Die Zeiterfassungsfunktion von Artesa ist ein praktisches Feature unserer Software, was die Verwaltung von Arbeitszeiten und Projekten optimiert: Alle Angestellten können mit wenigen Klicks selbst ihre Arbeitszeit erfassen und einen digitalen Stundenzettel einreichen. Die Buchhaltung oder Personalabteilung können später auf die hinterlegten Zeiten zugreifen und sie zur Auswertung nutzen.
Die Vorteile der digitalen Zeiterfassung auf einen Blick:
-
Einfache Mitarbeiterplanung
-
Unkomplizierte Nachkalkulation
-
Transparenz & Effizienzsteigerung
Warum ist die Zeiterfassung so wichtig?
Seit einigen Monaten berät das Bundesarbeitsgericht (BAG) über das Arbeitszeitgesetz und die Pflicht zur Zeiterfassung. Dieses sieht vor, dass Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber den Beginn, das Ende und die Dauer der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden erfassen müssen. Zur Dauer gehören auch die Pausenzeiten, die somit ebenfalls zu dokumentieren sind.
Der Zweck dieses Gesetzes ist eindeutig: Die Einhaltung der Höchstarbeitszeit zum Schutz der Arbeitnehmerinnen & Arbeitnehmer. Deshalb ist auch ein Schichtplan nicht ausreichend, da dieser lediglich die voraussichtlichen Arbeitszeiten & nicht die tatsächlich geleisteten wiedergibt.
Eins ist demnach klar: Die Arbeitszeiterfassungspflicht kommt & das bedeutet, dass Arbeitgeber die Zeiten aller ihrer Mitarbeitenden dokumentieren müssen. Nur das “Wie” ist bisher nicht abschließend geklärt. Ein Zeiterfassungssystem scheint jedoch für viele als ein effizientes Werkzeug infrage zu kommen. Wir von Artesa bieten mit unserer Handwerkersoftware und der elektronischen Zeiterfassung schon jetzt eine Lösung für diese Problematik.
Eigenständiges Ein- und Ausstempeln der Mitarbeitenden
Zu Beginn ihres Arbeitstages starten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre digitale Zeiterfassung, indem sie in einem bestimmten Auftrag oder im Tagewerk auf nicht eingestempelt, Fahrt oder Arbeit klicken. Dass die Arbeitszeiterfassung läuft, erkennen sie an der grün-hinterlegten Zeile am unteren Bildschirmrand in der App. (Dies ist für die Benutzerrollen “Handwerker”, “Büro” und “Admin” möglich.)
Wenn die Mittagspause ruft, kann mit einem Klick auf das ⏹️-Symbol die Erfassung ganz einfach pausiert und mit Ende der Pause wieder fortgesetzt werden. Am Abschluss des Tages stempeln sich alle im Handumdrehen aus. Die Arbeitszeiten werden automatisch in den digitalen Stundenzettel übertragen, der am Wochen- oder Monatsende eingereicht wird.
So werden auch Über- und Minusstunden dokumentiert, sodass es zu weniger Missverständnissen zwischen Chef und Angestellten kommt.
Genehmigen und Auswerten der Arbeitszeiten
Höhere Benutzerrollen wie Büro und Admin haben die Berechtigung, die Stundenzettel zu genehmigen oder abzulehnen. Wenn eine Zeiterfassung abgelehnt wird, muss der Grund dafür mit angegeben werden. Daraufhin wird der Mitarbeitende über die Ablehnung informiert und muss den Eintrag noch einmal korrigieren.
Wenn alles mit den erfassten Zeiten stimmt, müssen sie nur noch gespeichert werden, damit sie vom Admin ausgewertet werden können. Dieser kann die digitalen Stundenzettel noch einmal nachträglich bearbeiten, sie als CSV-Datei (Excel) an die Lohnbuchhaltung oder Personalverwaltung schicken und sie zur Nachkalkulation nutzen.