alle Aufträge, die mindestens eine davon tragen.
Standard-Status beim Anlegen
In den Einstellungen unter "Auftragsstatus" kannst du einen Status als "Standard" markieren. Ohne Markierung startet ein Auftrag wie bisher ohne Status.
Satellitenansicht in allen Karten
Jede Karte hat oben links den Umschalter zwischen "Karte" und "Satellit": die Plantafel, die Adresse in der Auftragsakte und die GPS-Karte der Zeiterfassung. Auf dem Satellitenbild siehst du, wie eine Baustelle wirklich aussieht, mit Zufahrt, Gebäuden und Hofflächen.
Arbeitsschritte nur bis morgen sichtbar
Die Rollen-Einstellung "Kann nur terminierte Arbeitsschritte sehen" hat eine neue Option: "nur bis morgen" begrenzt die sichtbaren Arbeitsschritte auf das Ende des Folgetags. Mitarbeiter können sich damit auf den nächsten Tag vorbereiten, ohne die gesamte Planung zu sehen. Vergangene Arbeitsschritte bleiben wie bisher sichtbar, bestehende Rollen behalten ihre Einstellung.
Und noch ein paar Kleinigkeiten
- Bemerkungen: In der Arbeitszeitauswertung und in der Auswertung der Auftragsakte steht die "Bemerkung" einer Zeitbuchung als zweite Zeile in der Spalte "Mitarbeiter". In der Tagesansicht des Stundenzettels zeigt sie jetzt auch das Kärtchen einer "Verteilzeit", so wie eine Auftragszeit es schon immer getan hat.
- Abwesenheitsarten: Die Schalter "Stündlich" und "Arbeitszeit" lassen sich beim Anlegen einer neuen Abwesenheitsart sofort setzen.
- Notizen durchsuchen: Der Spaltenkopf "Notizen" in den Arbeitsschritten hat ein Suchfeld. Es findet alle Arbeitsschritte, in deren Notiz die eingegebenen Wörter vorkommen, unabhängig von ihrer Reihenfolge im Text.