Update Juni 2023

Neue Funktionen - Kurz & Knapp:

• Checklisten: Vergiss nichts mehr! Mit Checklisten kannst du sicherstellen, dass alle Aufträge gleich abgearbeitet werden.
• Nachbearbeitung von Stundenzetteln: Händisch nachbearbeitete Stundenzettel werden jetzt gesondert gekennzeichnet
• Vorgaben für Abwesenheiten: Wie viele Urlaubstage hat ein Mitarbeiter noch? Wie viele Krankheitstage hatte er?

Checklisten

Qualitätssicherung ist das A und O. Jeder Auftrag sollte mit derselben Qualität abgeliefert werden, egal welcher Mitarbeiter den Auftrag erledigt.

Beschäftigt ihr euch immer mit denselben Fragen?

• Es gibt immer eine Sache, die deine Mitarbeiter vergessen?
• du musst neuen Mitarbeitern immer wieder erklären, wie ein Auftrag abgearbeitet wird?
• Hast du Mitarbeiter, die einen Arbeitsschritt fälschlicherweise immer in einer bestimmten Reihenfolge erledigen?

Mit Checklisten kannst du ab sofort sicherstellen, dass deine Mitarbeiter keinen wichtigen Schritt vergessen. Pro Arbeitsschritt kannst du festlegen, welche Aufgaben erledigt werden müssen. Die Aufgaben werden in der Erfassung angezeigt und können mit einem Klick abgehakt werden.

Das hilft neuen Mitarbeitern sich schnell einzuarbeiten und sorgt dafür, dass alle Aufträge gleichermaßen abgearbeitet werden.

Und du kannst in der Auftragsakte nachvollziehen, welche Aufgabe von welchem Mitarbeiter erledigt wurde. Deine Mitarbeiter profitieren auch davon. Weniger Umhergerenne, weniger Nachfragen, weniger Fehler und weniger Nacharbeit. Das spart Zeit, Geld und Stress.

Und Tippaufwand hast du damit auch keinen. Du musst einmalig die Aufgaben in den Standardabläufen festlegen. Die Aufgaben landen dann automatisch in neuen Aufträgen. Dort kannst du Aufgaben auch nochmal anpassen oder ergänzen.

Nachbearbeitung von Stundenzetteln

In der Erfassung stempeln sich deine Mitarbeiter auf Arbeitsschritte ein und aus. Die Arbeitszeiten werden automatisch in den Stundenzettel übertragen. So machen die Mitarbeiter gleichzeitig eine auftragsbezogene und eine mitarbeiterbezogene Zeiterfassung.

Soweit so gut. Doch was passiert, wenn man vergisst sich zu stempeln. Als Mitarbeiter muss man schnell und einfach eigene Arbeitszeiten nachtragen und bearbeiten können. Das soll aber nicht zur Gewohnheit werden. Idealerweise erfolgt die Zeiterfassung direkt in der Erfassung. Wie erzieht man also seine Mitarbeiter dazu, sich direkt in der Erfassung zu stempeln und nicht alle Zeiten nachträglich in den Stundenzetteln einzutragen?

Man muss einen guten Mittelweg aus Flexibilität und Kontrolle finden. Deshalb wird in Artesa nun gekennzeichnet, wenn ein Eintrag im Stundenzettel nachträglich bearbeitet wurde. Das siehst du direkt in den Stundenzetteln und in der exportierten CSV-Datei.

Das gibt dir einen Hinweis, welche Tage nachträglich bearbeitet wurden und welche Tage automatisch aus der Erfassung übernommen wurden. Wenn ein Mitarbeiter zu viele Tage nachträglich bearbeitet, kannst du den Stundenzettel nochmal genauer prüfen und mit deinem Mitarbeiter sprechen.

Das lässt sich super mit den Bemerkungen in den Stundenzetteln kombinieren. So könnten deine Mitarbeiter eine Bemerkung schreiben, warum sie einen Stundenzettel nachträglich bearbeitet haben.

Vorgaben für Abwesenheiten

Wie viele Urlaubstage hat ein Mitarbeiter noch? Wie viele Krankheitstage hatte er?

Egal ob Urlaub, Sonderurlaub, Kind krank oder Weiterbildung. Du kannst jetzt Vorgabenwerte für Abwesenheiten hinterlegen. Auf einen Blick siehst du dann, wie viele Tage ein Mitarbeiter noch hat und wie viele Tage er schon genommen hat.

Deine Mitarbeiter haben eine neue Jahresübersicht, in der ihre eigenen Abwesenheiten für das Jahr eingetragen sind.

So können deine Mitarbeiter selbstständig planen, wann sie Urlaub nehmen können und du hast immer einen Überblick, wie viele Tage ein Mitarbeiter noch hat.